オフィス移転は、企業経営において大きなターニングポイントになります。業務効率の向上や働きやすい環境づくり、企業イメージの向上なども含めて、理想のオフィス環境を実現するために、オフィス移転コンサルの活用がおすすめです。
とはいえ、コンサルタントとの相性やサービス内容によっては期待通りの成果が得られないケースもあります。まず、コンサルの選び方を知っておく必要があります。
今回は、オフィス移転コンサルを依頼するメリット・デメリットを解説するとともに、失敗しないコンサルの選び方についても紹介します。
オフィス移転コンサルとは、オフィス移転の一連の流れの中で、特定の領域について、アドバイス・業務代行などを担当するサービスです。業者によって担当領域・得意領域が大きく異なるため、自社の移転目的に応じて、適切な業者を選ぶ必要があります。
ここでは、オフィス移転コンサルに依頼できる業務や、依頼できる業者の種類について解説します。
オフィス移転コンサルに依頼できる主な業務は、下記の通りです。
| 業務 | 詳細 |
| オフィス移転にともなう業務・手続き全般の代行 | 移転先の選定や契約手続き、内装デザインやレイアウト設計の手配など。 |
| オフィス移転のスケジュール調整 | 移転準備から引っ越し完了までのスケジュール作成、各業者との調整やタスク管理など。 |
| オフィス移転のコスト調整 | 予算作成とコスト管理、業者からの見積もり比較と価格交渉など。 |
| オフィス移転に関するアドバイス | 予算作成とコスト管理、業者からの見積もり比較と価格交渉など。 |
| 取引業者との条件交渉 | 内装工事、運送業者、ネットワーク工事業者との価格・条件交渉など。 |
下記は、オフィス移転コンサルを依頼できる業者の種類です。
| 業務 | 詳細 |
| オフィス移転にともなう業務・手続き全般の代行 | 移転先の選定や契約手続き、内装デザインやレイアウト設計の手配など。 |
| オフィス移転のスケジュール調整 | 移転準備から引っ越し完了までのスケジュール作成、各業者との調整やタスク管理など。 |
| オフィス移転のコスト調整 | 予算作成とコスト管理、業者からの見積もり比較と価格交渉など。 |
| オフィス移転に関するアドバイス | 予算作成とコスト管理、業者からの見積もり比較と価格交渉など。 |
| 取引業者との条件交渉 | 内装工事、運送業者、ネットワーク工事業者との価格・条件交渉など。 |
上記のように、オフィス移転コンサルを依頼できる業者にはそれぞれ専門分野があるため、場合によっては複数の業者に個別で依頼する必要があります。
例えば、オフィス家具を取り扱うメーカーは、家具調達以外の業務（物件選定や引っ越し）はカバーできない場合があるため、その際は別途他の業者と連携が必要になるでしょう。
オフィス移転コンサルへの依頼には、魅力的なメリットがある一方で、デメリットも存在します。コンサルに依頼する前に、メリット・デメリットを押さえておきましょう。
オフィス移転コンサルに依頼する大きなメリットは、コストや業務負担を抑えつつ、企業の成長戦略や働き方改革を反映した理想的なオフィス環境を実現できる点です。
オフィス移転は多くの工程や関係者が関わる複雑なプロジェクトであり、担当者に大きな負担がかかります。しかし、コンサルに依頼すればワンストップで対応してもらえるため、担当者の業務負担を大幅に軽減できます。そして、社内リソースを通常業務に集中させることが可能です。
さらに、コンサルは不動産仲介業者、内装業者、運送業者など各種業者とのネットワークをもっており、業者の斡旋や条件交渉を代行してくれます。そのため、最適な業者選定や価格交渉を通じて、無駄なコストを削減しながら質の高いサービスを受けることが可能です。また、複数の業者と直接交渉する手間を省けるため、時間的コストの削減にもつながります。
加えて、オフィス移転の目的や課題を明確にする段階からサポートを受けられるため、移転の意図やゴールをしっかりと定められ、意思決定に迷わなくなる点も魅力です。
オフィス移転コンサルに依頼する際には、担当者や依頼先との相性が合わない場合があることに注意が必要です。オフィス移転は多くの工程を含む長期的なプロジェクトであり、担当者との円滑なコミュニケーションや信頼関係の構築が欠かせません。
しかし、依頼先の得意分野と自社のニーズが一致しない場合や、担当者との意思疎通がうまくいかない場合には、計画や進行がスムーズに進まないリスクがあります。
例えば、自社がコスト削減を重視しているにもかかわらず、デザイン重視のコンサルに依頼してしまうと、提案内容にズレが生じ、意図した結果が得られない可能性があります。
