テレビ会議とは、参加者が離れたところにいながら、音声や映像通信によって会議や打ち合わせを行なうことができるシステムです。このテレビ会議システムの導入を検討する企業は、年々増えてきていると言われています。テレビ会議システムは耳にすることが多い単語ですが、実際にきちんと理解しているでしょうか。
テレビ会議システムとはなにか、またテレビ会議システムが企業に注目されている理由についてまとめます。
「テレビ会議システム」と聞くと、会社の遠くの支店や営業所にいる従業員同士が会議を行なうための専用ツールと思う人が多いと思います。もちろん、会議に使用するものではありますが、テレビ会議システムは会議以外にもさまざまな場面で活用することができます。遠隔地との通話や映像通信が可能になるため、リアルタイムでの情報共有をはじめ、複数でのミーティングやディスカッションを実現できます。会議のためというよりも社内の新しいコミュニケーションツールという形で活用できるのです。
また、使用する場所は会社内だけでなく、家と会社でデメリットなく仕事するための在宅勤務や語学レッスンを受ける語学教育、会社ではなく別施設などで行なう外部研修などをこのテレビ会議システムだけで実現できます。さらに、システムを幅広く活用することで、社内拠点間で行なう各部門会議や商品企画会議、株主総会や経営方針演説などの方針発表会、会社内外問わず行なわれる打ち合わせ、大学や専門の遠隔授業や講習会、説明会などの講義、表彰式や式典などのイベントにも活用できます。
テレビ会議システムで効率的な会議を行なうための映像ソースとして、PC映像の送受信による資料共有、さらに資料カメラを外部映像入力ポートに接続することで立体物から紙資料まで細かい部分までの情報を共有できます。DVD・ビデオ映像配信では文字通り映像を配信でき、プロジェクター機能ではイベントやセミナーなどのために映像を大画面に映し出すことが可能になります。多地点機能では複数の拠点と同時接続することができます。
このようにテレビ会議システムには多様な機能があり、これらを組み合わせることでよりテレビ会議システムによる円滑なコミュニケーションを取ることができます。
テレビ会議システムを企業が導入することでどのようなメリットが生まれるのでしょうか。上記のような社内外の情報共有やコミュニケーションを円滑に行なうだけでなく、企業に与えるメリットをご紹介します。
・遠隔地との会議を可能にすることで、遠隔地への交通費や宿泊費、移動時間などの人件費やコストを削減できる。
・疫病や国際事情などの理由で行くことができない地域の拠点や取引先とも打ち合わせが可能になる。
・テレビ会議システムを長期で使用することにより、費用対効果が分かりやすく表れる。（出張費などのコストとテレビ会議システムを導入する費用を比較）
上記であげた項目をはじめ、何よりも大きなメリットだと考えられるのがコミュニケーションの活性化です。出張回数は減らし、テレビ会議システムを増やすことで、出張に行くコストよりも少ないコストで出張の何倍ものコミュニケーションを取ることが可能になり、信頼関係を築いていくことができます。
また、テレビ会議システムを日常的につなぎ続けることで、ワークスタイルの変革を可能にし、無駄がなくなります。電話やメールFAXなどといったコミュニケーション方法の回数を減らし、テレビ会議システムでコミュニケーションをとった場合、情報を共有した瞬間に相手のリアクションを見ることができ、効率性を向上します。
それ以外にも、企業の業種などによっては、拠点同士を常時つなぎ続けることで、離れたオフィスをつなぐことができ、距離感を感じずに団結力を深めて仕事を行なうことが可能になります。
テレビ会議システムの導入を検討している企業の中には、テレビ会議システムの種類の多さや導入方法に不安を抱えている人がいるかもしれません。
テレビ会議システムにはさまざまな呼称があります。しかし、テレビ会議システムの種類を大きく分けると、テレビやプロジェクターといったモニターに専用の端末をつないで利用するテレビ会議システムの専用機タイプと、パソコンに専用のソフトウェアをインストールした後、マイクやカメラを外部接続して利用するもの、またはWebブラウザを使用するソフトウェアベースタイプの2種類になります。テレビ会議システムを扱うための専門知識が少なくても、専用機タイプのものであれば操作はリモコンで簡単に行なうことができます。
テレビ会議システムにかかる費用を専用機タイプで計算すると、テレビ会議システム専用機本体のレンタル・リース費用とテレビ会議システムを行なうために企業が使用する通信費の2つになります。使用状態などによって月にかかる費用に変動はありますが、拠点が多く、出張や拠点会議を多く行なう企業にとっては、コストを大きく削減できるかもしれません。
テレビ会議システムの構造や構成、役割については、テレビ会議システムを扱う業者による解説やデモンストレーションで実際に確認し、理解することができます。テレビ会議システムの導入検討、相談、デモンストレーション、納品、設置、トラブル、運用までしっかりサポートしてもらえるので、テレビ会議システムの導入を検討している企業はチャレンジするべきかもしれません。
そして、テレビ会議システムを設置する際のレイアウトですが、基本的にはオフィスにおける全てのスペースに設置することが可能です。
しかし、システム使用の用途や人数によって種類を選ぶ必要があります。また、モニターを見やすいように背景は落ち着いた色の柄のない壁紙にするなど工夫が必要です。導入する際は使用しやすい環境になるよう、オフィスレイアウトにも気をつけるようにしましょう。
テレビ会議システムは、会社の各拠点同士の会議のためだけのツールではなく、働き方の多様化や会社内外のコミュニケーションをより充実させ、従業員同士の信頼関係をより厚く築くためのシステムです。情報共有の早さに特化しているだけでなく、正確な資料や情報共有を実現させ、リアルタイムで相手のリアクションを得ることで効率的な働き方を実現させることができます。
会社に行くことができない、遠隔地に行くことができない、物理的に不可能だったことを可能にしていくテレビ会議システムは、これからも人々の働き方を大きく変えていくでしょう。
