多くの企業で従業員の働く環境を見直すため、オフィスデザインやレイアウトの見直しを行なっています。オフィスは、企業の経営理念やこだわりを持つとともに、従業員の働きやすさを考慮しなければなりません。そのバランスは難しく、決められたコストの中で条件とこだわりをうまく組み込めない場合もあります。
また、企業の職種によってオフィスの使い方が異なり、空間のゾーニングや仕切りを限られたオフィス空間内で行なうことが難しいオフィスもあります。
ここでは、税理士が働きやすいオフィスデザインについてご紹介します。
税理士事務所にはどのようなオフィススペースが必要なのでしょうか。
税理士は、主に個人や中小企業の税金にまつわるサポートをすることが仕事です。税理士は税金のプロフェッショナルとして、依頼者やお客様のニーズに応えることになります。
事務所を構えるためには、自宅を利用する・事務所やレンタルオフィスを借りて利用することになります。オフィスの形態は、税理士事務所を開設する本人の希望で選びます。従業員数や働き方を考慮し、オフィス形態を決めましょう。
税理士事務所に必要なオフィススペースは大きく分けて4つです。
1:エントランス
個人・中小企業を対象に行なう業務のため、税理士事務所に来所する人が多くなります。その中には、不安を持って訪れるお客様も多いため、税理士事務所の第一印象となるエントランススペースが必要です。お客様を迎えるためのエントランスなので清潔感や暖かみを持ったデザインを使用する場合が多いです。
2:会議・打ち合わせスペース
税理士事務所では、税理士本人と数名のスタッフで運営していることが多いため、広い会議スペースが必要ない場合があります。少数精鋭の運営の場合は、従業員が会議しやすい空間をつくることが大切になるため、圧迫感がなくリラックスして会議を行なえる空間づくりが必要です。
3:資料・書類の保管スペース
税理士事務所では、個人・法人のお客様の税金に関する個人データを安全に管理することも仕事の一つです。そのため、データ化したものや紙の書類などを保管するスペースが欠かせません。きちんとした仕分けとすぐに必要な書類が取り出せるような収納が必要になります。
4:執務スペース
税理士本人とスタッフが働きやすい執務スペースをつくることが必要です。数名の従業員でもコミュニケーションを取りやすく、作業を行ないやすくするために、オープンかつデスクワークのしやすいスペースをつくることが重要です。
税理士事務所は、税理士事務所で働く従業員数や提携、関連会社の有無などから事務所の規模が大きく分かれるオフィスになります。そのため、オフィス形態や決められた空間の中で税理士が働きやすいオフィスデザインを考える必要があります。
まず、税理士事務所のお客様は個人、もしくは中小企業などの法人です。いずれにしてもお客様が来所することが考えられるため、オフィスはお客様を迎えやすい空間にすることが必要です。また、関連会社などの関係者を迎える場合と税金についての相談をしに来所するお客様を迎える場合では、打ち合わせ内容が異なります。場面に沿った案内や会議が行なえるようにオフィスデザインを考えましょう。
また、税理士事務所では、個人・法人のお客様の税金に関する資料や情報はもちろん、守秘義務のある情報も多く保管する必要があります。データ化するものや紙で保存しているものなど、資料や書類はさまざまですが、しっかりとした保管スペースが必要になります。限られたオフィス空間の中で情報を管理できる工夫が必要です。収納のためのオフィス什器を使用したり、データ化・電子化を進めることで、保管場所の削減をしましょう。収納のための什器を使用する場合には、従業員が必要なときに取り出しやすい収納を心がけ、従業員の執務の邪魔にならない場所に保管場所をつくりましょう。
そして、執務作業を行なう税理士や従業員のコミュニケーションと動線を考えたオフィスデザインが必要です。税理士事務所では関連する業務を行なうために、さまざまな分野の担当者が必要な場合があります。しっかりと連携した執務を行なうために、オフィス内の動線を考慮したオフィスデザインをつくりましょう。
税理士事務所に特化したレイアウト提案を行なう税理士事務所.netから税理士事務所のレイアウト施工事例を紹介します。ここでは、税理士事務所向けの企画から施工のワンストップサービスや、最適なサービスを迅速に行なっています。税理士事務所の開設、レイアウト変更を行なうための提案を、企業の要望やこだわりに沿って提供しています。
まずは、税理士4名とスタッフ合わせて20名以上で運営する税理士事務所です。ここは、主に中小企業などの法人の税務や会計を行なう事務所で、弁護士や司法書士などと提携をしているため、会議スペースが広くつくられています。重厚感と開放感を与えるために、木目調の壁や扉とガラスのパーテーションを取り入れています。また、広々とした事務所の中にデザイン性の高い柱や壁をつくることで、重厚感だけでなく、遊び心も垣間見えるバランスの良い税理士事務所になっています。
二つめは、個人と法人をお客様とし、いくつかの子会社と提携して業務を行なう税理士事務所です。ここでは、お客様はもちろん、子会社や関連会社の従業員が事務所を出入りするため、広い会議室の中に低いパーテーションで囲いをつくり、個別ブースをいくつか設置しています。セミナーを行なえるような大きな会議室と、それと対照的な仕切りをつくるスペースをつくることで、さまざまな用途に合わせた使い方ができる税理士事務所になっています。
税理士事務所は、税理士本人と数名のスタッフで運営する少数精鋭の場合もあり、企業によって事務所の規模もさまざまです。そのため、事務所の形態も自宅から事務所、レンタルオフィスまで考えられます。しかし、どのような規模の税理士事務所でも、その場で働く従業員だけでなく、来所するお客様のことも配慮したオフィスデザインが必要になります。そして、多くの書類を取り扱うオフィスになるので、情報や書類の保管方法を考え、従業員の動線を配慮したオフィスデザインが必要になります。
税理士事務所に最適なオフィスレイアウトの提案 【税理士事務所.net】
