事業運営を継続するなかで、オフィスの移転を考えることもあるでしょう。しかし、理由が曖昧なままオフィスを移転すると、不首尾に終わるリスクがあります。
今回は、オフィスの移転のよくある理由や成功のポイントを紹介します。オフィスの移転を検討中の方は、ぜひ参考にしてください。
オフィスを移転するときには、移転の理由を明確化することが大切です。移転の理由が曖昧だと物件選びの基準も曖昧になり、移転後に不満が出てくる可能性があるためです。
仮に従業員が増えてオフィスが手狭になったため、移転を考えたとしましょう。しかし、「オフィスのスペースが足りないので、広いオフィスに移りたい」という理由を忘れて、賃料や立地、設備などに意識が傾くと、移転後のオフィスも狭かったなどの問題が起こりかねません。
その結果、再度オフィスを移転することになれば、今回の移転にかかったコストと労力が無駄になる上に、新たなコストが発生してしまいます。そのような事態を防ぐためにも、オフィス移転の理由を明確にし、その理由を軸に移転の計画を進めましょう。
オフィス移転の理由を考えるにあたり、他の企業はどのような理由で移転するのかが気になる方もいるのではないでしょうか。そこで、ここではオフィス移転のよくある理由を7つ紹介します。
オフィス移転のよくある理由のひとつが、従業員の増員に対応することです。事業が順調に成長し、従業員が増えるのは喜ばしいことですが、増えた人数によってはオフィスが手狭になる場合があります。
今のオフィスで従業員が快適に働くスペースが確保できないようなら、オフィスを移転するのが賢明です。
スペースを確保できる場合でも、従業員の作業スペースが狭くなるようなら移転を検討しましょう。窮屈なオフィスは、作業しづらかったりストレスを感じたりして生産性が低下することがあるためです。
なお、従業員の増員によってオフィスを移転する場合は、現状の人数に合わせたオフィスではなく、広めのオフィスを選ぶのがおすすめです。将来的にさらに事業が成長し、従業員数が増える可能性があるためです。
短期間でオフィス移転を繰り返すとコスト面の負担も従業員の負担も大きくなるので、ゆとりをもたせましょう。
従業員の生産性やモチベーションアップのために移転を検討する場合もあります。オフィスの快適性は、従業員の心身に大きく影響するためです。
例えば、日当たりが悪かったり騒音が大きかったりすれば、ストレス増大、集中力低下といった弊害が生じるでしょう。
職場環境の向上のためにオフィスを移転する場合は、作業スペースの広さや日当たりの良さ、静かさなどを基準に物件を選定しましょう。交通機関が充実している、ランチや買い物がしやすいなど、立地面も重要です。
従業員のモチベーションや集中力をより高めたいという場合は、個人用ブースや休憩スペース、リフレッシュスペースなどを設置するのも良いでしょう。
従業員満足度を向上させる方法を知りたい方はこちらをご覧ください。
「従業員満足度（ES）の向上方法とは？注目される背景や期待できる効果も解説」
人材確保の戦略の一環として、オフィスを移転するケースもあります。就職・転職活動の際に、オフィスの働きやすさを条件のひとつとしてあげる求職者が多いためです。
オフィスの立地や設備の充実度はもちろん、外観やインテリアなどのビジュアルの良さもアピールポイントになります。
オフィス内の設備やインテリアはリノベーションで対応できる場合もありますが、立地や面積、建物の外観などにこだわる場合は移転が必要です。
オフィスの立地が企業イメージにつながるため、ブランディングのために移転する場合もあります。
例えば東京都でいうと、表参道や青山はデザイン・アパレル系企業が多い、渋谷や六本木はIT系企業が集中しているなど、エリアごとにイメージが異なります。
自社と同じ業種の企業が集まるエリアにオフィスを構えれば、何の企業なのかがイメージしやすくなるためブランド化もしやすくなるのです。有名なエリアにオフィスがあると、信頼を得やすくなるという利点もあります。
また、同業他社が集まる場所にオフィスがあると、最新のマーケティング情報や業界の動向など、重要な情報が入手しやすくなるのもメリットです。
リモートワークやハイブリッドワークなど、近年増加している新たな働き方に対応する目的でオフィスを移転する企業もあります。
