企業の方針により旧オフィスから新オフィスに引越す場合、様々な手間がかかります。特に、引越しにかかる費用はあらかじめきちんと計上しておかなければなりませんが、その中で最も念頭にいれなければならないものに「養生費」があります。今回は、養生とはそもそも何なのか、養生費はいくらかかるかなど様々な角度から検証し、企業経営に影響を与えないようなるべく低コストですむような方法を探っていきます。
オフィスを新しい場所へ移転させるにあたり発生する様々なコストの中でも、中心的なものの1つともいえる養生費。移転担当者が当然考慮に入れなければならないものですが、果たしてこの養生とはいったい何なのかを最初に検討していきましょう。
そもそも「養生」とは、オフィスビルを汚したり傷つけたりしないように気配りをする一連の準備行為を指します。旧オフィスから新オフィスへ引越しする時に発生する作業は多くの荷物を運ぶことと密接な関係がありますが、その際に従業員であれ引越しの専門業者であれ、注意して運ばないとビルの壁やエレベーターなどに荷物を当てて傷つけてしまう恐れがあるのです。それを未然に防ぐために、様々な「防御策」を講じる必要があります。多くの企業が入居しているオフィスビルであれば、そのような気遣いは余計に必要になることでしょう。もう2度と来ることがない所だからと言っていい加減な引越し作業を行い壁に傷をつけるなどの迷惑をかけたら、自企業の評判を落とすことにもつながりかねません。共存共栄という考え方のもと、養生は強く意識するようにしましょう。
また、養生をするとはいっても、ビルの形態や荷物の運び方によって様々な種類があり、場合によっては養生そのものが必要なかったり、あるいは(養生の仕方を)指定をされるケースもあります。その部分においてもルールに従って行いましょう。次の段においては、その養生の種類とかかるコスト、(コストの)削減方法などをもう少し細かく検証していきます。
さて、具体的に養生が必要なのはどの箇所になるのでしょうか。基本的には「引越しの際に荷物が通る部分全て」と考えておいた方が良いです。すなわち、オフィス内はもちろんですが、廊下や階段、エレベーターや入口ドア付近といった、他の企業が入居している場合はその共用部分、といったところになります。こうした箇所を細部に渡って傷つけない配慮が必要になってくるのです。
養生の種類にはどういったものがあるのでしょうか。まず最も簡易的なものとして「青いビニールシート」があります。一般家庭での引越し作業において、見かけたことのある人も多いのではないでしょうか。このシートは床や壁に貼り付けたり、階段や窓を覆うことによって傷つくのを防いでくれます。
次に、玄関やエレベーターの床部分にはそれ専用の「青ベニヤ」、オフィスの壁やエレベーターの壁など、比較的荷物を通す機会の多い場所に貼りつける「プラスチックベニヤ」があります。いずれも板状のものであり、ビニールシートよりも厚みがあるので、安心して荷物を運べます。そしてその他、間口やコーナーの部分をカバーする「ジャバラ」といったものも活用することがあります。
こうしたものをしっかりと固定する道具にも気を配りましょう。まず紹介するのが「養生テープ」「マスキングテープ」といったものです。前者は主にシート系のものを貼りつけておくのに便利なものであり、ポリエチレン繊維でできています。後者は紙テープと考えると分かりやすいでしょう。前者よりも綺麗に剥がしやすい、という特徴があります。次に紹介するのが「ウォールキーパー」と呼ばれるものです。テープを利用すると剥がし跡が気になるケースも出てきますが、ウォールキーパーであればテープは不要であり、シートやベニヤといった養生用道具のそばに立てかけておくだけで効果がある優れものです。このウォールキーパーには様々な種類があり、金属系のものや、錆びずに軽量で持ち運びに便利なポリクロピレン系のものがあります。必要に応じて使い分けましょう。
先ほど紹介した様々な養生用の道具ですが、コスト面においてどの程度かかるのかは当然のことながら移転を検討しているオフィスの規模によって変わってきます。数千円から数万円単位の間で考えれば分かりやすいでしょう。
さらにアイデアとして、コストを削減するコツを考えた時に「レンタル」を利用するという手段も有効な選択肢になります。購入をして養生をするという手もありますが、こうした道具はまさに「養生」する時にしか使用しないので、移転が終了した時に普段どこに置いておいたらいいのか、というのが問題になってしまいます。余計なスペースをとってオフィス内が手狭にるのも困ってしまうため、専門業者からレンタルするという形にすれば、移転が終了したと同時に返却すれば良いので邪魔にならず、さらにコスト面においても負担が軽減されるので一石二鳥となります。また、レンタル料金は業者によって変わってくる場合が多いので、インターネットなどを駆使して複数社の料金を確認するのが大切な作業となります。料金に加えて、養生用道具の性能といったバランスも加味した上で(質の悪いものを利用し、ビルを傷つけてしまう事にもなりかねないので)最適と思えるものをレンタルするようにしましょう。
以上見てきたように、オフィス移転に伴い発生するコストには様々なものがありますが、オフィスビルを傷つけないための配慮、他に入居している他の企業に迷惑をかけないための方法ともいえる「養生費」も決して忘れてはいけないコストであるということを今回紹介してきました。オフィスビルの事情によって養生の方法、かかるコストも変わってきますが、オーナーともよく相談したうえで、どのような養生の仕方が良いのか、移転前によく検証しておくことは非常に大事な作業となります。
