オフィスの移転が決まったら、やるべきことは多岐にわたるのでプロジェクトチームを組んでとりかからないと膨大な時間と労力がかかってしまいます。移転には新物件選びからオフィスレイアウト、予算や見積もり、各種手配など数え切れないほどの作業があります。通常業務を行いながらこれらすべてを円滑に進めるためには、移転スケジュールからきちんと設定しておく必要があります。
先ほど述べた通り、オフィスの移転では同時進行でいくつかの作業を進める必要があるため、できれば各作業のプロジェクトチームを作り、それぞれ連携をとりながら役割分担するのが望ましいです。それが難しい場合は、オフィス移転を一括で請け負ってくれる会社に依頼すれば失敗することなくすべての作業が進められるでしょう。これは時間の短縮やコストの削減にもつながりますので、信頼できるオフィス移転のスペシャリストを探すのもおすすめです。
ここでは、オフィス移転での分野別スケジュールを時系列にあげていきましょう。オフィス移転を専門業者に依頼するにしても社内で移転担当の責任者やプロジェクトチームを作り、移転作業の担当者を各部署から選出しておく必要があります。
【現在のオフィス】
1.解約予告の通知と原状回復工事の見積もり
オフィスの契約解除は一般的に解約希望日の半年前ぐらいに通知します。オフィスの明け渡しの時には原状回復をすることになっていますが、その条件なども確認しましょう。
2.原状回復工事の打ち合わせ、正式見積もり
3.原状回復工事（移転後）
オフィスが移転してから開始するのでこの期間も賃料は発生しています。
【新オフィス】
1.移転先の選定
まず、移転目的を明確にしましょう。そこから立地や規模、それにかかるコストなどを優先順位を決めて絞っていきます。立地については最寄り駅からの距離や周辺環境、社員の通勤時間なども考慮します。また、設備面では有効面積や電気容量、空調システムや駐車場の有無なども調べます。
外観やフロアの広さ、家賃だけで判断するのは危険です。フロアの占有面積だけでなく、形状によりデッドスペースが出る可能性もあります。また必要な設備を稼働できる電気容量があるかや、照明や空調の配置も要確認です。家賃が安くても古い空調や照明でランニングコストがかかってしまうこともあります。
オフィスの家賃の相場やビル情報の収集、現地調査と並行して以上の点をふまえながら候補物件を比較検討していきましょう。
2.契約
賃貸借契約では入居申込書の停止と重要事項の説明、預託金の支払い、契約書への押印が行われます。移転先の契約開始から新オフィスの内装工事がスタートします。
1.移転先調査
電気容量やコンセントの数、照明の位置や数、建物の寸法や防災設備などの調査をします。ビル側とテナント側の工事作業の区分などについても確認します。
2.移転先のレイアウトの作成（移転4ヶ月前）
現在のオフィスで改善したい点を抽出しておきましょう。導線を意識しながら効率の良いレイアウトを組んでいきます。
家具の配置、電話やネットワークの配線図面も作成します。照明の位置、空調の位置も重要です。パーテーションの配置や家具の移転、廃棄の判断もしましょう。レイアウト作成には法律の制限などもあるので、プロの設計担当者の協力が必要です。
3.移転の費用概算
引越し費用、購入什器、配線工事代金などを見積もります。そのために各部署で使用する家具や電気製品、ネットワーク機器の詳細の一覧表を作ります。
4.工事や家具の発注
同時に引越し計画もたてます。
5.工事開始
新オフィスの契約開始後に工事に入ります。工事する箇所は以下のようなものがあります。
・電気、電話、LANの配線工事
・電話やネットの通信業者の移転工事
工事1ヶ月前には手配をしておかないとすぐに工事がしてもらえるとは限りませんので気をつけましょう。
・内装や看板工事
・パーテーション工事（新設、既存の解体の両方）
・新什器の納品と設置
6.引越し
・移転作業計画
引越業者が決まったら移転作業計画をたてます。レイアウト通りに配置できるかシミュレーションも忘れずにしておきましょう。
・引越しマニュアル作成
社内にむけての引越しマニュアルを作成します。引越し当日までに各自荷物の整理をしてもらいます。
・梱包、ラベル貼りなど
大量にゴミが出るのでゴミの処理についても決めておきます。
・ビル養生と引越し作業
ビルの管理会社が規定している仕様に基づいた養生が必要になります。場所はエントランスやエレベーター、通路などです。
・廃棄物処理、ダンボール回収
・引越し見積もり
・通信関連、電話回線、インターネット契約の移転
・リース契約している設備の移転、解約
コピー機や自動販売機など。
・移転の挨拶状手配
同時に取引業者への連絡も行います。
・社内印刷物の住所変更など
名刺や封筒、社員証明書などのほか、ホームページなどの媒体も忘れずに変更します。
・官公庁や金融機関の届出
【法務局】へは移転日から2週間以内に「本店（支店）移転登記申請書」を提出します。
【税務署】には「異動届出書」を新旧それぞれの管轄税務署へ移転後遅延なく提出します。また、「給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書」は移転日から1ヶ月以内に各税務署に提出します。
【社会保険事務所】には「健康保険・厚生年金保険適用事務所所在地名称変更届」を移転日から5日以内に提出します。
【労働基準監督署】には変更日の翌日から10日以内に「労働保険名称、所在地等変更届」などを提出します。
【公共職業安定所】には変更のあった翌日から10日以内に「雇用保険事業主事業所各種変更届」を提出します。
【郵便局】郵便局の移転ハガキにて必要事項を記入し、旧オフィスの郵便局に提出すれば1年間転送してくれます。
以上のように膨大な作業が必要となるオフィス移転には、抜け目のないスケジュール設定が重要な鍵となります。旧オフィス、新オフィスにおける契約や工事手配など各分野のスケジュールを作成すると同時に、それぞれが連携をしながら順序立てて進めていきましょう。
