オフィスを開設すると決めたものの、何から手を付ければ効率的で失敗せずに開設できるのか悩む人も多いでしょう。出来るだけコストをかけたくないし、オフィスを開設する時に必要な手続きから物件探しとレイアウト、設備や備品などのオフィス環境を整えるまでに何をどう準備していけばいいのかについて、オフィス開設全体の流れをご説明します。
オフィスを開設するとなると必要なのは資金ですが、資金を調達する前に準備できることはたくさんあります。
まずは徹底して情報を集めることです。インターネットを通じて無料で膨大な情報収集をすることができます。オフィス開設に必要なことは何か、同業種の人の体験談などを調べてみることも大変参考になります。ただし、体験談には「良い事例」と「悪い事例」があります。それを如何に客観的に捉えられるかがオフィスを開設した後の試金石となるでしょう。オフィス開設に伴うリスクなども知っておけば、そのリスクを回避できる可能性があります。
情報収集のツールとして有用なのは、ブログやSNSなどです。ブログでは実際に開設した人の実体験が書かれているので、役立つ情報を詳しく得ることができます。SNSは、情報交換などに利用することができます。経験者に質問してアドバイスをもらうこともできます。また、ツイッターなどでは、コンサルタント会社の経営者など、普段は有料でなければ情報が得られないような人をフォローしておくと有益な情報が入ってくることもあります。
オフィス開設のイメージができたら、事業計画を立てましょう。事業計画は今後の事業を発展させていくための地図のようなものです。事業計画をどれだけしっかりと立てられるかによって、資金がどれくらい必要になるかを明確にしたり、融資を受けやすくなるなど、内容次第でその後の展開が変わってきます。事業計画書は初めから人に依頼せずに、まずは自身で作成してみてください。そして、オフィスを開設するための資金がどれくらい必要なのかを計算して、概算の金額を想定します。
参考までに、資金の調達方法についても少し触れてみます。全て自己資金でまかなえれば一番良いのですが、そうではない人のために国や地方自治体による創業融資支援制度が設けられています。無担保、無保証で融資を受けられますので検討しましょう。ただし、開設のための資金全体の3分の1ほどは自己資金を準備しておきたいところです。自己資金がないと日本政策公庫（旧国民生活金融公庫）からの融資を受けるのが難しくなりますので注意が必要です。その他、地方自治体で行っている制度を利用したり、商工会などで融資を受けるなど、色々な方法があります。自治体の窓口で相談し、商工会議所などで行われているセミナーに参加してみましょう。
そして、オフィスの開設時には、法人登記、税務署、各自治体への各種書類の提出が必要です。オフィス開設には必要な手続きですので、忘れずに確認してください。
オフィスの開設準備でまず必要なのは「物件」です。どこにオフィスを構えるのか、自身の顧客となり得る人が多いエリアがどこなのかをしっかりと調べておく必要があります。
オフィス開設場所の候補地が決まったら、そのエリアの不動産会社に出向きましょう。実際に足を運んで相談することで、業種は何か、何人くらいのオフィスになるのか、家賃の予算など、必要な条件が明確になります。インターネットなどで調べるよりも、専門業者でしか分からないことまで教えてもらえることもありますので、不動産会社を何社か回ってみて、物件の内見も複数行ってみましょう。ただし、気に入った物件があってもその場では決めず、一旦持ち帰って検討する冷静さも必要です。
考えるべき条件が見えてきたら、オフィスに求めることの優先順位をつけます。それから改めて不動産会社を回ってみると、良い物件に出会える可能性が高まります。
物件が決まったら、オフィスレイアウトを考えます。オフィスレイアウトから内装工事や什器の選定、搬入など、自身ではできないことが多くありますので、業者に依頼することになります。オフィスレイアウト業者によっては、オフィスデザインやレイアウトから内装工事、什器の選定やOA機器の納入、引越しまで対応してくれるところもありますので、インターネットのマッチングサイトなどを利用して、複数の業者に会い、見積もりを取ってみましょう。納得がいくまで依頼内容を聞いてくれる業者を選ぶのも大切なポイントです。オフィスレイアウトの経験や事例を多く持っている業者であれば、より安心して依頼できるでしょう。
オフィス開設に向けた物件やレイアウトが決まったら、設備について検討を始めます。
ビル設備に関しては、トイレや給湯室、エレベーター、駐車場などは物件探しの際に確認しておきましょう。レイアウト以外にオフィス内の設備で工事が必要となるのは、電話回線や通信系の配線などです。最低限必要なのは、OA複合機、パソコン、一般電話機、ビジネスホンなどの準備です。OA複合機を選ぶ際には、中古は避けた方が無難です。結果的に無駄なランニングコストが発生しますので、新品が望ましいでしょう。パソコンに関しては、光回線が使えるかなどについても確認してプロバイダ契約をします。OA機器との接続も含めてネットワークを構築してください。一般電話機をオフィスで開通する場合には、会社の登記簿謄本などの書類を添えて申し込み、工事をして開通しますが、ビジネスホンの場合は、専門の装置の取り付けや配線工事、電話機ごとの設定など、自身ではできない作業が様々ありますので、専門の業者に依頼する必要があります。
これらの設備を購入するのか、リースにするのかによってもかかる費用が変わってきます。また、オフィスレイアウト業者に、この設備準備についても対応できるか相談してみてください。そして、会社の看板についても検討しておきましょう。インターネットで「看板デザイン」で検索すれば、様々な看板作成業者が出てきます。どのような種類の看板が準備できるのか、設置場所などとともに具体的な看板のイメージを指示して作成しましょう。
オフィス開設までの流れや必要な準備についてご紹介してきました。事業を展開するためのパフォーマンスを上げられる環境をどれだけ作れるか考えることが大切です。効率がよく、スムーズなオフィス開設のための参考にしてみてください。
