あなたは子供の頃、親御さんなどに「散らかっているから、ちゃんと整理整頓しなさい！」と叱られたことはないでしょうか。古い記憶を覚えている人も多いことかと思いますが、実はこの整理整頓は社会人になってからも重要な仕事の一つになっています。一人一人が整理整頓をしっかり行うことによってオフィス内にスペースが生まれ、そこを有効活用することでさらに仕事の効率化が進むかもしれないからです。今回は、オフィスのスペースを有効活用できるような、整理整頓のコツというものを考えていきます。
従業員一人一人が整理整頓を実行することによって、オフィスにどのようなメリットがもたらされるのかを最初に見ていきましょう。
1つ目に、仕事に対する時間の余裕ができることが挙げられます。仕事をしている時には、色々と「探し物」をする機会があります。特に紙の書類などは紛失しやすいものであり、そんな時に整理整頓がなされていないと「書類の山」に埋もれてしまって、どこにあるのか探し出すのに時間がかかってしまいます。これは極端に言えば、利益追求の「機会損失」にもなりかねません。整理整頓が行われていれば書類も探しやすくなり、そこに費やされていた時間を仕事に充てることができるのです。
2つ目に、企業に対するお客様の信頼度が上がる、ということです。企業によっては、外部からお客様が来訪される機会もあると思いますが、応対をするために専用の応接室があったとしても、オフィス内部の全体が全く見えない、というケースはあまりないでしょう。たとえ一瞬だけ通過するようなエリアでも、雑然とした状態のオフィス内を見てしまったとしたらどう感じるでしょうか。だらしない、いい加減な企業だな、というマイナスイメージを持たれてしまう可能性が高まってしまい、今後の取引に悪影響が出るかもしれません。逆に、整理整頓がきっちりなされていて、どの場所も綺麗な状態であればお客様にも好印象を持ってもらえます。
そして最後のメリットは、書類の紛失を防いだり、従業員の思わぬ事故を防止するという役割です。1つ目のメリットでも少し触れましたが、整理整頓がなされておらず、書類が乱雑に積み上げられていると重要なものやそうでないものの区別がつかなくなり、紛失してしまって大きなミスにつながる恐れがあります。きっちりと分類することによってそうした事態も防ぐことができるでしょう。そして整理整頓によりオフィス内にスペースが生まれれば、動線が確保でき仕事上オフィス内を移動しやすくなるほか、書類につまずいたりして転倒するなど、思わぬケガをする心配も少なくなります。
また、スペースに新たにオフィス什器を置いたり、リフレッシュスペースを作り出すなど、有効活用する余地も生まれるようになるのです。
整理整頓をして有効活用できるオフィスのスペースを作り出すためにも、まずは自分のデスク周りをチェックしてみましょう。余分な書類は山積みになっていないでしょうか？文房具があちらこちらに散乱していないでしょうか？一息つくためのお菓子やお茶がデスクの真ん中に置かれていないでしょうか？
これら1つ1つをチェックポイントとして見直してみて、朝の出勤時や夜の帰り際など仕事とは別に時間を作って、実際に整理整頓を行ってみましょう。具体的なポイントを以下に挙げていきます。
1つ目に、捨てるものとそうでないものの区別をつける、ということです。あなたは自宅において整理整頓をした際、懐かしいものを見つけて(本当はいらないものなのに)中々捨てずに置いてある、という経験をしたことはないでしょうか？オフィス内においても似たような事態が起こりますが、より素早く捨てるかどうかの判断をしなければなりません。なぜならば、特に書類というものは日々どんどん溜まっていくものだからです。少しでも判断に迷ってしまうと、あっという間にデスク上は書類の山になってしまうことでしょう。あらかじめ自分の中でルールを定め早めに捨てるもの、数日間は捨てずに保管しておくものを日々判断し、捨てられないけどしばらく使わない書類、といったものは共有の保管スペースなどに収めておくのが良いでしょう。
2つ目は、用途や使用頻度によってデスク内でエリア分けをすることです。どこに何を置いておくかをあらかじめエリア分けしておけば、使用したものをどこに戻すべきか、一目瞭然となります。特に使用頻度の高いものはより手元に近いところに配置しておけば仕事もスムーズに進みます。乱雑になりやすいものとして代表的なものとも言える書類は、全て専用のボックスなどに収めておき、五十音順、日付順などにファイリングしておけば取り出しやすくなります。
引き続き、整理整頓のチェックポイントを考えていきます。
3つ目に重要となるのは、引き出しを有効活用する、ということです。引き出しの中は人に見られる機会が少なく、個人が気を遣うことなく利用できる場なのでつい散らかりがちになってしまいます。しかしながら、ここの部分を綺麗にすることで全体的なオフィスの整理整頓にもつながるのです。具体的には「仕切り」をうまく利用しましょう。100円ショップで売っているものであり、またオフィス内にある段ボール箱の切れ端などもうまく活用できます。使用頻度の高い文房具などを手前においておき、使用後はすぐにしまうようにすれば、デスク上もすっきりすることでしょう。
4つ目は、保管に際して一工夫をすることです。整理整頓とはいっても、ただ書類を一か所に詰め込めばよい、というものではありません。いざ取り出したいときに、どこに該当の書類があるかを探すのに手間取ってしまっては本末転倒です。ファイルに収めるときはタグをつけるなどして項目立てていく工夫をすれば取り出しやすくなります。また、多く詰め込みすぎないように、ある程度たまったら次のファイルやボックスなどに収納する工夫も必要となります。だんだん溜まっていくというデメリットも発生しますが、整理整頓によりオフィス内にスペースが生まれてくれば、そこに置いておくことも可能となるでしょう。
いかがでしたか。今回紹介したような整理整頓のコツを従業員一人一人がうまく活用し、綺麗な状態になれば自然とオフィス内にもスペースが生まれ、そこを有効活用することができるでしょう。整理整頓も企業の重要な利益追求の1つのミッションと考え、積極的に取り組んでいきたいものですね。
