会社や事務所が引越すときに必要な「移転挨拶状」。引越しを初めて経験する会社であれば、何を書いてよいのか分からない場合も多いことでしょう。この記事では、そういった方のために移転挨拶状の基本的な作り方を解説していきます。
移転挨拶状のサイズや紙の素材には、特にこれと言った作り方の決まりはありません。そのためハガキでも問題ないですが、しっかりとした印象を与えたいのであれば、ちゃんとした厚紙などを使い封筒に入れて送りましょう。一般的には、2つ折りの印刷案内状（角丸）を定形郵便用の洋形2号(162×114mm)封筒に入れて使用されます。しかし最近では、プリンター対応の和紙などの普及により、A4用紙を3つ折りにして定形郵便用の長形3号(120×235mm)封筒に入れて使用されることもあります。
個人の場合とは違い、会社の引越しは取引先などへも影響します。発送は余裕をもって3週間〜1ヶ月前にはしておきましょう。また、移転挨拶状には最低限記載しておくべき内容があります。社名や宛名の他に基本となる項目は下記を参照して下さい。
・移転先住所と旧住所
・移転先住所の電話番号
・移転先住所のFAX番号
・移転先住所で業務を開始する日にち
また、以下は簡単な挨拶や日頃の感謝等の一例です。
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本社オフィス（○○営業所）移転のご案内 拝啓 （月の挨拶文）、貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。 さて、株式会社○○○では、○○○○○（理由）のため、別記の通り本社オフィス（○○営業所）を移転することとなりました。 これを機に、社員一同（営業所一同）より一層の努力をしてまいりますので、何卒倍旧のご支援ご厚誼を賜りますようお願い申し上げます。 まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます。
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可能であれば周辺地図も載せておくと、受け取った相手からすれば助かるはずです。統一された作り方がないものだからこそ、どういった会社かが分かるのが移転挨拶状の特徴といえます。
少人数の会社であれば、インターネットで無料のテンプレートが数多く公開されているためそれを活用して移転挨拶状を作り、スタッフ自ら発送することは十分に可能です。しかし、スタッフが多く規模の大きい会社であればかなりの手間となってしまいます。そんなときは、挨拶状などを専門に作成している会社に外注するのもよいでしょう。実際に打ち合わせをしなくてもネット上で簡単に注文できる上に、作り方の種類や文面の内容などのテンプレートも豊富です。
・無料テンプレートサイト例
「文書テンプレートの無料ダウンロード」(http://template.k-solution.info/2007/06/01_word_1_115.html)
・専門会社例
「挨拶状ドットコムProfessional」(http://www.aisatsujo.com/items/?m=Item&a=SentenceList&category1=10)
移転挨拶状には特に決まった作り方はありません。自社の規模やイメージに合わせて、もっとも適した作り方を選んでいきましょう。ただ、最低限記載しておくべき内容や発送の時期については注意しておく必要があります。
