内勤を中心とする企業の従業員にとって、オフィスのレイアウトを熟考することは業務の効率を促進する可能性を秘めていると言えます。ひいては、良いレイアウトが企業をより成長させるといっても過言ではありません。今回はそのポイントをいくつかに分けて検証していくことで、そのヒントを様々な角度から探っていきます。
オフィス内の効率的なレイアウトを作り出す際にまず必要となるのは、「ゾーニング」という考え方を導入することです。ゾーニングとは建物の空間スペースありきで、そこに従業員の通り道といった導線や、部署の仕事の仕方と言ったコンセプトを合わせていき、効率的な配置にするという方法を指します。以下にいくつかの具体例を見ていきましょう。
･対向式レイアウト
一般的な企業においてよく見られるオフィスレイアウトで、従業員同士が向き合う形となり、それが横並びになっています。コミュニケーションが取りやすく、管理もしやすいレイアウトです。机がきっちり並べられている形なので省スペース化にも貢献します。
･スクール式レイアウト
学校の教室のように、デスクとイスがある一定方向に並べられているレイアウトです。前後左右の人たちとコミュニケーションが取りやすく、また集中して仕事に取り組みやすい形と言えます。
･背面式レイアウト
横並びである部分は対向式レイアウトと変わりませんが、デスクを前面にし、お互い背を向けて座る格好となっています。プライバシーが守られ、より仕事に集中しやすい環境ができあがります。
以上の様なレイアウトを作り出すことにより、仕事の効率化が図れる可能性も高くなります。
オフィスは無限に広いわけではありません。ある程度限られたスペースとなってくるわけですが、その中で最大限効率よく動ける方法というものを探っていかなければならないのです。そのためにはまず、オフィス全体を実際に業務を行うスペースとそうでないスペースに分ける必要があります。一般的に業務を行うスペースは全体の5割から6割、残りの4割程度はその他のスペースとなります。その他のスペースは、業務以外に一日のオフィス生活を展開していく中で必要となるところ、と考えるのが良いでしょう。具体的には以下のような場所が挙げられます。
･業務を支援するスペース=コピーやFAX機などが設置されている場所や、応接室、会議室といった場所
･情報を管理するスペース=インターネットを使う際に必要なサーバーを一手にまとめた部屋、機密書類などを収めておく保管場所
･生活を支援するスペース=給湯室や休憩室、リラックスルーム、喫煙室といった、従業員の憩いの場となるところ
･人の通るスペース=部署内の通路や、来訪者が通る廊下など
･その他諸々を管理するスペース=従業員の個人荷物を収めておくロッカーや、倉庫など
これらのスペースと通常の業務スペースの割り振りをきちんとしておくことが、結果的に仕事の効率アップにつながるのです。
企業の中に複数の部署が存在する時、必ずしも1つ1つの部署だけで全ての業務を賄えるわけではありません。部署間で密に連絡を取り合わないと、うまく業務を遂行できないケースも生まれてくることでしょう。
例えば総務部などは企業の根幹を担う部署なので、複数の部署と密に連携をとりやすいよう、レイアウトを近くに配置しなければなりません。経理部や購買部はもちろん、社長室や役員室も場合によっては近い方が良いでしょう。また、来訪者が来た時にお茶が出しやすいよう、(来訪者を出迎える)応接室や給湯室も近くにあった方が良いかもしれません。
これとは逆に、なるべくお互いが離れた状態のレイアウトの方が何かと都合が良い場合もあります。特にセキュリティという観点から重要になる場合もあるので、システム部などの、機密情報を扱う部署はなるべく外部の目からは遠い位置に配置をしたいところです。来訪者が訪れる場所である受付や応接室の近くに配置するのは、情報漏えいの危険性もあるので避けたほうが無難でしょう。システム部以外にも、内勤でパソコンを扱う性質のあるところも同様のことが言え、こうした部署はなるべく入口から遠い所に配置するのがいいかもしれません。
仕事を効率的に行うためには、従業員一人当たりの「業務ができるスペース」を計算することが大切です。狭すぎる場所では仕事もままなりません。具体的には「全体的なワークスペースの面積を、そこで仕事をしている社員数で割る」計算によって導き出されます。これに、デスクの寸法や人間の可動スペースを加えることで、1人1人が余裕をもってオフィス内を動ける理想形が生み出されるのです。
また、業務は必ずしも一日中座ってするものではありません。諸連絡を行う時には通路や廊下を通る必要がありますが、ここも通りやすい幅員でなければならないのです。メインとなる通路はもちろん、デスクとデスクの間、デスクサイドとデスクサイドの間、デスクと収納スペースの間など、考慮に入れるべき通路、廊下幅は至る所にあると考えて良いでしょう。
こうした諸々の要素を計算して答えをはじき出し、そこから何人の従業員が余裕をもって仕事ができるのかを最終的に判断します。もし、現在いる従業員よりも少ない人数しか快適に働けないという答えが出てしまったら何か余分なものはないか、もっとスペースを空けられる手段があるのではないか、ということを再検討してレイアウトを組み直してみましょう。
以上、業務効率を促進できるレイアウトの作り方を、4つのポイントから検証していきました。いずれにも共通しているのが「あらかじめ綿密なシミュレーションを行う必要がある」ということ。従業員の快適で効率的な仕事をアシストするためにも、担当者は時間をかけて理想的なレイアウトを作っていくようにしましょう。
