コストやそれに費やす労力を考えると、オフィスの移転に踏み切るには何らかの判断基準が必要になります。思い切って移転を決めるタイミングとはどんな時なのでしょうか？例えば事業拡大につき、従業員が増えて手狭になった場合はどうしても移転が必要になります。ここではオフィス移転の判断基準とタイミングについて考えてみましょう。
オフィス移転をするなら、その目的を明確にすることが大切です。移転先を選ぶにもこの目的に合致するかどうかを軸に、コスト面や立地条件を合わせて絞る必要があります。移転の目的には大きく分けると社内の様々な内的要因と入居中の現オフィスの建物の建て替えなどの外的要因がありますが、例としては以下のようなことが挙げられます。
・事業拡大
事業の成長や拡大によるもので、手狭になるため。分散していたオフィスが統合するなどもあります。
・従業員増加
一般的には1人あたりのスペースが10〜13平方メートルが理想とされていますので、従業員が増加することによりスペースが取れなくなると移転も視野に入れる必要も出てきます。
・スペースの余剰
事務所稼働率が低下してきた場合などは、より面積が狭く家賃の安い物件に移転しコスト削減が可能となります。
・会社のイメージアップ
立地の良い物件や環境の良いオフィスを構えることでより優れた人材確保を狙うのも目的の1つです。アクセスの良い場所や周辺環境の良い地域に移転すればイメージアップや顧客のニーズも高まります。
・業務運営の改善
セキュリティの強化やオフィス環境の整備などもこれにつながります。
・コスト削減
現オフィスの家賃や設備にかかるコストから考えると、別の物件でさらに良い環境を探すことができる場合もあります。
・入居ビルの建て替えや取り壊し
老朽化や再開発計画により移転を余儀なくされることもあります。
・法規や条例による規制
オフィス移転の目的は明確にしておかないと、物件選びの優先順位がぶれてしまいます。移転を決める判断基準として、現オフィスで以下のようなことがいくつか当てはまるのであれば、オフィス移転を検討するタイミングかもしれません。
・オフィスの賃貸契約の更新時期を1年以内に控えている
一般的には現オフィスの更新時期から6ヶ月前には解約通知をしなければならない物件が多いので、更新時期を見据えて余裕を持って移転のプランを立てましょう。
・現オフィスの築年数が古い、または設備に不満がある
・現オフィスの立地条件は社員の通勤や取引先との利便性が良くない
・オフィスについて社員からのヒアリングをし、不満がいくつもある
交通の利便性や周辺環境だけでなく、社内にオープンスペースやリフレッシュ空間など社員のモチベーションがあがるような施設があると理想的です。
・現オフィスでは業務の効率が悪い
・今後現在の社員数の20％以上の増員予定がある
・社員1人あたりの使用面積が1.5坪未満
・現オフィスの賃料値上げを要求された
近隣のオフィスの賃料の相場と比較してみて割高ならより良い条件で他の物件にうつるのがコスト削減にもつながります。
オフィス移転にかかるコストには以下のようなものがあります。同時に移転にかかる膨大なコストを何年で回収できるのかのコストシミュレーションは必ず必要です。旧オフィスの解約にあたり戻ってくる敷金や保証金を移転費用に充てようと考えるのはおすすめできません。これらは通常退去後3ヶ月〜6ヶ月後に返還されるので移転時のキャッシュフローには余裕を持ちましょう。
・現オフィスの原状回復工事費用
・敷金
一般的には賃料の8〜12ヶ月分が多いです。
・保証金
家賃滞納や損害賠償を担保するために賃料の3〜6ヶ月分を支払います。中には1年分のところもあります。
・仲介手数料
不動産会社に賃料の1ヶ月分を支払うのが一般的です。
・内装工事
パーテーション工事、什器や備品の買い足しなどがかかってきます。坪単価で15万円くらいで見積っておくといいでしょう。パーテーションの質や内装に凝れば料金が異なってきます。
・インフラ設備工事
電話やインターネットの通信工事や電気工事は社員1人あたり5〜7万円程度で見積もっておきましょう。建物の構造部分にかかる電源工事などは、ビルを施工した会社にやってもらうことになるので価格競争もない部分となり割高になる可能性があります。
・引越し費用
・廃棄処理費用
・家具や什器、OA機器などの購入費用
・新オフィス用の印刷物
名刺や封筒など、新しい住所に変更しなければならないものにかかる費用です。
原状回復工事は賃貸契約書で、どこまでを原状回復して返却する必要があるかを確認しましょう。一般的には費用が坪単価で2.5万〜3万円ほどかかりますが、物件によってはそれ以上かかる場合もあります。いくつか見積もりをしてもらったり交渉もしてみましょう。また、貸主の指定の工事業者に依頼しなければならない場合もあります。
引越し費用は社員1人あたり2.5〜5万円くらいで見積もっておきましょう。かかるお金はエレベーターの有無や通路の幅、クレーン作業の有無で変わってきますので、引越し業者との交渉が肝心です。引越し業者の作業員の人数や養生などにもかかってきます。箱詰めや開封は社員個人でやれば節約できます。
什器など不用になったものの廃棄にもお金がかかります。2tトラック1台あたりで約8万円、4tトラック1台あたりで15万円くらいが相場です。
オフィス家具の買取業者なども検討しましょう。新オフィスの家具やOA機器は旧オフィスのものを使うのか新規購入するのかにもよりますが、社員数×15万円くらいで見積もっておきましょう。
移転後の新オフィスでの業務のシミュレーションや新オフィスとなる物件の共有部分の利用制限なども必ず確認しておきましょう。看板やイベント時の誘導など現在のオフィスではできたことも新しい外観重視のテナント物件では制約がありできないこともあります。例えば、ビルの窓に社名や広告が出せなかったり、テナントの案内板などでコーポレートカラーや書体の指定をされる場合もあります。
膨大なコストや労力を要するオフィス移転は失敗の無いよう下準備をしっかりとした上で移転の目的がしっかりと反映される物件を探しましょう。通常業務を行いながら滞りなく移転が実現するようにプロジェクトチームを立ち上げた上で、様々な作業の一本化ができるようなプロに任せることも視野に入れることをおすすめします。
