内勤作業を中心に行っている従業員の作業の効率化を特に図りたい時、事務所内のレイアウトをどのようにするのかは欠かせない要素となっています。適切な空間の確保、観葉植物の配置など、様々なアイデアを盛り込むことによって快適な事務所を作り上げる事ができ、従業員のモチベーションアップや来客者のイメージアップにもつながります。今回は、業種別に最適な事務所内のレイアウトを考えていきます。
行政書士や司法書士、弁護士など、いわゆる「士業」を生業としている人達が拠点として働く事務所の環境は、どういったものが適切と言えるのか見ていきましょう。
仕事内容の性格上、まず気を付けておきたいのは来客者のプライバシーを守らなければならない、ということです。人に知られたくないような裁判上の問題を相談しに来る来客者も多いので、できるだけ他の人と顔を合わせることの無いよう、事務所内のレイアウトに気を遣わなければなりません。
そのためには、まずパーテーションを多めに配置する必要が出てくるでしょう。来客者ごとに個別の部屋を用意することで安心感を与える効果があります。また、ガラス式のものにすることによって透明感や清潔感が出て、事務所内が落ち着いた雰囲気になります。さらに、キャスター付きのものを導入することで、事務所内で会議などを行う時にはパーテーションを適切な位置に動かし、広いスペースを確保する事も可能となります。
他にも考えるべきポイントとしては、業務の性質上、紙の書類が大量に発生する場合です。スペースを広くとる事はもちろん、引き出しが多いなど機能性の高いオフィス専用家具などを購入する事で速やかに整理でき、事務所内を常に綺麗な状態に保てるでしょう。
コールセンターは商品を買ったユーザーからのクレームなどを、電話を通じて受け付ける業界です。ユーザーの意見を真摯に聞き、対応策を検討するため、オペレーター達のストレスがたまりやすい環境と言えます。それを受けて、事務所も可能な限りストレスを軽減し、仕事に集中できるような環境を作り上げなければなりません。
具体的に検証していきましょう。まずはリフレッシュルームの必要性です。長時間、電話を通じて業務をこなしているオペレーター達にとって、休憩時間は必須です。給湯器や雑談スペースはもちろん、雑誌やテレビなど娯楽用品が置いてあればかなりリラックスができ、次の仕事への活力も湧いてくることでしょう。
また、照明が暗いと気分まで沈んでしまうため、部屋の中が全体的に暗い場合は、個別に卓上用照明などが置いてあるとベストです。
そして当然ながら、オペレーションを行うルーム内のレイアウトも重要です。企業の規模によっては多くのオペレーターが密集するような環境になるので、一人一人の作業スペースを広めに取れるようにしておきたいところです。そのために鍵となってくるのが「フリーアドレス」の導入です。オペレーターの仕事は状況に応じて固定席が割り当てられておらず、交代制のような場合も多いので、フリーアドレスを導入すると必要以上のデスクがいらなくなり、その結果スペースが確保できるのです。
現代においてIT企業が社会にもたらす影響は計り知れません。今や仕事や生活に無くてはならない大切なツールとなっていますが、多大な利益をもたらす可能性が高い業種であるからこそ、当然ながらそこで働く人の労働環境には細心のケアを払う必要があります。
一日中パソコンと向き合う仕事が圧倒的に多い中、休憩時間は重要な要素となります。事務所内における充実した休憩スペースの設置は、従業員達にとって束の間の憩いの場であり、コミュニケーションを取れる貴重な時間です。
もっとも、ただ休憩室を設置すれば良いというものではなく、そのレイアウトにも気を配らなければなりません。飾り気がなく、狭いルームでは息苦しさがあるので、なるべく広いスペースを確保する必要性があります。パーテーションなどで必要以上に仕切りを入れずに、天井が吹き抜けの構造になっているなど、開放感を味わえるような作りであれば仕事上のストレスも和らぐでしょう。
また、遊び心も大切です。大手IT企業ではゴロリと横になれるようなスペースや、レゴブロックなど昔ながらの子供の遊びを体験できるような仕組みを導入しています。無料で好きなだけドリンクが飲めるなどのサービスも充実している場合があり、わずかな時間であっても貴重なリフレッシュの時間となるように、細やかな配慮がなされています。
学習塾や個別指導塾は、事務員や勉強を教える教師、そして多くの小学生や中学生、高校生といった生徒が通う場所ですが、ここでも室内のレイアウトは大きな意味を持ってきます。やはり何といっても、勉強に集中できるような環境づくりに専念しなければなりません。
しかしながら、一般の学校のような教室の構成ではいかにも味気ないので、各々の塾で個性が発揮されているような、ユニークなレイアウトを作り出す必要性もあります。生徒の人数が少なく、室内に余裕があれば一人一人の机の隙間を大きく空け、そのスペースにオブジェを置くなどの工夫も面白いでしょう。
他にも限られた教室内に効果的に学習机を配置する方法としては、スペースをあまりとらないワークデスクの設置や、大人数で講義を行う場合にはスタッキングテーブルを活用するのも良いでしょう。このテーブルは、折りたたんで移動させる事ができるため、ある程度までの人数であれば対応する事ができます。
また、事務室（職員室）のレイアウトも、従業員が効率的に仕事をする上で重要になってきます。教師が授業に関して色々と連絡や報告をする場面が多いので、雑然とした室内では思うような伝達ができません。快適な作業のためにスペースを確保し余裕を持たせつつも、すぐに話し合う事の出来るようなデスクの配置を目指したいところです。
以上見てきたように、業界によって必要となってくる事務所内のレイアウトは、仕事内容によってそれぞれ事情が異なってきます。しかしそこに共通しているのは、いかに快適に、効率良く仕事ができるか、という点です。仕事以外にもある程度気を遣って、理想のレイアウトを考えていきたいものです。
