オフィスの移転が決まったら、新オフィスのレイアウトについては失敗のないように計画したいですよね。社内のレイアウトでは実務のしやすいすっきりとしたレイアウトが望ましいですが、ここでは企業のイメージやコンセプトを感じられる、いわばオフィスの顔となる受付周りのレイアウトについて考えてみましょう。実例を交えて様々なタイプの受付レイアウトをご紹介していきます。
受付はオフィスを訪れる人が最初に目にするオフィスの顏とも言える重要な場所です。移転前にはどのような受付を構えていたでしょうか？良い点はまた引き継ぎ、改善したい点は移転の機会に一新できるチャンスです。
レイアウトデザインのプロに依頼すれば会社のロゴやイメージカラーを取り入れた大胆で洗練されたデザインを取り入れることも可能です。またアートや植栽を取り入れて来客者に印象強いエントランスを作ることもできます。まずは受付空間の広さや予算に応じてどんなレイアウトが可能か考えてみましょう。
エレベーターを降りてすぐにオフィスが広がる、といったワンフロアの物件などはパーティションを設置して仕切ることで受付空間を確保することができます。狭い空間でもライティングや壁面の造作、カーペットの色使いなどにより幅広いデザインが可能です。オフィスデザインを請け負う会社の施工例などを参考にすればよりイメージを膨らませることができます。近年小規模オフィスやベンチャー企業では受付に人を置かずに無人型の受付を作っているところも多くなってきました。それぞれのメリット・デメリットを考えながらあなたのオフィスにぴったりの受付を作りましょう。
受付の役割はお客さまを迎えるだけではなく、社内への立ち入りをチェックするというセキュリティの面でも重要です。監視カメラなどのセキュリティシステムについても移転の機会にレイアウトと同時に再度確認しましょう。
オフィスの受付には有人型と無人型の2通りがあります。有人型は文字通り受付に人員を配置したタイプですが、「来客へのおもてなし」という観点からはオーソドックスで安心感もあります。受付にいるスタッフの制服などと調和した、すっきりとしたデザインの受付が好まれます。
小規模オフィスなどでは昨今では無人型受付も一般的になってきています。無人化することで受付業務をより効率化し、セキュリティを向上することも可能です。
スペース的な問題で無人型の受付にする場合などは、受付カウンターの設置をあえてせずに壁と一体化させたり、タッチパネル式のモニターを埋め込みで設置することもあります。無人受付には内線電話の設置をするのがオーソドックスですが、タッチパネル式の受付システムを導入する企業も増えてきています。無人受付システムのメリットは、取次がスムーズにいくこと、セキュリティ強化、またオフィスのエントランスの雰囲気の向上などもあげられます。
ここでは会社移転における受付レイアウトの事例を紹介します。
●日本製薬株式会社
企業ロゴのフォルムとカラーを取り入れ、未来的なエッジ感をタイルカーペットの貼り方で表現しています。製薬会社なのでクリーンなホワイトを壁面前面にし、アクセントカラーとしてブルーグリーンの椅子を配置しました。これによりスタイリッシュな空間デザインが実現しています。
●ビデオジェット・エックスライトエックスライト株式会社
グローバル企業3社が拠点統合する新オフィスのエントランスとしてふさわしい大胆で革新的なデザインです。壁と天井、床の継ぎ目を感じさせないようなシームレスなフォルムを企業のコンセプトとして空間全体で表現しています。
●HOYA株式会社
歴史あるグローバルカンパニーの本社として本社としてふさわしい空間設計をするため、ゆとりや落ち着き、あたたかみと広がりをコンセプトに表現しています。エントランスは包み込むようなRのフォルムでベージュトーンの落ち着きのある空間です。訪問者のアイレストとしてソファの横の壁面に造花の植栽を配置しています。ダウンワイトはランダムに灯され、きらめき感を演出しています。
●マイルストーン・キャピタル・マネジメント株式会社
エントランスではお客様へのおもてなしと同時にこの企業に依頼したい、と思っていただけるよう確かな信頼と安心を得られるような空間デザインです。エントランスに入った瞬間に直感で確信する本物の材質と上品な空間を実現、木材や天然石のタイルを使って重厚感と堅実さを表現しています。
【事例紹介：株式会社MACオフィス】
受付のレイアウトを考えるにあたり、以下のようなポイントを決定していく必要があります。
・デザインのコンセプト
企業イメージに合うもので、空間を効果的に利用できるものが良いでしょう。社内でデザインイメージを考えるのが難しければ、専門業者にお願いすることで様々な提案をしてもらえ、予算に応じてデザインから施工まで一括してやってもらえます。
・有人型or無人型
受付に人を配置せずにタブレットやペッパー君を配置することも可能です。営業時間中は人員をおき、早朝や営業時間外に無人対応でタッチパネルを導入している企業もあります。どちらにしても受付業務の効率化とセキュリティの確保を実現したいですね。
・カウンターの設置の有無
受付スペースが広くない場合はカウンターを設置せず、壁面にタッチパネルを着けたり、壁と一体化したカウンターを作る方法もあります。カウンターは内線電話が置ける大きさが最小限あれば事足りるでしょう。来客にわかりやすく、同時に企業のイメージをアップさせるような設備が望ましいでしょう。
・来客用の椅子の有無
担当者が来客者のところまで出てくる間の待ち時間に座ってもらえるスペースです。これはある方がベターですが、受付スペースの広さにより無くても支障はなさそうです。
・内線電話の形式
オフィス受付電話機にも洗練されたデザイナーズフォンがおすすめです。従来型の受付用のビジネスフォンに比べてシンプルなデザインで扱いやすいうえ、スタイリッシュな印象が演出できます。また、配線の煩わしさを排したコードレスフォンや、電話機は置かずiPadなどタブレットで代用する企業も増えてきています。タブレット型であれば配線工事なども不要です。
オフィス移転の際には会社の顔というべき受付のレイアウトにもこだわりをもちましょう。会社のイメージカラーやロゴを効果的に取り入れるのがベターですが、カウンターや受付スタイルも様々なものがありますので、この機会にいろいろな事例を参考に素敵な受付を実現させたいですね。
