大事な顧客や取引先と、今後も関係性を保っていくうえで大切な「接待」。ただ、入社したからといって接待の特別講座があるわけではありません。基本的なポイントは自分であらかじめ学び、次につながる接待を目指しましょう。
接待の第一のコツ、それは「準備」です。準備は接待が決まってから行うものだけではありません。それまでの会話ややり取りから相手の好みや嗜好、興味のある分野を事前に聞き出しておきましょう。「刺身が苦手な相手に、刺身が有名な店をセッティングしてしまった」といったことがあってはいけません。いくつか候補を挙げて、先方に確認するのがベストです。以下は押さえておきたいポイントです。
・好き・苦手な食材や料理
・家族構成(手土産を選ぶときの参考に)
・誕生日などの記念日(できれば家族の記念日、入学や卒業、就職などの情報も)
・住所(場所の選定や終電の時間の管理のため)
・持病の有無
・タブー事項(避けた方が良い話題、人の話、主義など)
・候補先への来店経験の有無
また、お店選びは電話一本ですませず、必ず現地に行って下見をすることが鉄則です。できれば接待と同じ曜日、時間帯に事前に来店し、お店の雰囲気や配膳のスピード、さらには店内のレイアウト確認しておきましょう。サプライズなど特別な演出をする場合は、お店側にも協力してもらうようしっかり打ち合わせをしておく必要があります。以下は最低限把握しておきましょう。
・料理のクオリティ、提供スピード
・店員の接客態度
・上座、下座と誰がどこに座るのがベストか
・トイレやクロークルームなど、最低限把握しておいた方がよいレイアウト
接待は基本的に複数対複数で行われます。そのため各々の「役割分担」が重要なコツです。盛り上げる役、お店側と連携を取る役、相手の重役にメインでつく役、さらには席の配置などを含め、事前に役割分担を確認しておきましょう。また、「◯◯さんはビールよりも日本酒が好き」「◯◯さんは少し酒癖が悪い」といった情報も事前に共有しておくのが得策です。状況や場合にもよりますが、あまりに堅苦しい雰囲気では相手も楽しめません。役割分担をしっかりとし、それぞれが場を盛り上げることに専念しましょう。以下、基本的なポイントです。
・開始時間は年配の方もいることを考慮し、相手の状況を確認しつつ18時を目安にする
・お土産の用意(相手の家族構成を参考に)
・帰りのタクシーの手配をあらかじめしておき、終わる前に店に連絡をしてもらう
・それぞれの役割分担
・お酒は例え飲めなくても口だけつける
・二次会を用意している場合や、急遽行く流れになったときの候補先はあらかじめ押さえておく
ただ、ある程度の「節度」は必要です。接待は単なる宴会ではなく、あくまでも「仕事の一環」ということを忘れてはいけません。羽目を外しすぎて、逆に関係にヒビが入ってしまわないよう配慮しましょう。
接待後は、できれば相手の家庭環境(夫婦2人ぐらし、子供もいる、単身など)と好みに合わせた手土産を渡し、見送りはしっかりと行います。また、翌日のお礼メール、もしくは手紙は忘れずに送るようにしましょう。「アフターフォローまで」が接待のコツです。以下は抜けなく行いましょう。
・手土産の渡し忘れはないかの確認
・領収書を会社名で切ってもらう
・お礼メール・手紙の送信
・接待後に直接会った場合は、お礼メール・手紙を送っていたとしても再度感謝を伝える
・接待を企画する側の場合、協力してもらった上司や同僚に感謝を伝える(または、企画してもらった部下や同僚に労いの言葉をかける)
接待のコツの大前提は、「相手を知り、相手に心地よい雰囲気を提供すること」です。仕事の話ばかりではなく、お酒の席ならではの会話をしてこそ信頼関係は深まります。事前の準備はもちろん、アフターフォローまで抜かりなく行いましょう。
