内勤の従業員が仕事をする場であるオフィスは、必ずしも広く開放的な場所であるとは限りません。従業員の人数、規模にもよりますが、むしろ狭い空間の中でも快適に仕事をできるように、色々と工夫する必要があります。今回は限られたスペースの中で、溜まる傾向の多い書類などをうまく収納する方法を探っていきたいと思います。
オフィス全体において限られたスペースを有効活用するために、まずは従業員一人一人がデスク周辺や引き出しの中身を整理整頓することから始めましょう。デスクや引き出しは限られたスペースではありますが、工夫次第でうまい具合に、仕事上必要なすべての物を収納することができます。また、全従業員が整理整頓すればオフィス内にもスペースが生まれるようになり、そこに部署単位で発生した書類などを収納できる棚を置けるようになるでしょう。
デスク周りを整理する時には、4つのエリアに分けて考えるようにします。それぞれについて見ていきましょう。
・引き出し上段部分
引き出しの、特に上段部分は利用頻度が高い部分です。多くの人は必要なものを取り出すために、しょっちゅう開けたり閉じたりしている経験があるのではないでしょうか。また、デスク上とは違って人の目につきにくいところなので、つい油断して散らかってしまう場所でもあります。使用頻度が高いからこそ、この部分を整理しておけば作業効率のアップにつながります。また、デスク周辺にあった小物などを入れることでスペースができ、さらに新たなものを置ける、という好循環も生まれることでしょう。
具体的な整理整頓の方法を見ていきます。ポイントとなるのは「カテゴライズする」ということです。筆記用具と消しゴム、ホッチキスとその針、といった風に使用用途が似通っているものを一つにまとめ、使う頻度が高いものほどすぐに手に取りやすい位置に置いておくと仕事もやりやすくなります。また引き出しの中に、仕切りを導入するなどして区別しておくのも良い方法です。
・引き出し下段部分
大抵のデスクにおいて、引き出しの下段部分は奥行きが深いものになっています。比較的大型のものを置けるようになっていますが、業務上大量に発生する可能性のある書類を収納しておくのがベストと言えるでしょう。ここでも、カテゴライズが重要なカギとなってきます。「近々で使う書類」「既に終了したが、まだ使う可能性のある書類」「今後使う必要性が出てくる書類」などのカテゴリーに分けて、それぞれをファイルなどに収納しておけば、いざという時に取りやすくなります。
整理整頓するべき箇所は引き出しの中だけではありません。当然のことながら、人目につきやすいデスク周りもその対象となります。その他整理すべきところとともに検証していきましょう。
・デスク周り
デスク上には、基本的にパソコンとビジネスフォンだけ置いておくのが理想です。あまりゴチャゴチャしていると、かえって仕事に集中できない環境となってしまうので、可能な限りデスク上はすっきりさせておきましょう。どうしても必要な書類を置いておきたい場合は、そのまま平置きにするよりは、ケースなどを活用してその中にまとめておくようにします。カテゴリー毎に分類しておけば、いざという時に取りやすくなるでしょう。さらに机上ラックを設置すれば、パソコンのキーボードやティッシュケースなどを中に収納できるので、すっきりします。
・その他利用できる空間
パソコンなどの電源、インターネットのLAN環境などで必要となるケーブル類もオフィス内では整理整頓の対象となります。人が通る通路が乱雑な状態になっているとつまずいたりして、電源やインターネットが切断される危険性もあります。仕事において大きなマイナスとなってしまうので、専用のクリップを使うなどしてひとまとめにしましょう。そうやってまとめたものを壁際や、デスクの密集している下部分に移動させれば諸々の危険性も回避することができます。
デスクの足元部分も盲点になりがちですが、収納に適した箇所です。従業員の中には、オフィス内でサンダルなどに履き替える人も多いことでしょう。その時には、通勤時に履いてきた靴の置き場所を検討することとなります。棚などを購入して、通勤時に持ってきたカバンなどとともにデスク下に収納しておけば、余計な場所を取らなくても済むでしょう。
これまで、従業員個人でできる収納方法を検証してきましたが、次にオフィス全体で限られたスペースをうまく使えるような方法を見ていきます。
・オフィス家具の見直し
あなたのオフィスにある家具は果たして新しいものでしょうか？もし古いままだと、新しくなっているオフィス用品との整合性が取れなくなり(サイズが大きくて収納できないなど)、その結果周辺に物が散らかりやすくなってしまいます。現代では中古品でも性能の良いオフィス家具はたくさん市場に出回っています。それを購入して古い家具は処分し、そしてオフィス用品をきっちり分類した上でどんどん中に収納することによって、スペースも生まれやすくなるでしょう。
・書類の整理
オフィス内には、業務上書類が溢れかえることも多々あります。特に捨て時の判断が付きにくい書類はどうしても処分に困ってしまい、オフィス内のスペースをさらに削ってしまう原因にもなりかねません。書類を必要なもの、不必要なものに分ける作業も必要ですが、可能な限り多くの書類を「電子化」するという手もあります。書類をスキャンし、パソコン上にデータとして「収納」しておくという方法です。こうすることでオフィス内にスペースが生まれてくることでしょう。
いかがでしたか。たとえ狭いオフィス内であっても、限られたスペースを上手く有効活用し、書類などを収納する方法は何点か存在します。アイデアを振り絞って、快適に仕事のできる環境を作り出すことが、結果的に企業の生産性を上げることにもつながります。
