事業のさらなる効率化、成長を目指すべく、企業はオフィスの移転を計画する場合がありますが、当然コストが発生します。企業財政を圧迫するようなムダの多い移転は可能な限り避けねばなりません。それでは、オフィス移転においてどういった部分のコストが削減しやすいのか、何点かに分けて検証していきましょう。
オフィス移転の際、最もかかるコストと言われるのが移転前の状態に戻す、いわゆる原状回復です。近年、この部分のコストが増加傾向にあり、特にテナント側の認識不足により不当に高額な費用を請求されるケースも発生しているので、最も気を遣わなければならないポイントとなっているのです。
そもそも、企業がビルにオフィススペースを借りる場合、工事業者などは基本的にビルのオーナー指定のものとなるので自由に選べず、市場の競争原理が働かないためコストも高めとなっています。移転はそう頻繁にあるものではないので、企業側に知識が不足しており、値段交渉も難しくなっていることも背景にあります。
しかしその中でも、可能な限りコストを削減する方法は存在します。移転の際の契約書を熟読し、どのような原状回復の工事が行われるかの理解をしっかり深めるようにしましょう。図面などがあったらしっかり記録を残しておくことも重要です。そうすることで、明らかに余分な工事が行われようとしているのを把握できる場合もあるので、事前にストップをかけられます。また、専門家に工事の見積書の検証依頼をする、という手もあります。工事が行われるのを完全に業者まかせにせず、ある程度はその経過を把握するようにしましょう。
無事移転を完了したとしても、オフィスの維持費=ランニングコストという問題は常に課題となります。この部分の見直しを図ることで、全体的なコストを削減する事にもつながります。
移転に際し発生する原状回復と同様に、ランニングコストも企業財政において相当の負担となります。例えば首都圏ではフロアを借りるにしても、どこも賃料が高い傾向にあります。そこで、賃料の安い郊外のオフィスに移転するというのも一考となりますが、その移転が大半の従業員にとって、通勤に時間がかかる場所だったとしたら、会社全体の交通費の増加につながり、それが結果的に財政を圧迫することにつながってしまうのです。
単純に目の前の結果に左右されるよりは、中長期的な計画を立てたうえで総合的にランニングコストの削減を図るのが賢い選択と言えます。環境が良くないからと言って移転を繰り返していては、それだけで相当なコストがかかってしまいます。今いる場所でどれだけランニングコストが削減できるかを検討するようにしましょう。
例えば、オフィスの賃料に関しては、一見高いと思われてもその中にどれだけの要素が含まれているかを判断する事が大切です。維持費、光熱費や水道代が含まれている場合もあるかもしれません。あらかじめ見積書を熟読しておきましょう。
移転の際の内装工事を専門業者にまかせず、可能な限り自分たちで行うDIYが内装における移転コストの削減に役立つ場合があります。できる部分は自分たちでする、という事が完成後に仕事を再開しやすいレイアウトを創り出す事にもつながるのです。
一般的に、内装工事は60坪のオフィスであれば1,200万円ほどのコストがかかると言われています。これを少しでも減らすためにDIYを活用できるところは活用したいところです。例えば、デスクの配置は自分たちでする、収納関係の什器を適切な箇所に置く、といった作業は専門業者の手を借りずともできるはずの移転作業です。一部企業では、こうしたDIYを積極的に取り入れることで、約3分の1のコストを削減することに成功した例もあります。
DIYはまた、従業員同士が協力して作業することによって、コミュニケーションの活性化に役立つ場合もあります。普段は交流のない他部署と協力し合うことによって新たな関係が生まれ、仕事上でも連携を取ることにつながる可能性が高くなります。
業者に丸投げでは、什器やデスクなどを場合によっては望まないところに配置されて、自分たちでやり直さなければならない場合もあります。余計な手間が増えてしまうので、変えられては困るようなものだけでも自分たちで配置することを考えましょう。それが移転コストの削減にもつながります。
移転前には雑然としたオフィス内も、移転によってガラリとレイアウトが変わる場合があります。その中でも、無駄なスペースの見直しをすることによってかなりのコスト削減につながる場合もあるので、積極的に着手したい部分となります。
規模の大きい企業であれば、フロアもいくつかに分かれている場合があります。それを可能な限り一つに統一するだけでもコストの削減に貢献することになるでしょう。例えば、今まで会議室が複数あった場合などは1室にまとめてしまうのも１つの方法と言えます。スケジュールをうまい具合に組めば複数部署があった場合でも1つの会議室で済む可能性が高くなるでしょう。従業員の憩いの場となる休憩室などは、1つのフロアにまとめるだけでコスト削減につながるほか、他部署の従業員との交流の場にもなりますし、広ければ広いほどカフェスペースや遊戯台などを置く余裕もできて、従業員のストレス解消につながるという二重三重の効果も望めます。
プリンターやFAX機など、オフィス什器と呼ばれるものも複数台設置する必要があるのか、移転の際に改めて考えてみましょう。オフィス什器はかなりスペースを取り、維持費や電気代のかかるものも多いので、1つ無くすだけでもコスト削減につながります。
以上見てきたように、移転コストを削減する方法は何点か存在します。そのいずれも、最低限チェックを怠らなければ可能となる手法なので、業者に丸投げせず自分たちで賄うようにすれば、無駄を排除できてコストもかからなくなるでしょう。
