社内コミュニケーションの活性化は経営を円滑に行うための重要なファクターの一つです。しかし、多くの企業は「オフィスでのコミュニケーションが上手くいっていない」ことを課題としています。レクリエーションや飲み会といったコミュニケーション促進手法は、その場限りの交流で終わりことも多く業績アップには繋がらないのが現状です。恒久的な社内コミュニケーションの活性化を目指すなら、働く現場であるオフィスの改革が必要です。円滑なビジネス運営に必要な、コミュニケーションの取りやすいオフィスの作り方を紹介します。
オフィスでは複数の人が働き、その役割は様々です。パソコン作業が一般的になった現在、朝出社したら一日中パソコン画面としか向き合っていない、そんな状況が多いのではないでしょうか。企業経営の悩みとして、社内のコミュニケーション不足は常に上位に挙げられ、管理部門ではオフィスでのコミュニケーションの促進を目指し奮闘しています。例えば、インターネットが当たり前になった現在では、紙面による社内報より、イントラ内にWeb社内報や社員が自由に書き込みできる掲示板のようなツールを提供したりしています。しかし、社員が積極的に活用していない、という声も多く聞かれます。社内コミュニケーションが上手くいかない企業では、どのようなデメリットが生じているでしょうか。
・共有すべき大事な情報や報告がすぐに上がってこない
・他の社員が何をしているかわからない。
・閉鎖的な社内環境は社員のモチベーションや満足度が上がらない
社内コミュニケーションに問題のある企業では、業績の悪化が懸念されます。では、どのようにして、社内コミュニケーションを活性させればよいのでしょうか。ここでは、社員が多くの時間を過ごす、オフィスの空間作りに着目し、具体的なレイアウトや、運用ポイントを交え、解決策を紹介したいと思います。
コミュニケーション活性化を目標としたオフィスレイアウトを検討するとき、リフレッシュエリアの設定ははずせないポイントです。従業員の休憩場が給湯室や更衣室、あるいは会議室でのランチなんてことはありませんか？
＜リフレッシュエリアの主な目的とメリット＞
・社員同士の出会いの場：全ての社員が自由に使えることで他部署の社員と出会え、コミュニケーションの場になる
・休憩を目的とした利用：心地良い空間で休息することで、頭が切り替わり、新しいアイデアの発見にもつながる
つまり、リフレッシュエリアは「活発なコミュニケーションの場」であり「従業員の健康の維持」「創造性の向上」につながるのです。しかし、せっかくリフレッシュエリアを設置しても上手く利用できていないケースも多いものです。
＜スタッフがリフレッシュエリアを利用しない理由＞
・仕事をさぼっていると思われる
・ 魅力的な要素がない
・ 行くのが面倒くさい
＜リフレッシュエリア活用を促すポイント＞
・ 業務に関連するアイテムを設置する（書籍、資料、カタログ、作品など）
・ 魅力的な要素を取り入れる（マッサージチェア、テレビ/オーディオ、観葉植物や音楽環境など)
・ アクセスしやすい場所に設置（デッドスペースやオフィスの隅などに設置しない）
社員コミュニケーションの場として会議室があげられます。部署内における進捗状況の報告会など、日常業務に関するスタッフ間の情報交換に、会議室は一番頻繁に使われる場所です。それ故、「会議室はいつも一杯で予約がとれない」は、一番多く聞かれる会議室運用の悩みです。また、会議室の利用を便利にするために導入されたオンライン予約システムも、「予約できる会議室を探すのに時間がかかる」「予約をするのが面倒」など、業務に支障を与えているのも現状です。この”会議室予約とれない問題”を解決するのが、「ちょこっとミーティングエリア」の設定です。会議室を利用するほどではないけれど、デスク回りで話せる内容でもない、そんな案件は業務の中で以外と多いものです。そんな時、オフィスのいたるところにちょっした椅子とテーブルが設置されていたら、気軽に使うことができます。
＜ちょこっとミーティングエリアの取り組み例＞
・フリーアドレス席：固定の社員を割り当てない、誰でも利用できる執務デスクを設置
・コラボレーションエリア：丸テーブルをオフィスの中心や、均等区分した場所に設置し、予約なしで使用可能にする
・省スペースの利用：キャスター付の袖机に折り畳み椅子があれば、簡易的なミーティングエリアとして活用できる。
社長室や会議室の壁をガラス張りにした文字通りのオフィスの「見える化」。ガラス張りの知事室で県政の透明性をアピールした某県知事が話題になったのは十数年前の話ですが、今年東京都知事に就任した小池百合子氏は、ガラス張りの選挙カーで都民へクリーンをアピールしました。つまり、ガラス張りイコール透明性の図式は確信的で、実際に
多くの企業で採用されています。コミュニケーションの活性化のポイントとして、「相手が何をしているのか」を分かりやすくすることが挙げられます。普段あまりコミュニケーションをとる事のない経営陣や、他部署の社員の行動を知ることは、信頼感につながります。
＜オフィスの見える化を目指したレイアウト事例＞
・社内を1フロアに集約したオフィス全体が見渡せるレイアウト
・ガラス張りの会議室や、ガラスのパーティションの利用で業務の見える化
・低めのデスクパネルの採用で、オフィスに解放感をあたえる
このようなオフィスの見える化は、開放的な雰囲気と風通しの良い環境を従業員に与え、快適な職場として社員満足につながり、社員のモチベーションもUPします。つまりは生産性や業務効率も上り、企業経営の円滑化に貢献します。オフィスの移転やリノベーションを検討する際には、社内コミュニケーション発生のアイデアとして、オフィスの見える化は取り入れたい要素です
「マグネットスペース」という言葉を聞いたことがありますか？マグネットつまり磁石の意味で、人と人が自然と集まる場所を意味しています。オフィスにはリフレッシュエリアや喫煙室など、様々なスタッフが関わる業務に関係なく利用する共有スペースがあります。このような「共有場所」を増やすことで、あるいはランダムな社員が、自然に集まる「機会」の増加を工夫すると、偶発的な出会いによる社内コミュニケーションの活性化につながります。
＜効果的なマグネットスペースの作り方＞
・コピー機やシュレッダーなど、大型OA機器を集約したスペースの設置
・大型ホチキスやバインディングマシンなど、制作スペースを設ける
・社員に提供する文具や事務用品をセンス良く収納し、見せるディスプレイで立ち寄りたくなる場所にする
このような「人が偶発的に集まる場所」を意図して作ることで、社内コミュニケーションの機会が増加します。
＜社内コミュニケーション活性化のメリット＞
・情報の共有→他部署との連携、新たなナレッジの発生と共有、業務効率化
・信頼感と絆が強まる→安心して仕事ができる、協力的な気持ちになる
・リフレッシュ→頭の切り替え、健康促進、モチベーションアップ、創造性の向上
社内コミュニケーションの活性化には、レクリエーションや飲み会、社内Web報など、様々な手法があります。しかし、社員が積極的に参加しない、活用しないという現実があります。毎日業務を行うオフィスのレイアウトを社内コミュニケーション発生の場にしてしまえば、意外とスムーズに職場の雰囲気が良くなり、業績もUPするのではないでしょうか。
