Vol.1では、オフィス移転担当者に任命されたときに、まず下準備として行うべき用意に関して述べていきました。今回のVol.2では実際にどのようにオフィス移転を行い、そして完了させればいいのか、その具体的な動きを見ていきたいと思います。Vol.1のステップと合わせて計画的に動き、無事移転を完了させることができれば、上司や同僚からの評価も上がることでしょう。
新オフィスへの移転が完了した後スムーズに仕事に移行するためには、各種手続きをあらかじめ終わらせておく必要があります。まずはインターネットや電話回線の環境に関して、専門業者と新たに契約をし直さなければなりません。両者とも仕事の根幹に関わる部分ともいえるので、真っ先に着手すべき事項です。これは大体2～4週間くらいかかるものなので、移転が決まりその場所が確定次第、早めに動くようにしましょう。
そして、引っ越し作業の際、現オフィスと移転先オフィスそれぞれにおいてある程度の工事が必要となる場合があります。その時には、工事届や作業届を(オフィスのある)ビルに届けるのを忘れないようにしましょう。これは大体1、2週間前に提出する必要があります。
オフィス家具のうち、コピーとFAXの複合機といったリース物件に関しては、移転に関して(物件の)移動手続きが必要となってきます。リース物件の移動を企業側で行っても良いものか、それともリース会社が行わなければならないのか、会社によって変わってくるからです。
その他にも、移転の際は当然住所が変わりますから、郵便局に郵便物の転送手続きなどの各種手続きが必要となります。一見煩雑に見えますが、一つ一つ確実に行うようにしましょう。
具体的に移転の日が決まったら、それに向けて引っ越しの準備がいよいよ始まります。これは移転の担当者だけでできるものではないので、引っ越し業者の人に手伝ってもらうのはもちろん、オフィス内の従業員たちにもしっかりと協力してもらいましょう。
まずオフィス什器に関しては移動の際、引っ越し業者から段ボール一式が送られてきます。従業員は分かりやすいように、各々番号シールを貼り付けていきます。ひとまとめにした段ボールにも番号シールを貼っておき、新オフィスで並べる際に分かりやすいようにしておきましょう。パソコンのモニター、キーボード、マウス、本体といったものは比較的小さく紛れやすいので、パソコン関係一式として全て1つの段ボールに収めておくのが良いでしょう。
全てのものを段ボールなどにまとめることができたら、引っ越し業者が搬出しやすいような場所に置いておきます。オフィス間の距離が遠く、さらに従業員が手伝う場合は、旧オフィスの搬出口、新オフィスの搬入口それぞれにある程度の人員を配置しておきましょう。
移転担当者はこうした一連の作業を指示する立場にあります。戸惑ってしまうようでは引っ越しもスムーズに進まないので、明確に指示を出すようにしましょう。
引っ越し作業を行っていく中で、不要となるオフィス什器、書類などが発生する場合もあります。旧オフィスに置きっぱなしで去るのは最悪なマナー違反です。あらかじめ、新オフィスに持っていけるもの、廃棄業者に依頼して処理するものをきっちり分けるようにしましょう。
例えば、重要書類でもう使わないものは、シュレッダーをかけたり機密書類の処分をする専門業者に依頼しましょう。細かい部分ですが、スプレー缶や液体物は廃棄物として処理できないので、あらかじめ中身を抜いておくことが大切です。また、給湯室やリフレッシュルームなどで使用していた冷蔵庫やテレビといったものは、オフィス什器とは違った扱いが必要であり、産業廃棄物ではなく家電リサイクルが必要なものとなります。これは一般家庭でも直面することなので、粗大ごみの処理事情に詳しい従業員に処分の仕方を聞くのも一つの手段です。オフィス内に置かれたパーテーションも不要なものはしっかり解体処分できるようにしておく必要が出てきます。後に残さないようにしましょう。
以上のような作業が、旧オフィスの「原状回復」となります。原状回復はオフィス物件のオーナーに対する義務(契約の1つ)ともなるので、後々違反扱いを受けないよう移転担当者はしっかりと後処理を行いましょう。
さて、事前準備を行い、引っ越し作業が完了してもまだ一安心、にはなりません。最後に事前準備の時に行ったような各種手続きの最終段階があります。以下にそれを見ていきましょう。
まずは法務局に赴き、移転に関する登記手続きを行います。これは法律上決められていることであり、移転の日から数えて14日以内に速やかに手続きを済ませましょう。手続きを怠ると、最悪の場合営業再開に時間がかかるかもしれません。
またオフィスによっては万が一の際に災害から従業員の身を守るため、事業者に「防火管理」という義務が課せられます。具体的には、消防計画の届け出を管轄の消防署に提出しなければなりません。2011年に発生した東日本大震災により、近年では防災に対する意識もますます社会で高まってきています。この部分を疎かにすると企業の社会的評価を下げる結果になりかねないので、きちんと手続きを行うようにしましょう。
その他にも、税務署や社会保険事務所、労働基準監督署といった関係各庁に各種届出を出す必要があります。こうした手続きは総務部門の人にアドバイスを受けつつ、一部作業を手伝ってもらうようにすればよりスムーズに移転の最終段階をクリアすることができるでしょう。
以上みてきたように、オフィス移転の担当者になると様々な準備を行い、そしてスムーズに移転を行う「指揮者」になる必要があります。しかしながら、一つ一つ確実にステップを踏み、周りの従業員の協力も仰ぐようにすれば無事移転を完了させることができます。Vol.1、そして今回のVol.2で紹介したような手順を参考に、気合を入れて頑張ってみましょう。
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