企業が新たな経営展開を模索した時に、オフィス移転は一つの重要な作戦となります。すぐに利益活動を再開させるためにも、できるだけスムーズに移転作業を完了させたいものですが、焦るあまり無計画に行うようではかえって仕事が滞ってしまいます。そんな時にキーワードとなるのが「オフィスプランニング」という考え方。今回はこの考え方を元に、移転を無事成功させるためのベストなスケジュールを模索していきます。
何事においてもそうですが、ある一つの目標を成し遂げるためには計画を立てる必要性があります。それが規模の大きいものであればあるほどその必要性も増しますが、オフィス移転においては、計画(プランニング)を立てることが最重要課題と言っても良いでしょう。十分に計画を立てていないと、移転後のオフィス内は雑然として仕事が思うように再開できず、「さらなる利益」を求めてオフィス移転をしたのにスタートが遅れてしまう、という本末転倒な結末を迎えてしまいます。遅かれ早かれ軌道に乗ったとしても、ビジネスはスピードが命であり、出遅れることは致命傷になりかねません。
オフィスプランニングとは移転後のオフィスにおいて、再スタートを颯爽と切る準備を整えるのはもちろん、従業員が以前のオフィスよりもさらに効率よく働けるようなレイアウトを生み出す一連の計画を指します。具体的には、オフィス内で仕事を行う上で「肝」ともいえるOA機器の配置を第一に考え、それに合わせて従業員のデスクを組み込んでいく、という形になります。その他にもオフィス内には歩きやすい動線が確立されているか、(複数の部屋がある場合)部署同士の連絡、連携がとりやすい位置関係となっているか、考えるべき事項はたくさんあるのです。
「移転先でより快適なオフィス環境を作る！」と意気込んだとしても、具体的にどのような手順で計画を立てれば良いのか分かりにくい場合もあります。そこで、以下にその1つの道筋を紹介していきたいと思います。
1:移転目的の明確化
そもそも、なぜ今いるオフィスから移転する必要があるのか、その目的を「見える化」することが大前提であるのは言うまでもありませんが、意外に曖昧になっているケースもあります。細かい部分まではっきりさせることで、目的に合致した新たなオフィスも見つけやすくなります。業務効率を上げ、さらなる利益を目指すという大きな目的はもちろん、固定費といったコストの削減、企業イメージの向上、オフィス内の環境改善、刻々と変化する周囲のビジネス環境への対応、などいろいろと挙げられることでしょう。
2:賃貸契約の解約を予告する
最初のステップを終えたら、いよいよ具体的な行動に移ります。オフィスはオーナーから賃貸契約という形で借りている場合も多く、移転の際には退去するという予告をあらかじめしておかなければなりません。おおむね、退去希望日の3か月から半年以上前にオーナーに予告するのがベストといえます。
3:オフィス内の原状回復条件の確認
「立つ鳥跡を濁さず」と言いますが、借りていたオフィスは退去の際、最初に入居した状態に限りなく戻しておく必要があります。どこまで「原状回復」をすれば良いのかをオーナーとよく相談しましょう。
引き続き、オフィスプランニングの手順を考えていきます。
4:移転先の決定
既にある程度移転先の目途が立っている可能性も高いですが、最初のステップを経た後、あらためて最適な移転先を探し出す必要があります。最寄り駅からの所要時間、取引先へのアクセスのしやすさ、周囲の環境といったオフィスの立地条件や、部屋の面積や各種通信環境、空調システムの具合、駐車場はあるかなどの、オフィスの設備関係、そして何よりもかかるコストはどれくらいかなどを調べましょう。
5:移転計画を立案する
ある意味では、ここのステップがスムーズな移転作業を完了させるための最重要ポイントとなります。具体的に移転日を決定し、引越し作業が移転先に入居している他企業の邪魔にならないように話し合って調整し、諸々の決定事項を具体的にスケジュール化して、情報を共有化しましょう。
6:諸手続きを行う
移転によって発生する諸手続きも忘れず行うようにしましょう。一つでも忘れてしまうと、移転後すぐに仕事を再開できないケースも発生するかもしれません。プロバイダへの報告といったインターネット関連の手続、電話回線に関する移転手続、郵便物転送手続、移転に関する取引先への挨拶状の手配などがありますので、総務部が中心になってスムーズに手続きを行いましょう。
以上6つの主なステップを踏めば、いよいよ移転計画の最終段階に突入します。
7:オフィス内の各種設備工事
6番目のステップにおいても登場しましたが、具体的に電話やインターネットの回線開通工事や、電気工事、内装工事といったものが挙げられます。専門業者とスケジュールに関して綿密な打ち合わせをし、速やかに業務を再開できる態勢を整えておきましょう。
8:従業員による引越し作業
諸々の準備が整ったら、いよいよ荷物を梱包し、新オフィスへの引越しとなります。その際には機密書類などの置き去りによる情報漏えいを防ぐためにも、きちんと管理をしながら作業を行います。専門業者と協力して、速やかに新オフィスへ荷物を運び入れましょう。
9:官庁への移転手続を提出する
引越しが全て完了しても、それで終わりではありません。最終段階として、仕事を再開するための手続きも必要となります。法務局や税務局といった官庁に本店移転登記、異動届に関する書類を提出しましょう。
以上9つのステップに分けてオフィスプランニングの手順を紹介しましたが、その全てに関してあらかじめある程度の道筋を立てておくことによって、移転もスムーズに進むことでしょう。
いかがでしたか。新オフィスにおいて業務をスピーディーに再開させる上で、あらかじめ計画をしっかり立てておくことは重要な作業となります。どれか1つでも欠けたら(移転に関して)苦戦も覚悟する、という思いを持ちながら慎重に計画を立てていきましょう。
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