オフィスを移転するということは、各部署の配置から細かな机の配置まで、会社全体の環境を見直す良い機会となります。心機一転して気持ちよく仕事をするためにも、移転前の問題点を解消し、仕事の効率を上げて会社全体の利益向上へつなげたいものです。ここでは机の配置を工夫することによって仕事をしやすくする方法をご紹介します。
まず、オフィスの移転前の準備期間中に、現状の問題点を明確化して、リストアップしておくことが重要です。部署間でのやり取りに支障はないか、無駄な動きが多くなって仕事の効率を下げていることはないか、それを部署の配置や机の配置で解消出来ることはないかをしっかり考慮しておきましょう。
コストパフォーマンスの面で許せるなら、オフィスデザインを手掛ける設計事務所に相談するのも良いでしょう。その場合には、移転に際して社員の意見をヒアリングすることも大切です。例えば、机の配置だけでなく、コピー機やFAXなどの設備機器が遠いことで作業効率が下がってしまったり、会議室や打ち合わせのスペースが少ないことで、職場内での情報の共有や伝達がうまくいかなかったりするような場合、業務支援としての設備を増やすことなどが対応策として考えられます。
また、営業でお客様の出入りが多い会社では、セキュリティ対策の面で外部の人の出入りするスペースと社員が仕事をするスペースを分ける必要があります。外部の人の出入りがあるにも関わらず、社員の業務スペースと同一空間になってしまうと、社員の机の上が片付いていない場合に悪い印象を持たれるだけでなく、情報が漏洩するなどの弊害があります。
開発部門などでプロジェクトチームを組んで業務を進めるといった場合には、個人的に集中出来て、尚且つ社員同士のコミュニケーションも取りやすくする配慮があると仕事の効率が上がっていきます。
現状のオフィスのどの部分に問題点があるか、実際に使用して仕事をしている社員の意見を集約してリスト化することは非常に重要だといえます。
では実際に、どの部署にどのような机の配置が最適かを挙げていきます。
まず一番一般的なのは、いわゆる島型の対面式レイアウトです。社員同士のコミュニケーションが取りやすく、配線も向かい合った机と机の間に通せるため配線処理がしやすく、見た目にもスッキリしたオフィスとなります。最も省スペースとなるので、机を多く配置することができ、人員の増員にも対応しやすくなります。また異動などの際に席替えもしやすいレイアウトです。総務部や経理部といった管理部門、購買部、生産管理部や品質保証部など、多くの部署で利用されているレイアウトとなります。
次に、商社などの販売がメインとなる会社では、フリーアドレス式レイアウトと呼ばれる配置も考慮に入れたいところです。このレイアウトのメリットは、一見すると島型の対面式レイアウトと似ていますが、固定席ではありません。自由に席について仕事が出来るため、部署間でのコミュニケーションが取りやすくなります。無線LANを利用出来れば、誰がどの席で仕事をしても良いので、人員が増えても対応することが可能です。ただ、デメリットとして、個人の収納場所を別途用意する必要があります。特に向いている部署としては、営業部など外出や出張が多い部署が向いていると言えますが、IT関連や企画部といった部署にも向いていると考えられます。
また、開発部門などでプロジェクトチーム毎に動いている部署では、背面式レイアウトがおすすめです。個人の席について仕事をしている時は業務に集中出来る上に、振り向けばチーム内でのコミュニケーションが容易に取れるレイアウトです。背面式レイアウトの中央に小さなテーブルを置いておくことで、ちょっとしたミーティングに対応出来るため、効率よく作業が進められます。このレイアウトでは、パーテーションが必要になりますので、若干のコストがかかります。
移転に際して、オフィス全体の広さと人員数、机周りのスペースがどれくらい取れるのかによって配置を考えることが重要となります。
オフィス移転で一番のメリットとなるのが、部署間の配置を見直すことが出来る点です。
総務部や経理部と営業部が離れていて、営業職の効率が悪くなったり、生産管理部のオフィスと現場が離れていたりするなど、一日に何度も往復する部署が離れていると、その移動だけでも時間を費やしてしまいます。そのため、どの部署を隣接しておくのが最も効率が良くなるのかを考慮する必要があります。ここでも各部署の社員の意見が重要になってきます。
一般的に隣接していると良いとされている部署の具体例を挙げてみると、次のようになります。
まず管理部門である総務部と経理部です。受付がある会社では、受付の近くに応接室が隣接し、尚且つ給湯室を近くに配置するなど動線を考えた配慮が必要です。また、社長室と役員室や秘書室もコミュニケーションが如何に取りやすく出来るかが重要ですので、同様に隣接している必要があります。営業部と購買部も隣接している必要のある部署です。業務上綿密に連絡を取り合えることで、売り上げに直接関わってくる重要な配置となります。前述した生産管理部や生産技術部と現場、開発、設計部門も近くに配置されているとコミュニケーションが取りやすくなり、急な生産の変更や試作品などの仕様変更の対応にも素早く対応出来ます。
上記に挙げたように、どの部署がどう配置されていると業務の効率が上がるかを考慮に入れることで、社員の仕事がしやすくなります。
このように、オフィスの移転は一大プロジェクトであるだけに、移転前の問題点をしっかりと解消した上で、更に使いやすく、仕事の効率を上げることが重要です。仕事がしやすくなると、社員のモチベーション向上にもつながりますので、会社全体の利益向上が期待出来ます。細かな机の配置から部署間の配置まで、何を改善すれば仕事がしやすくなるのかを重視すると、移転後のオフィスの最適な環境が見えてきます。
