企業がオフィスを新たな場所に移転させる時、新しいオフィスのことだけを考えていてはいけません。今まで使用してきた旧オフィスに関しても、最後の日まできちんとケアをしておかなければならないのです。すなわち、借りる前の状態に戻しておく必要があり、それに伴い発生する「原状回復工事」にかかるコストも考慮にいれなければならないのです。今回は、この原状回復の基本である費用の現状を解説するとともに、工事のコストをどのようにしたら削減できるのか、考えていきましょう。
企業がオフィスを移転させようとする時には、様々なコストがかかります。引越しの際に業者に頼めば当然コストが発生しますし、新オフィスの内装工事費、通信関係の整備費、オフィス什器の新規購入費用、オフィス自体の敷金、礼金といったものが代表的なものとして挙げられます。そしてその中に、今回の主題でもある原状回復費も含まれています。含まれているというよりは、この原状回復費こそオフィス移転において最も中心的に考えなければならず、一番コストのかかるものといって差し支えありません。実際に、オフィス移転を開始してからこの原状回復費が想像以上に高い！と驚く人も少なくないのです。
「原状回復」とは、企業が新しいオフィスに移転することを決断した時、旧オフィスに関して、借りる前の状態に戻す一連の作業のことを指します。当該オフィスの物件を保有するオーナーと賃貸借契約を結んだ時から、実は原状回復が義務である場合も多いのです。逆の立場になって考えてみてください。どこかの企業が使っていたオフィスを新しく借りる時に、その企業が原状回復もせず、汚い状態であったらどう感じるでしょうか。自分の企業が使いやすくするためにいろいろと手直しをしなければならず、その結果余計な時間とコストがかかってしまうこともあるのです。オーナー側としてもそんな物件では買い手がつきにくいので、出ていく企業に関しては使用したフロアの原状回復を義務としている場合も多いのです。
さて、一口に原状回復とはいっても、果たしてどこをどうすれば原状回復になるのか、わかりにくいという方も多いのではないでしょうか。ここでは、そのポイントを検証していきます。
まず頭に入れておきたいのは、個人が賃貸で借りる建物より、オフィスは多くの人が出入りする場所なので自然と摩耗も多くなってしまい、原状回復の範囲も広くなるということです。具体的にどの部分なのかは、賃貸契約をした時に交わした契約書に内容が書かれている場合も多いので、よく確認してみましょう。
原状回復の具体的な箇所を次に見ていきます。例えば床に敷かれているカーペットの場合、オフィス什器の設置による形の変形。さらにコピー機のトナーや、お茶・コーヒーを誤ってこぼして汚してしまっていた場合などは、新たにカーペットを敷きなおす必要があるでしょう。壁の場合は、掲示板やカレンダー、連絡事項の用紙を画鋲などで固定している場合があるかもしれません。剥がした後に画鋲の穴が開いているかもしれないので、どのように原状回復をするか、オーナーと相談する必要がでてくるでしょう。
その他にも、給湯室やトイレの水汚れ(便器の汚れ)はきっちりと綺麗にしておかなければなりませんし、エアコンを取り付けていたとしたら、固定具の跡があるかもしれません。これもできるだけ無くすようにしなければならないのです。このように、オフィス内には原状回復すべき箇所がたくさんあります。
オフィス移転にかかるコストの中の大部分と言ってもいい原状回復費ですが、具体的にはどれくらいかかるのでしょうか。現状のおおよその相場を見ていきましょう。
オフィスの規模によってもまちまちですが、小～中規模のオフィスであればおおよそ2～3万円(坪単価）、中規模以上であれば5～10万円程度(坪単価)が今の相場となっています。しかしながらこの枠に収まり切らないケースも多々あるので、コストの幅に関してはかなりある、と考えておきましょう。この相場に関しては、2、3年前に比べると2倍近くに跳ね上がっているというケースもあるので、あくまで参考程度にとらえるのがベストです。
さて、以上見てきたように、原状回復費の相場はまちまちであり、さらに企業の人間はこうした部分においては素人である、ということが圧倒的に多いという現実があります。その結果、様々なトラブルが発生する可能性も否定できません。
賃貸契約書に書かれていない原状回復を求められた。費用が思いのほか高額だった。コストを抑えた結果原状回復が十分になされておらず、オーナー側ともめて裁判に至った、というケースも実際にいくつか報告されているのです。極力トラブルを回避し、コストをかけず、かつオーナー側の満足がいく原状回復を達成するにはどうすれば良いのでしょうか。
解決の一つの手段としては、専門のコンサルタントに相談する、という手があります。無料で相談を受けてくれるので、原状回復が始まる数ヶ月前など適切なタイミングで行うようにしましょう。特に、不動産関係、建築関係、さらには裁判関係に強いコンサルタントの方に依頼をすれば、事がスムーズに運びます。自分達で行うよりもよりスピーディーに、ムダなコストをかけず、かつリスクを回避し、オーナー側の満足のいく原状回復の方法を提案してくれることでしょう。
いかがでしたか。新しいオフィスの移転に関してはついそちらの方に意識が集中しがちですが、実は旧オフィスに関しても「原状回復」という課題があるのです。しかもきっちりと行わないと旧オフィスのオーナーとトラブルが発生し、裁判沙汰となってしまうこともあり、企業の社会的評価を下げることにつながりかねません。「立つ鳥跡を濁さず」の精神で、原状回復も新オフィス移転の一つの課題ととらえ、専門のコンサルタントに相談するなどなるべく低コストでこの課題をうまくクリアする方策を考え出しましょう。
