オフィス移転には大変なコストや手間がかかります。移転を決めた場合、まずその目的ありきで物件探しを行うことと思いますが、目的によっておさえておくべきポイントがいくつかあります。ここでは移転目的をきちんと達成しているうえで、さらに従業員の満足度アップや集客率につながる素敵なオフィスにするために、目的別の移転のポイントをまとめていきます。
コスト削減と一口で言っても、削減箇所は様々です。現オフィスの問題点はどこでしょうか？
例えば家賃が高い物件なら同じエリアで坪単価がより安い物件に移転したり、インフラや光熱費がかかりすぎる物件ではそれらをもっと安く済ませられる物件を探します。また、現オフィスの立地が不便な場所にあり、輸送コストや従業員の交通費が高い場合、通いやすい場所に移転すれば削減ができます。まずは現オフィスの各分野にかかるコストを洗い出してみましょう。
・家賃、共益費などの固定費
固定費は会社の実績が良くても悪くても毎月払わなくてはいけないものです。ここを無理して高く設定してしまうのは大変なリスクを伴います。一般的にオフィスの賃料は売上粗利の5〜15％以内が適正と言われています。もちろんこれは業種や規模によって変わってきますが、家賃よりも人材採用のための投資や集客目的で考えるなら、適正より多く出すことに意味もあるでしょう。
また、オフィス賃貸契約では更新時期に家賃が上がるケースもあります。オフィスを構えている場所の家賃相場を確認してみましょう。
・インフラコスト
現在のオフィスで使っているインフラ、電話、インターネット回線、プリンタなどについて全て洗い出しをしましょう。契約プランや利用状況によって削減可能なものはありませんか？移転の機会を利用して社内ネットワークの見直しも可能です。
・その他経費
従業員の通勤費用の削減やオフィスの立地を変えることによって交通の利便性が良くなれば結果的にコスト削減にもつながります。また、移転前のオフィスでは分散されていたスペースをワンフロアに集約することで備品の重複がなくなり、オフィス機器なども1箇所にまとめることで無駄になっていた部分のコストダウンも図れます。
人員増加により現オフィスが手狭になってきた場合や、事業拡大のために今後増員予定がある場合は、より広い物件に移転する必要性が出てきます。
狭いオフィスでは業務効率も低下してしまうので、移転先の規模を決める上で重要なポイントとなるのが今後の事業の拡大動向と増員人数を予測することです。分散していたグループ会社が設備の整った新オフォスに集約する、というケースもあるでしょう。
一方で事業縮小や業績不調のため移転をする場合やスペースを効率よく使うためにオフィス面積を縮小するパターンもあります。日中社員がほとんどいない執務スペースをより効率よく稼働させたり、大量に収納スペースが必要だったところを文書削減することによって減らすことも可能となります。エントランスに人を配置せず、カウンターにタブレットなどを設置すればスペース縮小は可能です。
移転を検討する場合は、契約面積と実際に機能する面積が違うのでしっかりと現地確認をしてシミュレーションをしましょう。
全てを自社で行うのは至難の技です。ここはオフィス移転のプロに入ってもらってオフィスプランニングから設計、デザインも助けてもらうことがベストな選択といえます。
例えば、現在オフィスの入っているビルに、老朽化のため様々な支障が出る場合があります。耐震基準ももちろん大切ですが、建物自体が古いばかりか設備や空調システムなども旧式であるため余分なコストがかかる上、トイレや給湯室が古ければ従業員にとってもあまり気持ちのいいものではありません。移転先のオフィスでこれらが一新されれば従業員のモチベーションが高まり、業績アップも狙えます。
また、現オフィスの立地が企業の業務内容とそぐわなくなった際や、顧客・取引先とのアクセスの良さを重視する際に移転を検討する場合もあります。立地条件を変える場合は従業員の通いやすさもポイントとなります。そして周辺環境も大切になりますので商業施設などが近くにあるかをチェックしましょう。
もうひとつ重要なポイントとしてセキュリティの問題が挙げられます。顧客情報の管理はもちろん、オフィスの人の出入りもしっかりと管理しなければなりません。また社員のネットワーク環境も移転の機会に見直して整備するのも大切です。
オフィスの環境がよくなれば人材確保にもつながります。人事採用にコストがかなりかかるこのご時世では、より優れた人材が「働きたい！」と思うようなオフィスを構えることも重要なポイントです。
せっかく大変な時間と労力、お金をかけてオフィス移転をするのですから、新しいオフィスではより社員のモチベーションを高め、業務効率がアップするような改革を行ってはどうでしょうか。
オフィスの移転は何度もできることではありません。業務内容にもよりますが、移転の機会にフリーアドレス制を導入する企業も増えてきています。フリーアドレス制の導入はスペースの有効活用やコミュニケーションの活性化だけでなく、それまで各自のデスクで保管されていた資料をペーパーレス化させ、経費の削減にもつながるかもしれません。
また社員のモチベーションアップになるようなカフェスペースやリフレッシュスペースを作ったり、デザイン性の優れたオフィスに仕上げることで働きたいと思う人が増え、人材確保にもつながります。働き方の改善は社員の満足度に直接響くため、業務のスピードアップやコラボレーション、イノベーションが生まれやすい環境になります。
移転の前に社員に対してアンケート調査を実施し、何を不満としているか、どんなオフィスにしたいかなどの意見を集めることが大切です。フリーアドレスやペーパーレス化などの新たに導入を検討しているものについてはきちんと研修や説明の場をつくり、移転後に混乱しないよう事前にテストを行うのも良いかもしれません。
オフィスの移転目的は必ずしもひとつではありません。事業が拡大し、人員増加のため広いオフィスに移転しつつ賃料も下げたい、という希望もあるでしょう。移転のチャンスには全てにおいて無駄のない、働きやすいオフィスを手に入れましょう！
