理想のオフィスデザインにするための方法とは

2016/12/11

インテリア

社員が働きやすい環境にするための手段として、社内環境の改善があります。社員がのびのびとストレスを感じずに働けるような職場は、社員同士のコミュニケーションも育まれやすく、社内で斬新なアイデアが生まれやすいとも言われます。しかし実際にはフリーアドレスのオフィスが良いのか、それとも個人のスペースを大事にしたほうが良いのかなど、働く人の好みによって違ってくる側面もあります。では社員全員が快適に働けるような、理想のオフィスデザインを実現するために、どんな方法を採っていけば良いのでしょうか。

最初にリーダーが目標を定めて社員にヒアリングを行う

まず社員のためにオフィスデザインを変えるのでしたら、社員にヒアリングを行うことを考えるでしょう。もちろん実際に働く社員の意見を聞くことは非常に大切です。しかし一人ひとりの好みをすべて聞いていたら、際限がありません。最大公約数的なものを作っても中途半端なものになりかねませんし、すべての要望を取り入れようとしたら、時間もコストも膨大なものになります。通常の業務に支障を起こすわけにはいきませんから、ある程度の妥協点を見つけてデザインや設備を決めていかなければいけません。そこで重要なのはリーダーの意思であり方針です。結局は会社全体を良くすることの責任は社長や役員などのリーダーが背負っているわけです。
「社員のため」を目的とするのはもちろんですが、社員が働きやすい環境にするのは、「会社の業績をあげるため」でもあるのです。何のためにオフィスデザインを変えるのか、対外的なイメージアップでも良いですし、時にはコスト削減を最優先しなければいけないこともあるでしょう。そのためにはリーダーが責任を持って方針と目的をしっかりと定めて、その上で社員の意見をヒアリングしていくことも必要です。軸がぶれていては良いオフィスのデザインを作り上げることは難しいでしょう。

自分たちの会社にあったスタイルを選ぶ

“少し前にもてはやされたオフィスデザインの一つに「フリーアドレス」がありました。営業の人間が多いオフィスにとっては、会社に長居せずに自分で自由に動きやすいものとして好評でしたが、反面「会社に自分の居場所がない」と感じる人も多かったようで、一時期よりフリーアドレスの会社がもてはやされるということもなくなっています。
例えばクリエイターが多いようなオフィスでは、想像力を育む、仕事に集中するためのスペースも重要であり、数々のヒットアニメを産み出しているアメリカのピクサー社では、それぞれのクリエイターを尊重し、まるで個人の部屋のようなオフィス環境をそれぞれに与えています。作業に没頭し、自分が最も過ごしやすい環境をオフィス内に生み出すことで、高いクリエイティブ性を持った仕事を行えるようにしているのです。
オフィスの色でも例えば事務系は落ち着ける白、クリエイティブ系はアクティブさのある黄色、営業系ではやる気を掻き立てる赤系など、それぞれ心理的な影響を考えて、ふさわしい配色なものがあります。全社でオフィスデザインを統一するのではなく、事業部別にオフィス環境や設備、そしてデザインを変えることも必要になってくるでしょう。

最初にオフィスデザインの全部を決めすぎない

最初にオフィスデザインを完璧に決めてしまうことも、できれば避けたほうが良いでしょう。会社というものはある意味では生き物であり、どんどん姿を変えるものです。社員の数はもちろんのこと、会社の事業も状況に応じて変わることがあるでしょう。ある程度大きく歴史のある会社ならばそれほどドラスティックに会社の事業が変わることはないでしょうが、歴史の浅い会社の場合はフレキシブルにオフィスの設備や間取りを変えられる方が、後々何かと都合が良いです。オフィスデザインにもある程度流行り廃りがあり、数年前はもてはやされたオフィスが、その後「使いづらい」と言われることもよくあります。スペースを有効に使えるようにそれほど間仕切りにこだわらず、簡単に変更できるようにしておくほうが社員の増減時に対応しやすくなります。基本的には隙間もないほどにスペースに会社の設備を落とし込むよりも、ある程度の余裕を確保しておいたほうがレイアウトや設備の変更も容易です。理想というものは一度叶えてしまってそこで終わりということはありません。会社の状況や社員のニーズによって自由に変えられるオフィスこそ、一つの理想のオフィスデザインの形ということもあります。

マッチングサービスを利用し、多くの業者の提案を見る

またオフィスのリノベーションなどを実際に手がけることになったら、必ず複数のデザイン事務所や施工業者から提案をもらうようにしましょう。まず一般の会社にはデザインの専門家がいることは少ないでしょう。こんなオフィスにしたいというイメージは持っていても、それが到底予算では叶えられない机上の空論であることも多く、また自分の中の考えをアウトプットして、その全てを業者に伝えることができないこともあります。つながりの深いデザイン事務所などがいればいいですが、全く伝手もなくなんとなく選んだ事務所に任せていては、理想のオフィスデザインにすることは不可能でしょう。
そんなときは不動産屋に関係のあるデザイン事務所などを数か所紹介してもらい、それぞれのデザイン事務所に提案をしてもらうようにしましょう。オフィスデザインはかなり好みの部分で選定基準が変わってきますので、デザイン会社のセンスによって、自分たちが理想とするものに出会えるかどうかが変わってきます。欲を言えば理想のものに出会えるまで何箇所もコンペをしてもらえればよいのですが、時間もかかりますので不動産屋が紹介してくれた信用のおけるデザイン事務所に、希望を伝えてしっかりと提案をしてもらえば、限られた時間の中でも理想のデザインのオフィスに巡り合うことができるでしょう。
理想のオフィスデザインに正解はありません。誰が見ても良いもの、使いやすいという満点のものを最初から作り上げるよりも、徐々にオフィス環境を良くしていくことも考えていきましょう。オフィスに自分たちの意見が反映されていくことを社員が実感してくれれば、それだけで会社に対する満足度が高くなり、仕事への意欲も高くなっていくものです。