企業に求められているワークスタイルの改革という言葉を耳にすることは多いと思いますが、実際にどこから手をつけていけば成功するのでしょうか？総務省では行政管理局にオフィス改革担当部署を開設し、働き方の改革を働く現場の改革とセットで考えていこうという取り組みをしています。出産や育児、介護などで優秀な人材が働けなくなってしまうなど労働者不足の問題にもワークスタイル改革は効果的ですので、いま一度どのような方法があなたの会社に合うのか考えてみましょう。
ワークスタイル改革にとりかかるにあたり、働くオフィスの環境から一新すべきという考えから総務省行政管理局では試行的取組が行われています。
・情報の電子的共有とペーパーレス化
・コミュニケーションの活性化
・意思決定の迅速化
・柔軟な打ち合わせスタイル
まずは、このようなことに焦点が当てられました。
総務省で実際行った改革は、今までの個人に割り当てていたデスクをなくし、フリーアドレス制を導入しました。職場内のコミュニケーションを活性化するために、その日の自分の抱えている案件で最も話をする同僚の近くに座るというスタイルです。新たなオフィス内では机も椅子も簡単に動かせるので、他のチームともすぐに打ち合わせができるようになりました。
また書類は基本的に電子化することによって資料や書類をおくスペースが必要なくなり、デスクの上はすっきりと片づき、印刷やコピーにかかるコストも削減しました。
会議室において、以前までは事前予約制でしたが、会議室の代わりにフリースペースを数ヶ所作り、机や椅子、パソコン端末を一時的に移動してすぐに打ち合わせができるようになりました。
このような改革を一般企業でも行うことを政府では推進しています。そのモデルケースとして総務省が以上のような改革を始動したのです。労働者不足が深刻な問題になっている現状でワークスタイル改革を進めることや、より柔軟な働き方を提供することによって様々なメリットがあるのです。
・人材確保
近年、ITの発達によりデバイスの多様化やクラウドサービスの提供などが盛んになり、膨大な情報にどこからでもアクセスできるようになりました。これにより場所や時間を選ばずに働くことが可能になってきたので、在宅勤務やフレックス制により人材確保ができる時代になったと言えます。子育てや介護などの理由で従来の働き方ができなくなってしまった人でも、ワークスタイル改革により場所や時間の制約を受けずに働くことが可能になり、企業は有能な人材を確保できるようになります。
・働く人のモチベーションアップ
ワークスタイル改革により、社員ひとりひとりが働くことにさらに意欲的になれば、会社全体が機動的に動く力となり生産性が高まります。また、ワークスタイル改革により残業時間が減ったり、人材登用の幅が広がることで労働者の満足度も高まります。これは離職率が高いという問題を抱えている企業には特に重要な課題です。
・コスト削減
従来は会社のデスクでしかできなかった仕事も出先や家でモバイル化できれば時間やコストの無駄が省けます。例えば在宅勤務などのテレワークを導入すると社員の出張や交通費、オフィスのスペース、人件費などのコスト削減につながります。また社員の離職率を少なくすることで頻繁な労働者の募集や育成にかかるコストも削減できます。
以上でご紹介した国家公務員のワークスタイル改革を参考に、一般企業でワークスタイルを改革していくには、まずどこからはじめればいいのでしょうか。
まずは自社の業務にはどのような改革が合うのかを十分に検討します。
業務に合わない改革や実際にそれを使っていく労働者に受け入れられないようなシステムの導入をしても成功とは言えません。
ワークスタイルを改革することで何を目指すかを明確にしましょう。
例えば会社全体の生産力の向上、イノベーションやコラボレーション、従業員の満足度の向上や離職率の低下など明確な目標をたて、目的に沿った改革をしていきます。その目標に対してどのようなインフラの整備が必要でしょうか？例を挙げるとモバイルワークやフリーアドレス制、ペーパーレス化、オープンスペースや在宅勤務、福利厚生の充実などたくさんの方法があります。ワークスタイル改革にはインフラ整備だけではなく、制度を新しく導入する必要性もおのずと出てきます。バリュー評価や成果型の報酬制度、雇用形態の多様化、ワークライフバランスの支援などです。
これらの改革の具体的要素が決まれば、次に重要なのは社員全体にきちんとしたトレーニングの機会をもち、新システムの定着を図ることです。
労働者が効率の良い働き方で生産性を上げるためには、ITの導入が不可欠になります。デスクの上にあるパソコンだけでなく、ノートパソコンを社内で持ち歩いたり、外まわりの社員がどこにいても社内のサーバーにアクセスできるモバイルワークがあれば生産性向上につながります。
また、チャットやWEB会議を導入することにより、海外支社や全国のグループ社と情報共有でき、コミュニケーションも瞬時にとることができます。これは業務のスピードアップとコスト削減につながります。
会議の資料もタブレットでペーパーレス化をすれば資源や時間の無駄が省け、情報漏えいのリスクも減らせます。また、従来は顧客の個人情報を紙で保管していたところをタブレット導入によりペーパーレスはもちろん、企業にとって重要なセキュリティ強化を図ることもできます。
ワークスタイル改革では新たなデバイスやITの導入と同時に制度の改革も必要です。そこには組織の運営の仕方から、重要事項や会議などの決定プロセス、雇用形態や人事評価も含まれます。制度の面からもワークスタイル改革をすることにより、社員のモチベーションアップを図り、生産性が向上することによって顧客満足度にもつながります。これを実現するには過重労働などの問題をなくし、無用な残業などを排除するなど、限られた時間の中で効率的に働くよう意識変革をしなければいけません。また、勤務時間帯や働く場所の工夫をしたり、在宅勤務を可能にするなどの変革ができる職種であればそれも効果につながります。
政府も推進するワークスタイル改革の概要とその進め方、あなたの会社にはどのような改革が合っているでしょうか？インフラ整備はしてみたが実際に浸透していないなど改革がうまくいっていないケースに陥らないよう、社員一丸となって企業の活性化に臨みましょう。