また、担当者とのコミュニケーション不足により情報共有や意思決定が遅れ、スケジュール管理が難航するケースもあるでしょう。これにより、移転準備が長引いたり、予算が膨らんだりするリスクも発生します。
こうしたリスクを回避するためには、依頼先の選定時に得意領域や過去の実績を確認し、自社のニーズに合ったコンサルを見極めることが重要です。また、初期の打ち合わせ段階で担当者との相性やコミュニケーションのスムーズさを確認し、信頼できるパートナーかどうかを判断しましょう。
オフィス移転コンサルの費用相場は下記の通りです。
| 小中規模オフィス（従業員100人未満※） | 100万円～300万円 |
| 大規模オフィス（従業員100人以上） | 300万円〜1,000万円以上 |
上記はあくまでも目安であり、依頼する内容や業者によって異なる点に留意しましょう。依頼前には、複数の業者から見積もりを取り、比較検討することも大切です。
※一般的にコンサルタントへの依頼は、従業員数70名〜80名以上の規模の企業が行うケースが多数です。
適切なコンサルを選ばないと、理想的なオフィス環境を実現できなかったり、コスト超過が発生したりする可能性があります。失敗しないためにも、オフィス移転コンサルの選び方を押さえておきましょう。
オフィス移転コンサルを選ぶ際には、自社のニーズと合ったサービスを提供しているかどうかを見極める必要があります。オフィス移転の目的は企業によって異なり、業務拡大、コスト削減、業務効率化、ブランディング向上などさまざまです。
そのため、まずは自社のニーズを明確にし、それに対応できるコンサルかどうかをチェックしましょう。例えば、新オフィスの物件探しからサポートしてほしい場合は不動産仲介に強いコンサルを、デザインや内装にこだわりたい場合は設計・デザインに特化したコンサルを選ぶ必要があります。
また、どこまで依頼できるのかを確認することも重要です。オフィス移転には、物件探し、レイアウト設計、内装工事、インフラ整備、引っ越し作業など多くの工程が含まれます。これらをワンストップで依頼できるコンサルを選ぶと、担当者の負担を軽減できます。
費用の総額が適切かどうかも重要なポイントです。同じ移転内容でも、業者によって費用の内訳や料金体系が異なるため、複数社から見積もりを取り、相場を把握しましょう。特に、費用が極端に安い場合は、必要な工程が省略されていないか、サービスの質が十分かどうかを注意深くチェックする必要があります。
また、明朗会計であるかどうかも重要なポイントです。契約後に追加費用が発生しないように、料金プランが明確に提示されているかを確認しましょう。具体的には、「基本料金に何が含まれているのか」「オプション料金は何が対象になるのか」といった点を事前にすり合わせるようにします。
さらに、コンサルによっては「コスト削減が可能」と謳っている場合がありますが、その理由が明確であるかを確認しましょう。例えば、独自の業者ネットワークを活用して割引価格を実現しているのか、過去の実績から無駄な工程を省くノウハウがあるのかなど、具体的な根拠を提示してもらうことが大事です。
オフィス移転は、建物の構造や安全基準に関わるさまざまな法令を遵守しながら進める必要があります。具体的には、建築基準法、消防法、安全衛生法などが関係しており、これらの法令を満たさないと罰則が発生したり、移転後の使用許可が下りなかったりするリスクがあります。
そのため、コンサルを選ぶ際には、コンプライアンス意識が高いかどうか、法令に詳しいコンサルタントが在籍しているかどうかを確認することが大切です。
コンサルタントとの相性は、オフィス移転をスムーズに進めることと、満足度の高い結果を得るために欠かせません。事前の打ち合わせややり取りを通じて、コミュニケーションのしやすさを確認しましょう。
また、柔軟な対応力もチェックポイントです。企業によって、オフィス移転で解決したい課題は異なります。例えば、業務効率化を最優先にしたい、デザイン性を重視したい、コストを最小限に抑えたいなどです。コンサルタントが自社の意見や要望を丁寧にヒアリングし、状況を理解した上で最適な提案をしてくれるかどうか見極めましょう。
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オフィス移転コンサルは、オフィス移転に関するアドバイスや業務代行などのサポートをするコンサルタントです。オフィス移転コンサルに依頼することで、理想的なオフィス環境を実現しやすくなります。
しかし、オフィス移転をどこにコンサルティング依頼するかによって、得られる結果は大きく変わります。複数の業者から見積もりを取り、慎重に依頼先を検討しましょう。
