従業員が快適な環境でストレスなく仕事をするためにも、オフィス内のフロアレイアウトには細やかな気配りを払わなければなりません。特に、無駄なスペースを可能な限り無くすことは会社にとって基本とも言える事であり、仕事の効率もアップする可能性が高くなります。今回は、無駄なスペースを無くすためにはどのようなテクニックがあるのか、検証していきます。
フリーアドレスという考え方は1987年頃、日本の企業において誕生したと言われています。日本のオフィスは従業員一人当たりの面積が、欧米に比べてはるかに手狭であるという事情に鑑みて、せめて一人が実質的に使える面積くらいは欧米並みにしよう、という苦肉の策から現在の形にまで発展しました。
基本的なコンセプトとしては、個人が特定の座席を持たず仕事用のパソコン等を共有する、という事です。ノートパソコンと無線LANさえあれば比較的簡単に作り出せる形になっています。個人専用の空間ができない状態となるので、個人の仕事用の小道具といったものは共有のキャビネットなどに収納しておき、適宜取りに行く形となります。これにより無駄と思われたスペースの利用効率が高まり、コストの削減にもつながるのです。
このフリーアドレスを導入する際に問題となるのは、従業員一人一人の意識となります。それまで個人の机をもっていたのに、急に共有となると疎外感を感じたり、また荷物や書類を置いて暗に占有してしまう可能性があるのです。そうした意識を変えるためには、会社の側であらかじめ綿密な調査をした上で効果的なフリーアドレスの運用を目指し、さらにその風土をしっかりと定着させる事が必要です。
会社では、組織変更や人事異動といったイベントが起こるたびにオフィス内のレイアウトが変更される場合がありますが、オフィス用家具なども一緒に移動させてしまうと無駄なスペースもできやすくなります。それを防ぐための考え方がユニバーサルプラン、と呼ばれるものです。
異動(移動)はあくまで「ヒト」や「書類」だけにしておいて、その他のものは一切移動させません。物理移動を最小限に留める事がユニバーサルプランの基本的なコンセプトとなります。
例えば、異動前のオフィスに一人分のスペースがあると考えましょう。別部署(別スペース)で働いていた人が当該オフィスに異動となった時、そのスペースに座席を作ることで増員にも対応できます。
現代の会社ではパソコンを利用する場面が非常に多くなっていますが、ユニバーサルプランという点から考えれば効率的な座席移動も可能となります。すなわち、自分専用となっているパソコンだけ持っていけば、電源やLANケーブルはどこの座席でもつなげられるので楽に移動ができるのです。
ユニバーサルプランは非常にフレキシブルにオフィス内の組織構成を図る事ができ、それが無駄なスペースを減らし、有効に活用する事にもつながるのです。
オフィス内で仕事をする際、紙の存在は非常に大きなものとなっています。現代ではメールなど紙を使わない連絡手段が主流となりつつありますが、コピーやFAXなど、紙の書類が活躍する場はまだまだたくさんあります。一日だけでも膨大な量となる書類をきちんと整理整頓することは、結果的に無駄なスペースを無くすことにもつながります。
今の時代、会社内で発生する書類のうち、見直しをする前の書類の5割は廃棄可能、残りの5割は保存すべきもの、とされています。必要なもの、そうでないものの区別をきっちりとつけて可能な限り廃棄を促進していけば、それだけで書類保管に使っていた無駄なスペースを取り除くことができます。
そして、長期にわたって保存しておくべき書類に関しても、オフィス内に保管しておくよりは外部に収納用倉庫を作り、そこへ移管しておけばそれだけでオフィス内の面積を広くとる事ができるでしょう。
さらに、FAX機やコピー機において、無駄なプリントをさせないレスペーパー制度を推進すれば、余計な紙ゴミの発生を防ぐこともできます。この考え方は節約の概念にも一致しており、社内で意識づけを徹底すればその他の部分でも無駄なスペースの排除につながることでしょう。
オフィスの無駄なスペース削減につながるその他の方法としては、マクロな視点において、オフィス内で分割されているそれぞれの専有部をある程度統一してしまう、というものがあげられます。
例えば、会議室は部署によって違うスペースを利用しているかもしれません。それを1つの会議室としてまとめてしまう、すなわち共有の会議室を作る、という考え方です。空いたその他の会議室を別の専用スペースとして利用すれば、無駄なスペースの削減にもつながります。もう少し違った視点から見ると、大規模な会社で階層ごとに違う部署が会議室を所有している場合、全ての部署の会議室を1つにまとめてしまう、といった考え方です。こうすることにより、オフィスの各階層に有効活用できるスペースが増える事でしょう。
FAX機やコピー機といったOA機器も、同じフロアの部署がそれぞれ所有していた場合、共有のものを置けば、無駄なスペースを無くすことにもつながります。OA機器自体非常に面積をとるものなので、1台不使用にするだけでもかなりのスペースが生まれることでしょう。そこに新たにフリーアドレスの座席を作るなどすれば賢くオフィス内を利用する事にもなります。
上記で見てきたように、オフィス内の無駄なスペースを無くす方法はたくさんあります。それは従業員一人一人の意識の持ち方にも依存しますが、会社内で積極的に働きかけをすることによって実現できる可能性も高くなるでしょう。
