従業員一人一人が快適に、かつ効率的に仕事ができるように、オフィス内のデスクレイアウトに気を配ることは企業の生産性を高める事にもつながります。現代では様々なレイアウトが生み出されていますが、今回は各々の特徴からそのメリット、デメリットを考えていくことで、理想のレイアウトを導き出すための方法を探っていきます。
対向型のデスクレイアウトは、部署ごとに机を寄せ集め、向かい合わせになるように配置されたものです。島型とも呼ばれており、学校の職員室が良い例となっていて、多くの企業が取り入れていることで有名です。
このレイアウトの最大のメリットは、各従業員の机を寄せ集めて隙間なくくっつける形になるので、オフィス内にスペースを生み出すことができ、有効活用できる余地が広く取れるということです。また、距離感が近いのでお互いにコミュニケーションが取りやすく、1つのフロアに異部署がいくつかある場合、その中においても伝達事項が伝わりやすくなり、全体的な仕事も円滑に進む可能性が高くなっています。さらに、人員の異動があったとしても比較的すぐに新しい席を確保しやすいこともあげられます。
一方、デメリットとしてはどういったものがあるのでしょうか。デスク同士が密接しているため、正面にいる人の目線が気になるなど、プライバシーの問題がまずあげられます。また、境目があいまいになっている場合などは、隣の人の資料や書類の山によって圧迫され、仕事がしづらくなる恐れもあります。こうした事態を解決するためには、正面や隣同士をある程度仕切るようなパーテーションの導入を検討してみても良いでしょう。
並列型やスクール型デスクレイアウトとも呼ばれるこの形は、学校や塾の教室の様にデスクを特定の一方向に向けさせることで各自仕事を進めます。主に金融機関などでこうした形をとっているところが多いのですが、どのようなメリット、デメリットがあるのでしょうか。
まずメリットとして、対向型とは違いプライバシーがよく守られる点があげられます。全員の視線が一方向に向いているので、あまり人の目を気にするような場面がありません。また、上司にとっては部下全体の作業状況を把握しやすいという特徴もあります。
その一方で、デメリットとしてはメリットと同様に、対向型との比較があげられます。対向型のようにスペースを有効活用できない場合があるのです。通路以外のスペースが確保しにくくなってしまい、その結果オフィス内が狭く感じられてしまう場合も少なくありません。また、上司にとっては管理しやすいレイアウトであっても、部下にとってはその目線が気になって仕事に集中しにくくなってしまうかもしれないのです。さらに、、いざという時に仕事上のコミュニケーションが取りづらいという、デメリットな特徴もあります。
同行型レイアウトを導入する時はその特徴をよく把握したうえで、対向型との兼ね合いなども含めて検討しましょう。
フリーアドレス型デスクレイアウトの最大の特徴は、従業員に個別にデスクが用意されていない、ということです。仕事の状況に応じてその名の通り「フリー」に使用するのが原則となります。1990年代後半から日本企業でも取り入れられ、着実にその裾野を広げつつあります。
メリットとしては、まず何よりも無駄な机を減らしてオフィス内を小規模化することでコスト削減につながる、ということです。そして1つの部署だけでなく、複数の部署にまたがって柔軟にデスクを使用することができます。それに関連して、今まで交流の無かった他部署とのコミュニケーションが可能になることによって、固定された部署内では見えてこなかった仕事上の「気づき」が現れるようになります。このようにフリーアドレス型には様々なメリットがありますが、同時にデメリットも存在します。
デメリットは、フリーといいながらも、事実上席が固定されてしまう懸念がまずあげられます。特に「毎回席が変わっては困る」と考える上席などが毎日決まった席に座るようになると、自ずとその部下も同様の行動をとるようになってしまうのです。また、固定性が無いために、中途入社の社員にとっては疎外感を感じる要因にもなります。「毎日自分の席を見つけねばならない」というプレッシャーがストレスとなる可能性も否定できません。
以上のことから、フリーアドレス制を導入するに当たっては、あらかじめ社員にヒアリングを行い、固定席が無くなることへの抵抗感を和らげる配慮が企業側に必要となります。
ブース型デスクレイアウトは従業員一人一人が作業に集中できるように、周囲をパーテーションやパネル等で完全に仕切り、各個独立した形となっています。近年急成長を見せているIT業界によく見られる形ですが、その特徴はどのようなものでしょうか。
まずメリットとしては、外界の雑音や視線といったものを完全にシャットアウトすることにより集中力が研ぎ澄まされ、仕事上で高パフォーマンスを発揮できる可能性が高まることです。業務の性質上、そのほとんどを自分一人でこなさなければならない職種に好まれる形と言えます。
一方デメリットは、その独立性が高い部分にあります。すなわち、周りをほぼシャットアウトしているので、社員同士もしくは全体的に伝達事項が発生した場合、速やかにコミュニケーションを取りにくいのです。また、パーテーションなどの仕切り板を多めに発注しなければならず、よりコストがかかってしまいます。
こうしたデメリット解決のカギは、パーテーションやパネルの工夫にあります。完全にシャットアウトするような背の高いものよりは、やや背が低めで人のいる様子が分かったり、ちょっとした声なら聞こえるといった、コミュニケーションを取れるような形のものが良いでしょう。
以上見てきたように、デスクレイアウトには様々な形のものがありますが、その組み方次第では企業の生産性が変わるといっても過言ではありません。それぞれの企業の業態、オフィス内の事情といった要素を鑑み、最も適していると思われる組み方をしてみましょう。また、もし狙い通りにいかなかったとしてもすぐに変更できるような柔軟性を持つことも重要です。
