今あなたが所属しているオフィスは、快適に働ける環境となっているでしょうか。今一度見直してみると、レイアウトによっては働きにくい部分もあるかもしれません。現代においては、従業員が働きやすいオフィスのレイアウトというものがインターネットなどによって積極的に配信されています。今回はそんな事例をいくつか紹介するとともに、具体的な改善方法を探っていきたいと思います。
「従業員が毎日、オフィス内で快適に過ごしながら仕事をする。」言葉で語るのは簡単ですが、具体的にどうやったら実現できるのかは、会議などで多くの従業員がアイデアを出し合いながら議論を重ねなければなりません。そして、快適なオフィスを目指すための「コンセプト」を編み出すようにしましょう。
・コミュニケーションを取りやすい環境であるか
・働いている従業員の役職や年齢に関わらず働きやすい環境であるか
・毎日を健康的に過ごし、働ける環境であるか
以上3点のコンセプトを念頭に入れながら、快適な職場環境を目指していくのがベストと言えます。
そして、それを目指すために最も実現への近道となるのが、オフィス内のレイアウトを働きやすいように変更するということです。机が密集しすぎて思うように動けなくなっていないか、報告･連絡･相談がしやすいように、効果的にデスクや各従業員が配置されているか、休憩スペースはしっかりと確保されているか、従業員の健康に大きく影響するオフィス内の空気環境は良好なものか、といったことを改めて見直してみましょう。場合によっては大きな改善が必要となってくる事もあります。実態をしっかりと把握することがオフィス環境改善への第一歩となるのです。
オフィス環境を改善するカギともなるレイアウト。しっかりと組むためにはゾーニングという事前作業が大事になってきます。
ゾーニングとは、オフィス内の空間を、それぞれその使用用途や目的に応じて区分けする作業です。業務効率に直接関わってくる部分でもあるので、改善をする時にもまずはゾーニングから着手しないとレイアウトに統一性がなくなってしまいます。
具体的には、まず何と言っても業務スペースは真っ先に配置しなければなりません。その後応接室、休憩室、会議室、受付スペースなどを考えていきます。基本的な配置が完了したら、各スペース間の関連性を考え微調整していきましょう。関連性の高いスペース同士は近い位置関係（隣同士など）にするのがベストです。そして、各部屋の特質も考えた配置も重要です。受付スペースは当然ながらオフィス内の入口付近に置くのが良いですし、外部からの来訪者が頻繁に訪れるであろう応接室は執務室からはなるべく離れた位置にしましょう。執務室は業務上の機密事項を扱う場合も多いので、(応接室は)そういったものが来訪者の目になるべく触れない場所に配置します。その他にも休憩スペースは、どの部署の従業員でも気軽に立ち寄れるような場所に配置するのがベターですし、会議室は会議を頻繁に行う部署の近くに配置するのが良いでしょう。
ゾーニングは以上の観点から必要不可欠なものなのです。
ゾーニングが無事完成したら、デスクの配置などのレイアウト作成の段階となりますが、これは快適なオフィスを目指すための肝になる部分です。部署ごとの事情に合わせて適切なレイアウトを組むことは仕事効率のアップとなり、ひいては会社全体の利益アップにもなるのです。それではどんなレイアウトが考えられるか、その事例をみていきましょう。
1:対向式レイアウト
対向式レイアウトは一般的なものであり、採用している会社も多いレイアウトです。部署単位でデスクを長方形の形に合体させ、従業員同士が正面に向かい合って仕事をする形になります。デスク同士をくっつけてしまうのでスペースを多く取ることができ、オフィス什器も置きやすくなります。また、顔と顔が向かい合わせになるので自然とコミュニケーションを取りやすいという利点もあります。レイアウトを工夫しすぎて仕事に非効率性を感じた場合、原点に帰ってこの対向式レイアウトを採用するのも、業務改善に役立つことでしょう。
2:背面式レイアウト
対向式レイアウトとは逆に、従業員同士がお互い背を向けた格好になるレイアウトです。周りの目をあまり気にすることなく仕事に集中しやすくなる形と言えます。しかしながら、仕事上の話をしたいときはイスを回転させるだけでよく、コミュニケーションの面でも問題はありません。
3:スクール式レイアウト
小学校や中学校の教室を想起すれば分かりやすくなりますが、1つの方向に向かってデスクを並べる形式です。上司だけ向かい合わせになるようにデスクを配置すれば管理がしやすくなるので、指示系統を改善したい時に採用しやすいレイアウトです。
4:クラスター式レイアウト
書類などの収納ボックスや作業用テーブルをデスクの間に挟む形式で、散らかりやすい書類をまとめやすく、広いスペースをとって作業したい時に便利なレイアウトです。従業員個人個人が周りの整理整頓や作業環境を改善させたい時に取り入れるのが良いでしょう。
5:フリーアドレス式レイアウト
現代において主要な産業となりつつあるIT系の企業が多く取り入れているレイアウトです。最大の特徴は「自分専用のデスク」というものがなく、その日によって空いているデスクを使用する、という点です。人事異動などによって従業員の総員が変動しやすい部署、外回りの多い営業マンの多い部署などで取り入れるのがベストなレイアウトであり、余分なデスクを置く必要がなく、その結果スペースを確保しやすいというメリットもあります。
以上のように様々なレイアウトが存在します。自分の所属する部署において、仕事の効率が悪いと感じたらレイアウトを変更することで改善できる可能性もあるのです。
以上みてきたように、仕事をする上で快適なオフィス環境を目指したい、これまでのレイアウトを改善したい、などと思った時には、ゾーニングから始めて様々なレイアウトの事例を、ネットなどを通じて参考にしてみるのが良いでしょう。
以下のサイトにも、参考になるようなレイアウト事例が紹介されています 【株式会社MACオフィス】
