このオフィス診断は、自社のオフィス環境や働き方を診断する簡単なチェックツールです。「オフィス環境」「企業文化」「DX（デジタル化）」についての24の質問に回答することで、オフィスを8タイプに分類し、自社のオフィスの課題や改善のアドバイスを得ることができます。質問はすべて「はい/いいえ」の形式で回答できるため、気軽に取り組める診断サービスです。
10月の働き方改革EXPOで体験していただいた72社の診断結果を基に、企業が抱えている働く環境の課題 とその課題解決に向けたヒントを紹介します。
記事の最後に「オフィス診断」を体験いただけるリンクもあるので、ぜひ最後までご覧ください。
オフィス診断は、次のような方におすすめです。
● オフィス環境を改善したいけど、何から始めたらよいかわからない方
● 自社の働き方の課題がどこにあるのか現状を把握したい方
● 企業文化や職場のコミュニケーションに課題を感じている方
気軽に診断することで、見落としがちな課題や改善ポイントに気づくことができます。
診断結果は、回答をもとに8つのタイプのいずれかに分類されます。
10月の働き方改革EXPOでは、72社の企業様にこのオフィス診断を体験いただきました。8つのタイプの診断結果は以下のようになっています。
1番多かったのは「生産性が上がりにくい、低迷型オフィス」で、回答いただいた約3分の1の企業様が同じタイプという結果になりました。
こちらは「オフィス環境」「企業文化」「DX（デジタル化）」どの項目にも課題があるタイプです。部分的な改革を進めるとその場しのぎになる可能性も。専門家の力を借りて「オフィス環境」「企業文化」「DX（デジタル化）」の改革を一体的に検討するのがおすすめです。
さらに、24の質問について回答結果を個別に見ていくと、2つの課題が見えてきました。
● 紙文化が残っている
● 会議室の不足と会議スペースの確保
この２つの課題について、もう少し詳しく見ていきます。
上記の質問に対し「はい」と回答した企業は75％でした。
ペーパーレス化という言葉が浸透してしばらく経ちますが、まだまだ紙の使用が多いという課題があり、紙を使った業務が完全には解消されていないという現実が浮き上がりました。
【課題解決のヒント】
「紙文化が残っている」を言い換えると、「デジタル化できるものがある」と感じている方が多いかもしれません。
ペーパーレス化は段階的に進め、長期的な視点で取り組むと効果が出やすくなります。これから取り組む方は、以下のステップを参考にしてみてください。
１．目的を明確に：コスト削減、効率化、環境配慮など、ペーパーレス化の目的を明確にしましょう。
２．現状の認識：紙を多用している業務をリストアップし、どこがデジタル化できるか確認します。
３．ツールの検討：クラウドストレージや電子意思決定など、必要なITツールを業務に合った形で選びましょう。
４．小さく始める：一部の部門で試験を導入し、成功体験を積み上げ、全社的に広げやすくします。
５．進捗の確認：コスト削減や作業効率の改善など、進捗と効果を定期的にチェックして、必要に応じて改善します。
目的を明確にして共有することで社内の理解も得られやすくなります。
また、オフィス移転はペーパーレス化の推進にうってつけの機会です。実際にご移転と同時にご相談いただくこともあり、書類を廃棄し書庫が減るとその分執務スペースとして使える面積が増えるというメリットもあります。そこから増やさないようにする方法も考えていきましょう。
「会議室がいつも埋まっている」に「はい」と回答したのは74％。さらに「打ち合わせスペースが十分にある」では「はい」は36％に留まりました。
多くの企業で、会議室が常に埋まっている状況があり、会議スペースが不足しているという課題が見えてきました。
【課題解決のヒント】
活用できるスペースがある場合は、オンライン会議などで利用できる1人～2人用のブース型の席の導入がおすすめです。用途に合わせた席を用意することで、スペースの効率化に繋がります。
会議室に予約システムを導入している場合は、予約状況と実働に相違がないかを確認し、予約されてるけど使われていない場合は運用方法を見直すことも有効です。
個室でなくても、ちょっとした打ち合わせができるスペースがあれば・・・という企業には、フレキシブルなスペース設計が効果的です。簡単に移動できるオフィス家具などを配置した空間を設けることで、打ち合わせの場を柔軟に確保することができます。
オフィスの移転・増床・レイアウト変更の際には、デザインだけでなく、自社の働き方に合わせたオフィスレイアウトを検討することが重要です。これにより生産性や効率を高めることができます。
ぜひ以下のリンクから診断を受けて、オフィスの課題とその解決策を見つけてみてください。
同じ会社のメンバーでも、人によって診断結果が異なる場合があります。複数名で診断してみることで、共通の課題はどこにあるのかが見えてくるかもしれません。ぜひ皆さんでご活用ください。
MACオフィスでは、はたらく環境の最適化をサポートする様々なサービスを提供しています。 もし診断結果に基づいた具体的な改善提案や、オフィスのリニューアルをお考えでしたら、お気軽にお問い合わせください。
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