部署内でより効率的に仕事を行うための改善策の1つに、レイアウトの変更があります。しかしながら、無造作にデスクを動かすなど、計画もなく適当にやっても失敗する可能性が高まるだけです。レイアウトの変更を成功させるためには、その前段階である「ゾーニング」をすることが非常に重要な要素となります。今回はこのゾーニングに関して考察していきましょう。
そもそもゾーニングとは何なのかをまず紐解いていきましょう。ゾーニングとは日本語で「区分する」を意味します。都市計画などで住宅区域や商業区域を区分する際に使われたり、住宅の間取りを決めたり、土地の割り振りを行ったりする時にも使われる用語です。空間をいかにして有効に利用するか、その問題を考える時にはゾーニングという言葉は切っても切れない関係であり、それはそのままオフィスのレイアウト作成時にも当てはまるのです。
すなわち、オフィスとして使われる「空間」は、仕事の内容によってフロア毎に区切らなければなりませんが、どのような区切り方をすれば効率的に仕事ができ、さらにセキュリティ面からも安全といえるのか、実際にイメージしながら「ゾーニング」を行わなければならないのです。ゾーニングをしなければ、いくら部署内で効率的なデスクの配置＝レイアウトを作成したとしても、全体で考えた時に都合の悪い部分が発生し、その結果レイアウトを組み直さなければならない事態も考えられるのです。
以上のように、ゾーニングを考えることはまさにオフィス内で仕事をする前段階として基本中の基本ともいえる作業です。それではどのように計画を立てていけばいいのかを次に見ていきましょう。
ゾーニングを実際に行おうとする際にまずすべきことは、与えられたオフィス空間をそれぞれどのように利用するかリストアップするという作業です。実際に従業員が仕事をする業務スペースはもちろんですが、その他にもオフィス内には様々なフロアが存在します。企業によって必要となってくるフロアも違うので、具体的にリストアップすることでイメージもしやすくなるでしょう。
リストアップの作業が終わったら、各フロアに必要なスペースの洗い出しを行います。部署によって必要なスペースの広さも変わってきます。実際に配置が完了した後に漏れが発生してもなかなかやり直しはきかないため、洗い出しという作業は慎重に、時間をかけて行う必要があります。そこまですることで、ようやくゾーニングの第一段階は終了します。
基本的な部分が終了したら、次に各部署の担当者にヒアリングを行いましょう。仮に総務担当者のみで第一段階の作業を完成させたとしても、各部署の実情はなかなか分かりにくいものです。ヒアリングをして実態を把握することにより全体のイメージも完成させやすく、各従業員がより働きやすいオフィス環境を作り出すことの役にも立つのです。
以上がゾーニングの基本的な流れです。次に各フロア毎の具体的なポイントを考えていきましょう。
オフィスにおいて最もスペースを取ることを考えなければならない、最重要フロアが業務スペースです。内勤の従業員にとっては、ここで一日の大半を過ごすことが多く、様々な面から仕事のしやすい環境づくりを目指すことが企業の営利活動の肝になります。
それでは具体的にどのようなゾーニングを心がければ良いのでしょうか。
内勤業務をスムーズに行うためには、何よりも従業員同士の円滑なコミュニケーションが必要です。したがって、どの席に座ったとしてもお互いが見えやすいような、そして声を掛けやすいようなゾーニングを工夫しましょう。
安全への配慮も大切です。災害が起こっても避難しやすいように、出入口や非常用標識が分かりやすいような位置にしたいところです。
また、内勤はパソコンなどを扱う機会も多く、画面には社内の機密情報がたくさん表示されている場合もあるでしょう。外部からの来訪者が不用意に画面を見ることのないように、受付や応接室とは離れた場所にゾーニングすることも意識したいところです。
次に、会議室のゾーニングを考えましょう。
まず考慮に入れるべきなのは、業務上打ち合わせをする機会の多い部署の近くに配置するということです。移動がしやすく、ムダな時間を削って会議に没頭できるでしょう。
また、会議室ではプレゼンなどをする際に、モニターや投影機などを使用する機会が多く、さらに近年においてはインターネットを利用した全社会議などを行う会社も増えており、そうした理由からOA機器を使うケースが増えています。機器が大型な場合も多いので、それらを置いておけるような広いスペースの確保もゾーニングの際には考えておかなければならないでしょう。
業務スペースや会議室の他にも、社内には様々なフロアがあります。ゾーニングで注意すべきポイントを探っていきましょう。
社長室や役員室など、会社の中でも上位の役職の方々が使用するフロアは、業務スペースの近くに配置すると良い意味で緊張感をもたらし、仕事上良い影響を与えるでしょう。また、重要なお客様との打ち合わせをするケースもあるので、業務室との区分はセキュリティ上しっかりするべきです。
受付スペースは会社の顔ともいえる部分なので、業務室の近くに配置すると従業員が忙しく動きまわる様子が見え、落ち着きという面でマイナスの印象を与えるかもしれません。できるだけ業務スペースとは離れた位置に置くようにしましょう。
仕事の合間に一息つける場所である球形スペースは、社内にいる多くの従業員がすぐに足を運べるような場所に配置するのが良いかもしれません。
セキュリティ面から、特に外部の来訪者の目につかないようなるべく奥まった場所にゾーニングすべきフロアがあります。それは会社の機密情報を保管している文書などを収めているスペースや、サーバー室などです。トップシークレットにもなり得る場所なので、場合によってはセキュリティシステムなどを採用し、必要最小限の従業員のみ通れるような場所にしておきましょう。
以上みてきたように、ゾーニングは仕事面やセキュリティ面など、会社にとって何かとプラスに作用するようにフロアを配置する、という作業になります。担当者は各フロアの関係性をよく理解した上で、ベストと思われるゾーニングを行うようにしましょう。
