オフィス移転は、企業の事業拡大や縮小などさまざまな理由から行なわれるものであり、企業にとって大きな転機になるかもしれません。また、その決定は多くの従業員の働く環境を左右することもあります。
オフィス移転は企業が決定しますが、ついていく従業員への説明はどのように行なっているのでしょうか。ここでは、社内で行なう移転説明会の必要性についてまとめます。
まず、オフィス移転の流れについてまとめます。
オフィス移転を決めるためには、移転する目的を明確にすることが必要です。事業の拡大や縮小、オフィス環境の改善などさまざまな理由があると思います。移転を決めたら、現在のオフィスの解約予告期間を確認しましょう。一般的には解約希望日の3ヵ月から半年前と言われています。次に、オフィスの原状回復条件の確認です。レイアウトの変更などを行なっている場合、オフィスビルによっては借りたときの状態に戻さなければならないため、原状回復を行なう必要があります。その際に必要な工事や工事期間、費用などを確認し、オーナーやビル管理会社との打ち合わせをしましょう。そして、移転先の検討と決定です。移転先の条件は企業によりさまざまですが、移転の目的に合った移転先になるよう、立地や設備、コストなどさまざまな面で確認を行ないましょう。移転先が決まったら、移転計画を立てます。移転日の決定やスケジュールを確認し、移転作業を行なう日程だけでなく、移転に伴う必要な作業や工事を含めたスケジュールを考えます。スケジュールが決まったら、手続き・庶務関係にうつります。基本的には、引越しの見積もり依頼・電話回線の移転・レンタルやリースの設備機器について・郵便物の転送手続・取引先への連絡などです。ここまでの作業が終わると、移転先のオフィスデザインや内装、設備工事などを行ない、実際の移転作業にうつります。そして移転後、関係官庁への届け出などを行ないます。
上記のようにオフィス移転は社内だけでなく、企業に関係するすべてのものを巻き込み慌ただしくなってしまうことが多いため、社内で移転説明会を行なう暇などないように思えます。従業員への通知の優先順位も低くなりがちです。時間短縮のため、簡単な社内メールを使っての通知では、必ず見落とす従業員が出てきてしまいます。そのため、きちんと移転についての社内説明会を行なう必要があります。
移転に関するスケジュールや手続きに時間を取られている中で、手間と時間がかかる移転説明会は優先順位が低くなってしまいがちですが、移転説明会を行なわないとさまざまなトラブルにつながる可能性があります。例えば、移転時期を把握していないと、社内の自身のスペースの整理を行なえず、移転までの準備が遅れてしまいます。また取引先にいつまでが現在のオフィスでいつから移転先に変わるのかという説明ができません。さらにオフィスが移転するということは、従業員の通勤経路や交通費が変わる場合があります。その場合には、従業員が書類を作成するにしても会社への申請が必要になります。移転への手続きが多い中で従業員一人ひとりの事情を酌んでいる時間はありません。簡単な移転通知だけでは、社内であいまいな情報だけが独り歩きし、正確な情報のないままなんとなく移転を行なうことになってしまいます。そうならないためにも、しっかり移転説明会を開催しましょう。
移転説明会を行なうメリットとして、従業員の名刺の変更や社内カードなどの再発行、通勤経路や交通費の申請など従業員の移転に関する作業をスムーズに行なうことができます。移転説明会では、「誰が・いつ・なんのために・どこで・何をするべきか」を明確に従業員に把握してもらうことが重要です。そうすることで、社内の小さなミスや情報の独り歩きがなくなります。移転説明会の手間よりも移転説明会を行なわずに、あとから問題が起こるリスクを考えると、行なうメリットの方が大きいことがわかります。
社内での移転説明会を行なうためには何が必要なのでしょうか。また、説明会では何を話せばいいのでしょう。
移転説明会では、「移転の目的」、「移転スケジュール」、「移転に伴う従業員に必要な手続きや対応」について話すことが必要です。多くの場合、これらをまとめた冊子や資料を配布します。また、しっかりと対面で行なうことが大切ですが、大きな企業の場合は、何十人・何百人の従業員の認識を把握することは困難です。そのため、各部署ごとに行なう場合も考えられます。業務や私用で不参加となる従業員のことも考え、個別説明や説明会の回数を増やすなどの対応によって、情報に漏れのないように移転説明会を行ないましょう。
「移転の目的」については、なぜオフィスを移転するのか企業と従業員とで共通認識を持つことが大切です。業務向上のためのレイアウトやデータ管理システムの変更などを従業員が理解することで、不要なトラブルの発生を防ぎます。また、「移転スケジュール」を把握することで、社内の従業員一人ひとりの作業スペースの整理を効率的に行なえます。第一優先となる業務の合間に移転準備を行なうのは難しい場合もあるため、梱包に必要なものを確保し、荷物・書類の紛失を防ぐためにも、移転スケジュールは細かく知らせ、移転準備を進めましょう。さらに「移転に伴う従業員に必要な手続きや対応」については、従業員一人ひとりの個人的な手続きはもちろん、クライアントや取引先に対する対応をしっかり示すことが必要です。発注書や請求書などの郵便トラブルなどを防ぐためにも、統一した対応を従業員に認識させましょう。
上記以外にも移転に関する情報は細かく説明し、社内で共通の認識を持ったうえで移転を行なうことがさまざまなトラブル防止につながると考えられます。
オフィス移転を行なう場合は、移転作業と企業の業務作業のバランスを考えることが大切です。移転には多くの手続きが必要となるため、社内や従業員だけでなく、企業に関わる取引先をはじめ、移転に必要な工事を行なう業者やデザイン会社などとの打ち合わせも必要です。その中でつい優先順位が低くなりがちな社内の移転説明会ですが、この移転説明会を行なうことで、より従業員と企業の意思を団結させ、移転作業をスムーズに行なうことができるようになります。オフィス移転を成功させるためにも、移転スケジュールの中に移転説明会をしっかり組み込みましょう。
