オフィスレイアウトを行なうためには、大まかに言うと基本計画・新オフィスプランニング・実行計画・事前工事・レイアウト実行・維持、運営管理をしなければなりません。多くの企業は自社ですべてを賄うことができず、他社や業者に依頼することが多いと思います。その中でオフィスレイアウトに必要な専門用語も多く飛び交うことでしょう。大切なオフィスの打ち合わせで専門用語がわからず、「聞き逃してしまった」なんてことがあるかもしれません。そうならないためにも、オフィスレイアウトに関する基本的な専門用語を学びましょう。
オフィスレイアウトを考えるためには、現状のオフィスの問題点や課題点をしっかりと把握する必要があります。そのために必要なのが、現状のオフィス設備やレイアウトを表した図面である『現状図』です。この現状図を基にオフィス内の改善点を考えます。
改善点がはっきりすると、次に新オフィスフロアでどのように部門や機能スペースを配置するのかを考える『ゾーニング』を行います。ゾーニングでは、オフィスフロアに配置する各スペースを熟知し、オフィスで快適に仕事が行えるよう、最適なスペース配置を計画することが重要です。その中でも、セキュリティ管理のために入退室管理のレベルによってスペースを分ける『セキュリティゾーニング』がとても重要です。例えば、オフィスを訪ねるお客様やクライアントなどの第三者が入室できる場所と従業員のみが入室できる場所を分けるなど、情報社会だからこそセキュリティを重視するゾーニングが大切になってきます。
ゾーニングを行なったら、オフィスの資料や文書を共有化しながら保管・保存・廃棄のためのシステム『収納計画』、オフィス内の通路の最適な幅や長さを計算し、従業員の動きを考慮したオフィス構造をつくる『動線計画』を立てる必要があります。それぞれのスペースを実現化するために天井設備の位置を表した図面である『天伏図』やオフィス内の構造を垂直に立ち上げた『展開図』を用いて、レイアウト後のオフィスを検討する『レイアウト図』を完成させます。
オフィスレイアウトで使われる基本的な専門用語を紹介します。
『パーテーション』
レイアウトの間仕切りに使用する内装品のことを指します。素材はアルミやスチール、不燃材などがあり、大きさもさまざまでオフィスの雰囲気に合わせて選ぶことができます。
『造作』
パーテーションと同様、間仕切りに使用します。パーテーションとは違い、軽量スタッドにボード材を貼って、クロス仕上げで完成するため、短納期かつローコストで使うことができます。
『原状回復工事』
賃貸の場合に必要となる、退去する際に発生する修正工事のことを指します。基本的に借りたときの状態に戻すことになりますが、管理者やビル管理会社などの指定工事や内容をしっかり確認することが必要です。
『サイン工事』
エントランスや入口、店頭の看板工事を指します。
『防災工事』
火災報知器の設置や増設、移設、避難口サインの設置などオフィスのレイアウトに合った配置を決め、行なう工事です。最寄の消防署に設置願書類を提出し、場合によっては立会検査もあります。オフィスビルでは、消防法に定められた規定を守ったオフィスレイアウトでなければなりません。レイアウトによっては、『感知器』『誘導灯』などの増設や移設が必要になります。
『OAフロア』
床面を二重構造にし、床下の空間を利用して、電気・電話・LANなどの配線収納を行ないます。この床の場合、『OAタップコンセント』というフロア下で操作可能なコンセントを使用できます。
『分電盤』
空間やフロアで、エリアごとに電気量を決めるための原点です。電気量や容量を確認し、電気配線プランを立てます。
上記以外にも使用する壁材や床材、什器などさまざまな名称を用いてオフィスレイアウトの実現に向かって進めていきます。
オフィスレイアウトは、デザイン会社や業者に任せるものではありません。オフィスレイアウトの専門用語を知ることで、オフィスレイアウトの計画、打ち合わせに受け身ではなく、積極的な参加ができます。
オフィスは、企業そのものであり、企業ごとにこだわりを持つものです。そのため、オフィスの問題点や課題、改善点はさまざまです。
例えば、資料や書類が多く収納に困っているオフィスでは、収納を重視したオフィスが必要になります。単純に広いオフィスへ移転するという解決策もありますが、レイアウトの変更やオフィス什器の変更で問題が解決することもあります。今あるオフィスの配置を見直し、『ファイルキャビネット』という3、4段の書庫や『ラテラル書庫』という引き出し書庫を使用する方法などが挙げられます。専門用語を理解し、オフィスの構造や工事の有無を確認しながらレイアウトの提案をすることで、さまざまなオフィス案を作り出すことができます。
また、オフィス什器は既存のものをそのまま使う場合と中古什器を売買したり、新品を購入、またはレンタルすることも可能です。搬入経路やオフィスレイアウトとの兼ね合いを確認し、選択しましょう。
オフィスレイアウトはデザイン会社や業者の提案、オフィスビルの管理者や管理会社の許可をもらう必要があります。しかし、作りたいオフィスのイメージを持っているのは企業自体です。企業側がオフィスレイアウトに興味を持ち、専門用語を理解することで、レイアウトを考えるデザイン会社や業者と対等な話し合いができます。
オフィスレイアウトは、企業が働く環境や他社からの見られ方を気にする現代において、とても身近なものになっています。そのため、オフィスレイアウトは業者に任せるのではなく、企業が積極的に参加し行なうものへと変化しています。オフィスレイアウトに必要な専門用語を知って、オフィスレイアウトをよりスムーズに、よりこだわりを持ちながら進めていきましょう。
