「会社の業務効率が芳しくない」「オフィスの雰囲気がどんよりしている」そんなときはオフィスコンサルティング会社に依頼して、すぐに解決してもらいたいもの。しかし、依頼する前に会社で働いているスタッフにできることはないのでしょうか?この記事では、すぐにできるオフィスの環境改善法をご紹介します。
日本のみならずアメリカでも大ベストセラーとなった「人生がときめく片付けの魔法」。その著者で片付けコンサルタントの近藤麻理恵さんも、オフィスの業務効率を上げるためにはまず「物を捨てること」と言われています。場所ごとに片付けるのではく、一度会社にある物をすべて一箇所に集め、そこから「重要」「不要」「今いる」「今はいらない」などに分類していきましょう。そして最後に残った本当に必要な物だけを使うだけで、業務効率は大幅に改善することでしょう。
日本の会社は書類がやたらと多いことでも有名です。オフィスの中でデジタル化できるものは片っ端からデジタル化していきましょう。世界的に有名なデザイナーである佐藤可士和さんは、データを保存するときは「3階層までにする」という独自のルールを決めているそうです。こうしたルールを会社内で設けるだけでも、情報が整理され、生産性は向上するでしょう。デザインなどの内装的な面はオフィスコンサルティング会社に任せた方がよいですが、このようなちょっとした工夫はすぐに誰でも取り掛かれるはずです。
この仕組みには、2つの種類があります。1つは「物の定位置」。ふたつ目は「オフィス環境を定期的に見直す仕組み」。物の定位置を決めることは、近藤麻理恵さん、佐藤可士和ともに推奨されています。もうひとつの定期的な見直しの仕組みは、会社内のスケジュールにチェックリストと共に組み込んでおきましょう。こうすることによって、抜けなく定期的にオフィスの環境改善が図れるというわけです。それでも改善が難しいようであれば、そのときはオフィスコンサルティング会社に依頼しましょう。
このように、オフィスコンサルティング会社に依頼しなくても、働いているスタッフだけでできる工夫は数多くあります。オフィスコンサルティング会社はあくまで「会社内の人間だけでは解決できない問題を解決する人」です。その立ち位置は、頭の片隅に置いておきましょう。
