ミーティングやセミナーで使用することの多い「貸し会議室」。大きな会議室のない企業にとっては、ピンポイントで利用できる便利なサービスです。一般の企業が利用するに当たって、どんなメリットやデメリットがあるのでしょうか。
オフィス改装や増築の場合は一時的に会議室が使えなくなるケースもあります。そんなときに貸し会議室を使えば、通常通りに打ち合わせやミーティングができ、大きな会議と工事の日程が重なっても業務に支障をきたすことはないでしょう。また、施設によってはマイクやプロジェクターといった備品や設備を貸し出ししているところもあるため、様々な目的の会議に柔軟に対応できるのも魅力のひとつです。
また、オフィスの規模を大きくすれば、その分家賃は高くなり固定費がかさみます。そういった背景から、小規模な企業ではコスト削減のためにオフィスに大きな会議室を設けていない場合もあります。そうした企業が研修やセミナー、勉強会を行うときに貸し会議室は活躍してくれます。オフィスは極力必要最低限の部屋や機能だけ残して固定費を抑え、残りは貸し会議室などの外部サービスを利用することによって固定費を押さえることができるのです。
コスト削減に一役買ってくれる貸し会議室ですが、あまりに頻繁に利用すると、割高になってしまうこともあります。年に1回や2回の大きな社内イベントのときにだけ利用するのであればコストを抑えることができるかもしれませんが、月に何度も利用する機会があると、オフィスを変えたほうが良いかもしれません。大きな貸し会議室であれば、1日押さえると数万円、場所によっては10万円以上かかる施設もあります。貸し会議室を利用する際は、定期的にそのコストパフォーマンスを計算しておくようにしましょう。
貸し会議室を展開している会社を調べるには、検索サイトの活用が便利です。以下のようなサイトを使って、目的に応じた会議室を探してみましょう。
①「Instabase(インスタベース)」(https://www.instabase.jp/)
…エリア別検索はもちろん、「打ち合わせなのか、商談なのか」といった用途別検索や、無線LAN有無などの設備別検索など、様々な目的に合わせて条件検索できるのがポイントです。
②「貸し会議室ネット」(http://www.kashikaigishitsu.net/)
…検索サイトとしての機能はもちろん、直営している会議室数が日本一のため、会議のための弁当の手配なども行ってくれる豊富なサービズが魅力です。Q&Aコーナーも充実しており、柔軟な対応を求める人には最適におすすめです。
③「JMA貸会議室サーチ」(http://www.jma-m.co.jp/service.html)
…全国3000件を超える会議室を検索できるサイトで、その魅力は要望に合わせて会議室の選定から空室確認、予約などのすべての事務手続きを一括で行ってくれる「会場手配サービス」です。「時間がない!」「手間を省きたい!」といった人にはおすすめのサイトといえるでしょう。
小さな企業や年に1度のイベントを開いたり、オフィス改築の際に臨時的に使う分にはコスト削減になる貸し会議室。しかし、あまりにも頻繁に利用する場合は、本当にコスト削減になっているのかを計算してたしかめておきましょう。
