オフィスの引越しをする場合、多くの企業が引越し業者に依頼することでしょう。また梱包作業も従業員と業者で行なうことが多く、作業時はオフィスに普段以上の人が多く出入りします。オフィスの引越しでは、どのような業種の企業でも家の引越しとは異なり、部署やフロア別に書類やオフィス什器の梱包が必要になります。ワンフロアの引越しでもスペースごとに梱包された荷物があり、新しいオフィスの必要なスペースに運ばれていきます。間違えた場所に荷物が運ばれないように、梱包の仕方とラベルの貼り方には注意をするべきです。
オフィスの引越しは、多くの書類やオフィス什器に梱包や整理作業が必要になります。多くの企業では、部署や課が分かれているため、荷物を全てまとめてしまうと混入や紛失につながってしまう可能性があり、梱包作業は慎重に行わなければなりません。しかし、オフィスの引越し作業だけではなく通常のオフィス作業があるため、引越しの準備や梱包作業だけに時間を費やすことはできません。そのため、オフィスの引越しには効率的な梱包作業と仕分け作業が必要になります。
従業員は基本的に身の回りの整理作業や梱包作業を行ないますが、大きなオフィス什器は引越し業者に任せることが多く、そのオフィス什器がレンタル什器の場合はレンタル業者が行なう場合もあります。そのため、従業員がそれぞれ作業を行なっていても、通常のオフィスにいる人の何倍もの人が出入りすることになります。その際、紛失のリスクを減らすために、梱包後のラベル貼りが必要になるのです。オフィスの引越しでは、ラベルを貼っていないものは残されてしまうことや紛失の原因となってしまうことが多いため、必ずどんなものにもラベルを貼るようにしましょう。
オフィスの引越しでのラベルは、住宅の引越しと異なり、名前だけを書くものではありません。フロアごとの名称、部署や課の名前、担当者の名前など細かく記載する必要があります。また、旧オフィスと新オフィスのつくりが異なる場合には、新オフィス内での部署や課の名称をしっかり記載することが必要です。フロアが間違われて運ばれてしまうと見つけるのにとても時間がかかります。自分自身はもちろん、他の人が見てもわかるようなラベル貼りを心がけましょう。
オフィス移転では、引越し作業前に決めておかなければならないことがあります。それは、レイアウト図面へ移転番号の付け方・移転ラベルの書き方・引越しダンボールの詰め方・オフィス什器のラベルを貼る場所です。オフィス内でこれらを統一させることで引越し作業をよりスムーズに行なえます。
新オフィスのレイアウト図面に番号を決め、ゾーンごとに分けておきます。また、それと同様に新オフィスの床にしるしをつけておくと、引越し作業でわかりやすくなります。
移転ラベルには、移転先のフロア・階数、部署・課名、レイアウト図面の番号を必ず書きます。消えないようにマジックを使用し、紛らわしい場合には、ラベルの色を分けるケースもあります。
ダンボールのラベルを貼る位置は、ダンボールの上面ではなく、側面がおすすめです。ダンボールを重ねてしまうことが多いため、側面の方が確認しやすいからです。ノートパソコンなどはダンボールに入れません。また、割れやすいものには「われもの注意」のしるしをつけましょう。引越し作業で出る破棄・処分用のラベルを使うのもおすすめです。
オフィス什器のラベルは、オフィス什器の種類ごとに貼る場所を決めましょう。企業内で統一すると引越し作業でわかりやすくなります。オフィスには多くのオフィス什器があるため、バラバラになるものはひとつひとつにラベルを貼ります。また、大きいものには、ラベルを複数貼るのもおすすめです。自分が所属する部署や課だけでなく、引越し作業を行なう業者にもすぐにわかるラベル貼りを行ないましょう。
オフィスの引越し作業で注意したい点は大きく分けて3つです。
一つ目は、梱包作業でのラベル貼りは自分がわかりやすいだけでなく、他の人が見てわかりやすくすることが大切です。自分の書類や資料であっても実際に運ぶのは引越し業者です。そのため、引越し業者が理解できるようなラベル貼りを心がけましょう。
二つ目は、新オフィスのレイアウトを把握しておくことです。旧オフィスにはないスペースが新オフィスにある場合や、反対に旧オフィスにはあったスペースが新オフィスにはない場合もあります。新オフィスではどの位置に各部署や課があるのか、自分自身の作業スペースがどこにあるのかを把握しましょう。そうすることによって、旧オフィスで使われていた書類や資料、オフィス什器を新オフィスに運び込む際にスムーズに作業することができます。
三つ目は、オフィス引越しに関する社内説明会をしっかり行ない、企業全体の引越しへのモチベーションを統一することです。オフィスの引越し理由や概要を企業全体が理解することで引越しのペースを上げることができます。また、引越しによる従業員の手続きや申請を行なう必要がある場合に備え、引越し後にすぐ必要となるものは手元に置いておくようにしましょう。交通費の申請や新オフィスの名刺など、引越し作業が企業の通常業務を妨げないよう、最善の方法を考える必要があります。そして、社内説明会では、上記のラベル貼りに必要な新オフィスの図面や番号の確認、ラベルの色分けや書き方を冊子などにまとめ、マニュアルを作成することがおすすめです。オフィスの引越しに関する情報を企業内、従業員すべてが理解している状態が理想的です。
オフィスの引越しでは、多くの作業者が出入りし、引越し作業を行ないます。そのため、梱包時の混乱や引越し作業での間違いが起きやすい環境でもあります。そうしたオフィス移転での問題を少なくするためにも、梱包時のラベルなど小さなことでもしっかり確認し、行なうことが重要です
ラベルの貼り方を図で解説！ 【全国貸事務所・オフィス移転ナビ】
