企業活動を行う中で新たに事業展開をしようと思った時に、拠点となるオフィスを構えるのは最も基本的な事となります。しかしながら、色々な面においてオフィスの「安心・安全」が保証されていなければ、思ったような利益追求活動もできません。今回は、オフィスを作るうえで大切になってくる防犯・情報・災害といった3つの対策を検証していきます。
従業員1人1人が、不安なく快適に仕事をこなせるようなオフィス作りは企業の責務とも言えます。いい加減な作りでは従業員のモチベーションが低下し、生産力が落ちて結果的に企業にとっても不利益となるからです。近年、時代の寵児ともなっているIT業界では、従業員が楽しんで仕事をできるような様々なオフィスの形を提案、そして構築してきました。専属デザイナー考案のオシャレなオフィスや、休憩所に遊戯所を設けてリフレッシュタイムに楽しめるオフィス、オープンスペースを作り出してコーヒーを飲みながら自由な雰囲気で意見を出す事の出来る会議室の設置など、様々なオフィスが作られています。
しかしながら、オフィスを作る際には基本的な事も忘れてはなりません。従業員の「安心・安全」を守る体制の構築も欠かせない要素です。外部からの侵入者を防ぐ防犯体制の構築は、従業員が被害に合わないための基本です。企業の信用にも関わる問題となる情報漏えいを防ぐ体制も現在構築が急がれています。そして、近年頻発している地震などの災害に対するオフィス作りも必須となっています。
以下では、これら3つのオフィス作りに必要となる重要な要素について、もう少し詳しく検証していきます。
従業員が安心して仕事に取り組めるように、外部からの侵入者を防ぐための防犯体制の構築は必須となります。
侵入窃盗という犯罪は住宅が60パーセントと圧倒的ですが、実は事務所やオフィスでも約14パーセントの発生率があります。特に夜間や休日においては、事務所内が無人になる可能性もあるので最も神経を使う時間帯となります。具体的にどの部分に防犯対策を施せばよいのでしょうか。最も分かりやすいところでいえば、出入り口となっているドアと、オフィス内の各所にある窓という事になります。さらに、現金や高額な品を納めている場所も防犯対策は欠かせません。
近年、個人情報保護法案の成立により、特に出入り口のドアにおいては入退室管理が厳重に行われるようになりました。関係者以外の入室は、何重にもわたるセキュリティチェックが行われ、不審者は簡単にオフィス内に入れない仕組みが出来上がっているのです。また、最近ではセキュリティチェック用のドアも利便性が増し、デザイン性に優れたものが開発されており、比較的短期間で設置しやすくなっています。
窓に関しては防犯性に優れている補助錠を後から設置することもできます。ガラスを破って侵入されることの無いよう、材質が強化されたものも発売されています。
そして、現金や高額な品などは金庫に収納しておくのがベストと言えるでしょう。近年、破壊行為に強い防盗金庫や、熱に強い金庫が発売されており、簡単に中のものを盗めない仕組みが出来上がっており、積極的に導入するとよいでしょう。
企業のIT化が進んでいる現代では、電子化された情報を外部に漏らさないようにする体制の構築が急務となっています。特に個人情報保護法案の成立以降、個人の住所や電話番号といった情報が外部に漏れてしまうと企業の責任問題にまで発展する場合もあるのです。
具体的にはどういった対策が必要なのか、見ていきましょう。まず、重要書類は専用のロッカーを作り、そこにしっかりと保存しておきましょう。誰かが盗み出さないように、ロッカーのある部屋に防犯カメラを設置したり、鍵付きのキャビネットを用意すればさらに安心と言えます。
会社における重要事項などを話し合う会議室にも、一定のセキュリティ対策は必要となります。話し合っている声が会議室の外に漏れてしまった場合、情報漏えいとなる恐れがあるからです。サウンドマスキングシステムというものがあり、これは空調音などを流す事によって会議室内の様子を分かりにくくするものです。業者に依頼すれば1、2日程度で工事が完了します。
以上のような体制を整えるのが基本となります。そして、従業員1人1人が情報漏えいに関して高い意識を持つことで、企業のセキュリティも安全が保たれると言えるでしょう。
2011年に起きた東日本大震災以降、日本企業においては特に災害に対する意識が高くなっています。オフィスも災害をあらかじめ考慮した作り方を心がけるのが大事なポイントとなっています。想定される災害対策を以下に見ていきましょう。
まず地震に関しては、発生時にオフィス家具の転倒、落下、移動といった事態が起こる可能性があります。実際、地震によるケガの3割から5割が家具の落下が原因、というデータもあります。大切な書類が散乱したり、従業員がケガをしないように、家具をしっかり固定するなどの対策を施すようにしましょう。また、地震によって公共交通機関がマヒする可能性があります。従業員の帰宅手段が奪われる可能性もあるので、臨時の宿泊場所や食糧を置くスペースを確保するなどの対応をあらかじめしておくのが大切です。
また、火事への対策も必要です。最も基本的な事として、オフィスの外部へすぐに脱出できるような避難経路を確保しておきましょう。オフィス内は書類や家具などで通路が狭くなりがちです。逃げやすいように、ある程度のスペースは確保しておきましょう。そして近年では、技術の向上により災害に強い建材の仕切りも増えてきています。そうしたものを積極的に採用することで、延焼を防ぐこともできます。
以上見てきたように、オフィスを作るうえでは「防犯対策」「情報漏えい対策」「災害対策」という、3つの対策を考慮に入れなければなりません。こうした面においてオフィスの「安心・安全」が保証されていれば、気兼ねなく企業も利益追求活動を行うことができるでしょう。