リモートワークやハイブリッドワークを導入すると、出社前提のワークスタイルと比較して出社率が低下し、オフィス内の余剰スペースが拡大するためです。
オフィスが広いとその分コストも上がるので、現在の出社率に見合った面積のオフィスに移転しコスト削減を図ります。
フリーアドレスやABW（アクティビティベースドワーキング）を導入し、従業員個人の座席を設置しない場合も、オフィスの面積を減らせる可能性があります。
コスト削減もオフィス移転のよくある理由です。オフィスを移転すると初期費用や引っ越し費用などで、それなりのコストがかかります。
しかし、現状よりも賃料が安いオフィスに移転すればランニングコストが下がるため、長い目で見ればコスト削減につながるのです。
オフィスの賃料は固定費のなかでも割合が多いため、コスト削減効果も高まります。また、オフィスの条件によっては、水道光熱費を下げられる場合もあります。
固定費の削減について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
「固定費を削減する方法とは｜メリットや削減時の注意点を解説」
賃貸借契約が満了を迎え、やむを得ずオフィスを移転するケースもあります。オフィスの賃貸借契約は自動更新されることが多いですが、使用期限が設定されていたり、オーナー変更によって契約が継続できなかったりすれば移転するしかありません。
また、契約自体には問題がなくても、建物の老朽化が進んで建て替えや取り壊しなどが行われる可能性もあります。
オフィス移転が失敗すると、従業員の生産性が落ちたり、再移転することになり余計なコストがかかったりする可能性があります。そのようなリスクを回避するためにも、オフィス移転を成功させるためのポイントを知っておきましょう。
オフィス移転はやるべきことが多く、大きなプロジェクトになる場合がほとんどです。従業員だけでなく、取引先や従業員の家族まで影響が及ぶため、専門チームを立ち上げ計画的に進めましょう。
専門チームを組んでおくと、計画進行や進捗確認、トラブル発生時の対応などがスムーズになるためです。
ただし、チームメンバーが特定の部署の従業員に偏ると、「その部署にとって都合が良いオフィス」になる可能性があります。さまざまな意見を取り入れるためにも、複数の部署の従業員から選定しましょう。
オフィス移転のプロジェクトには、物件選びやオーナーとの交渉、オフィスの改装工事など、自社の都合だけで進められず時間がかかる工程が数多くあります。当初の予定よりも進行が遅れることも多いため、ゆとりのあるスケジュールを立てましょう。
ギリギリのスケジュールを立てていて予定通りに計画が進まなかったら、通常業務に支障が出るおそれもあります。
オフィスの規模などによって異なりますが、一般的にオフィス移転には移転決定から12か月程度の時間がかかることを把握した上でスケジュールを考えましょう。
オフィス移転に必要な準備を知りたい方はこちらをご覧ください。
「オフィス移転のチェックリスト！12か月前から移転後まで必要な準備を網羅」
オフィス移転をお考えの方は、ぜひMACオフィスにご相談ください。MACオフィスの「WEOマネジメント」は、企業にとって最も適切なオフィス環境を整備するためのサービスです。移転の理由や目的を踏まえたシナリオをご提案いたします。
現オフィスの環境や経営課題に基づき現状を分析し、「本当にオフィスを移転すべきなのか」という点から考えるため、目的に対して無駄が生じません。移転を検討する場合も、アップサイジング移転やダウンサイジング移転、さらにはサテライトオフィスやシェアオフィスの併用など、多方面からご提案いたします。着手金無料・完全成功報酬型で対応していますので、まずは下記から事例をご確認ください。
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オフィス移転は従業員の生産性やモチベーションを向上させたり、コストを削減したりするのに役立ちます。ただし、目的が曖昧なまま計画を進めると失敗する確率が高まるため、目的を明確化することが重要です。今回紹介した内容を参考に、自社の課題解決を見据えたプランを立てましょう。
