ある特定の目的をもってオフィス内のレイアウトやデザインそのものを変更することは、単なる気分転換ということだけでなく、従業員一人一人が働きやすくなることによってモチベーションをアップさせ、その結果生産性を向上させるなどの効果を企業全体にもたらし、さらには来客者にとっても良い印象を与える機会となります。こうした点に関して、もう少し深く掘り下げて検証していきましょう。
企業で働く従業員は、特に内勤の人間であれば一日中オフィスにいて作業をする可能性が高くなります。仮に、そのオフィスが無味乾燥なところだったとしたらどのように感じるでしょうか。仕事は多かれ少なかれストレスを感じる事のある作業です。発散できる場所がないとますますストレスをためてしまう事にもつながりかねません。オフィスのレイアウトやデザインを変更するだけでも十分な気分転換につながります。
例えば、従業員一人当たりの働くスペースを広めに確保するだけでも効果的です。仕事のちょっとした合間に軽くストレッチができるスペースがあれば、それだけでも従業員のストレス解消につながります。
休憩室のレイアウト、デザイン変更は従業員に対して最も大きな効果を及ぼす場合があります。給湯室や喫煙所などの設置はその最たるものですが、近年の企業は積極的に休憩室の変更を模索しています。より広くスペースを確保することによって、従業員同士のコミュニケーションをより円滑にするための助けとなっていたり、カフェスペースや遊戯台の設置によって、単なる休憩用の部屋にとどまらない、エンターテインメント性の高い憩いの場が作られているのです。
オフィスのレイアウトやデザインを変更することは、業務の全体的な効率化が図れるようになるという効果もあります。
例えば会議室は、業務上様々な目的で使う事のある部屋です。経営戦略会議や役員会議といった重要な会議はもちろん、全社会議や来訪者を迎える目的などでも使用する場合があります。この部分のレイアウトやデザインを変更することは、企業全体の業務の活性化を促すことになる、と言っても過言ではありません。
次に、人が移動するスペースに関する内装の変更です。人が1人通るのに余裕のあるスペースの確保は、迅速な連絡事項の伝達につながり、仕事の効率化にもなります。オフィス内において隣同士のデスクがくっつきすぎていると、仕事もやりにくいものですが、広くスペースを取り過ぎると逆に通路や廊下が狭くなり、人が通りづらくなります。
コピー機やFAX機など、オフィス什器は比較的場所を取るので、複数台ある場合はなるべく数を少なくすることができないか、検討してみましょう。1台無くなるだけでも相当な通路の確保ができるようになります。
そして、機密書類などを保存している棚などの位置にも気を配りましょう。あまり使わないような書類などは、別フロアに専用の倉庫などを作るようにすれば、オフィス内がスッキリし、通路の確保につながります。
企業の性質上、多くの来客者が訪れる場合もあります。そうした時にオフィス内が雑然としているとイメージダウンとなり、極端に言えばその後の契約にも悪影響を及ぼすかもしれません。来客者を心からおもてなしできるように、見た目の良いオフィスレイアウトやデザインの変更を目指さなければならないのです。
特に注視すべき点はエントランスです。来客者が企業を訪問した時、まず通る所だからです。伝統や信頼、安心感といった企業の個性が発揮される場所ともなり、ここでの印象が悪いと打ち合わせ時にもマイナスの影響が出てくるでしょう。カーペットや家具などを変更するだけでも随分印象が変わってきます。
来客者は仕事上のパートナーだけではありません。入社を目指して試験を受けに来る人、また、インターンシップによって仕事を体験しに来る学生なども訪れる場合があります。彼らに良い印象を持ってもらうためにもオフィス内のレイアウトやデザインに関して気を配る必要があります。近年ではSNSによる情報発信が非常に発達しています。企業を訪れた人たちが「あの企業はデザインがいいよ！」などと拡散してくれれば、自ずと評判が上がることにもつながるのです。
企業の立場で言えば、オフィスのレイアウトやデザインを変更することはセキュリティ面からも重要な効果をもたらします。
情報漏えいを防ぐ、という観点から見れば、レイアウト変更により目的を達成できる場合があります。来客者の多い企業では、オフィスにおいてパソコンが来客者から見えづらくなるように位置取りを工夫したり、パーテーションやパネルを活用して同様の措置を取ることもできます。
機密書類など、外部に知られたくない企業の最重要情報は当然のことながら何重にもロックをかけておきたいところです。近年では情報のデータ化が進み、保存場所もサーバー上で済む場合が多くなりましたが、紙ベースで保存しておかなければならない場合もまだまだあります。一部の役員、従業員にしかわからないようなところに保管しておきたいところですが、あまり長い間同じところにあると、いずれその場所が漏えいしないとも限りません。外部はもちろん、近年では社内の従業員が不正を働いて情報を外部に漏らしてしまう事件も発生しています。定期的にレイアウトを変更することによって保管場所も都度変えるようにすれば、セキュリティ面において良い効果をもたらすと言えるでしょう。
以上見てきたように、オフィスのレイアウトやデザインを変更することは、企業やその従業員に様々な効果をもたらします。変更には多大な労力と時間がかかる場合もあり、そう頻繁にできるものではありません。だからこそあらかじめ念入りにヒアリングを行い、効率的で理想的な変更を目指していきたいところです。
