日本の事務所は、その規模や面積が欧米諸国と比べて圧倒的に小さく狭いと言われています。日本という国の土地柄によるものですが、そんな中いかに従業員一人当たりのスペースを有効的に取るか、日本企業は試行錯誤してきました。その結果、様々なアイデアが出され、たとえ10坪であったとしても有効活用できる手法が編み出されたのです。そして近年では逆に、欧米諸国の企業が日本のノウハウを取り入れるようにもなりました。今回は、そんな日本企業の事務所レイアウトについて、実例を挙げながら検証していきます。

最低限これだけは欲しい！仕事をするのに必要な面積

まず、最低限どれだけのスペースを取れば仕事ができるのかを検証していきましょう。
オフィス全体の面積から、会議室や休憩室など、共同で使用するスペースを除いた面積が、従業員一人一人が日常的に仕事を行う「ワークスペース」となります。このスペースは、理想は1.8坪程度となりますが、現代の企業では約1坪程度が実情となっています。これは、共有スペースはもちろん、電子機器や機密書類などでかなりのスペースを取っているのが主たる原因であり場合が多いです。無駄なスペースを有効活用できれば従業員にとっても余裕のある形で仕事ができますが、最低限1坪分あれば仕事ができるのもまた事実です。
次に考えるべきなのは、通路です。いくらデスクワークが中心とは言っても、受信したFAX書類を取りに行ったり、同僚や上司などに詳しい報告、連絡、相談をする時には席を立って移動しなければなりません。大人2人がすれ違えるくらいの通路が確保できれば最低限良い、と言えますが、メインの通行路で言えば1.2mから1.8m、一般的な通路で0.8mから0.9m、そしてデスクとデスクの間は1.4mから1.6mの幅となります。これくらいの幅を取れば、狭い事務所内での思わぬ従業員同士の衝突事故も防ぐことができるでしょう。

10坪でも営業可能な事務所のイメージとは

それでは、10坪でも仕事が円滑に行えるようなレイアウトの考え方はどのようなものなのか、具体的に検証していきましょう。
まず考慮に入れるべきなのは、従業員一人一人が使用する坪数です。1.8坪分の面積×従業員の人数が必要となる最低限の面積です。現代企業では、一人当たり1坪の作業スペースが実情となっていますが、これはデスクの大きさにもよるものの、一般的に2人分のデスクスペースに相当する、と言われています。ここに、打ち合わせ用のスペースや休憩室、来客用ルームの設置に必要となる面積を勘案することになります。しかしながら、たとえ10坪でもレイアウトをうまく配置する事によって、必要最低限の仕事用スペースや各種ルームを作り出す事ができるのです。
具体的には、個人専用のデスクという概念を無くす「フリーアドレス」というデスク活用方法は、社員同士のコミュニケーションがより円滑に行えるようになり、さらに個人の荷物置き場を一か所に統一できて事務所内がすっきりする、などの利点があります。他にも無駄と思われるフリースペースを可能な限り無くすアイデアも有効であり、例えば会議室や休憩室の一部として取り込んでしまう方法などが考えられます。

狭い事務所を有効活用するレイアウトを考える

例え狭い事務所内でも、レイアウトを工夫すれば狭さを感じることなく、快適に、効率的に仕事を行えます。どのような配置が重要となるのか検証していきましょう。
大前提として考えるべきなのは、体制ごと、部署ごとの連絡がスムーズに行えるようなレイアウトです。これは結果的として運営や業務がスムーズに行えることにもつながります。部署が複数にわたる時はやりとりの頻度を考えて、隣接させるべきところと離しても問題ないところをきっちりと分けるのが賢い手法となります。
来客者が訪れる事の多い企業であれば、快適なひと時を過ごしてもらえるように、業務エリアとの関係性を意識したレイアウトを作るのも一つの手です。セキュリティの観点から、来客者が入ってくるスペースと業務を行っているスペースは明確に区分し、誤って来客者が業務室に入ってこないよう配慮しておきたいところです。また、すぐにお茶などを出せるように、来客者専用ルームと給湯室は隣接しておいた方がよいでしょう。
次に、各部門におけるレイアウトの割合ですが、実際に業務を行うスペースはやはり一番多く取りたいところです。そして連絡が円滑に行えるよう会議室や来客者用ルームなどを効果的に配置していきましょう。

安全にも配慮したレイアウトの発案を

狭い事務所内で、効果的に仕事を行うためのレイアウトを編み出すのは企業の必須事項とも言えますが、そこにもう一つ加えておきたい大事な要素があります。それは、災害など突発的な事故にも対応可能なレイアウトです。
一見スッキリした事務所内でも、機密書類を山積みにしている箇所があるかもしれません。また、地震対策を施していないオフィス用家具も危険な凶器となり得ます。万が一大地震が起こった場合、それらが崩れたり倒れ込んでくることで、最悪の場合負傷にもつながってしまいます。あらためて事務所内をよく見渡して危険が無いか確認しておきましょう。
火災が起こった場合も注意が必要となってきます。狭い事務所ほど避難経路が確保しづらい可能性もあるので、すぐに外に出られるように通路などは広めにしておきたいところです。普段の従業員同士のスムーズな行き来を重視するだけでは不十分な場合もあるのです。
また、セキュリティ対策も必要となってきます。近年、企業の情報漏洩が大きな社会的問題にも発展する土壌があります。狭い事務所内で仕事上効果的なレイアウトを編み出していたとしても、機密書類の管理が疎かになっているかもしれません。外部に漏れないようにしっかり注視しておきましょう。
狭い事務所内でも、レイアウトに気を配れば仕事を効率的に行う事が可能となります。それはまさに日本人が編み出した知恵であり、欧米諸国の手本ともなっているのです。セキュリティ面にも気を配った上で、他から模範とされるようなレイアウトを目指しましょう。