オフィスを移転する際にはそれまで使用していたオフィスの原状回復工事が必要になります。新オフィスのことに時間や労力を割きたいところですが、この原状回復工事も注意すべきポイントで、コストが意外にかかるのに加え、契約内容をしっかりと確認した上で漏れのないよう行う必要があります。ここでは住宅とはちがう、オフィスならではの原状回復工事のポイントをみていきましょう。
住宅として利用する借地借家契約ではこの原状回復義務は「本来存在したであろう状態」にまで戻すこととされていて、通常の使い方であれば経年劣化があってもそのまま返還して問題無いとされています。
これに対して事業用賃貸での原状回復は「入居当時の状態」に戻す必要があります。オフィスビルの契約内容によってその範囲にはかなり差が出てきます。オフィスの撤去時に最も注意すべき点は、経年劣化や通常消耗はどの範囲まで原状回復をする義務があるのかを契約書をよく確認し、認識しておくことです。小規模なオフィスなどは契約書で細かく明文化されていない場合もありますので、ビルのオーナーに確認する必要があります。また、住宅の賃貸契約では原状回復は明け渡し後ということが多いのに対し、賃貸オフィスでは契約期間中にすべての原状回復工事を終了していなければいけません。
原状回復工事はオフィスビルのオーナーから指定された業者が行う場合がほとんどです。この場合、必要以上に高額な見積もりが出されてしまうケースもあります。少しでも原状回復費用を節約したいのであれば、専門家に見積もりを頼んだり不必要な項目が入っていないか確認することが必要です。納得のいかない項目があった場合は高額な原状回復工事費用で泣き寝入りしないためにも第三者に精査してもらうことも視野に入れましょう。
賃貸における経年劣化とは、時間の経過とともに自然に起こってくる現象で、建物の壁紙が自然に剥がれてしまったり、掃除をすればきれいな状態ではあるが壁紙やクロスが自然に消耗することがそれにあたります。本来この部分に関する原状回復は毎月支払う賃料に含まれているべきものですが、退去時に全面張り替えを求められることもあります。後からここまでやらなければいけないのか！と不服に思うことのないよう移転を決めた時には原状回復特約をしっかりと確認しておきましょう。
原状回復工事の際に、オーナー側からの指示で入居時よりもグレードアップした設備に工事が行われるケースがあります。例えば普通便座のトイレが洗浄機能つきのトイレに変わったり、蛍光灯がLEDに取り替えられたりという「もとの状態」ではないグレードアップ工事が行われた場合は、その部分の費用はオーナー側が負担するべきものです。
また、ビルオーナーの指定した原状回復工事の業者が本来はもっと安く抑えられる工事費用を水増ししているケースもないとは限りません。入居時の契約書で業者がオーナー側の指定するものと定められていればそれを覆すことは難しいですが、専門家による見積もり内容のチェックなどである程度の価格修正が可能な場合もあります。
契約上、原状回復工事の業者はテナント側が選んでも良い場合もまれにありますが、この場合安い業者にばかりこだわってしまうとオーナー側の納得のいく工事が行われず、追加工事を言い渡されたりして結果的に時間と費用が余計にかかってしまうトラブルもあります。こうしたトラブルはオーナー側指定の業者であれば起こりませんが、業者同士の価格競争が起こらないため高額な費用が出されてしまうことになりかねない、という不安はあります。
また、オフィスの明け渡しの期日までに原状回復工事が終わらないと、家賃が日割りで請求されてしまうことがあります。工事ができない時間帯がないかなどはきちんと事前確認したうえで工事計画を立てる必要があります。
以上のように、オフィス移転時の原状回復義務については、立地条件、面積などにより多種多様というのが実際のところです。自分の使用していたオフィスの契約についてしっかりと把握し、疑問点などは工事に入る前に解決してから実際の原状回復に入るようにすることが最重要です。この場合、ビルオーナー側と共通の認識をもっていること、工事に入る会社にもきちんと工事内容を理解してもらっていることがポイントになります。そのためには本来入居する時点で退去の時を見据えて、オーナー立会いのもと建物の状態を確認する必要があります。これができていれば双方共通認識のもと、建物の状態を書類に残しておくことができます。もともとあった破損や設備の故障をテナント側の負担で工事するようなことを避けるためにはベストな方法です。また、原状回復工事の見積もりを出す前にもオーナーに立ち会ってもらい、修繕の必要な箇所を確認してもらえばトラブルの回避につながります。
契約書の確認ができ、原状回復工事の見積もりが終了したら、ビルオーナーに「解約予告」をします。解約予告に関しても契約で定められていて、一般的に3ヶ月〜6ヶ月の間に原状回復工事を完了させ、完了後のチェックも期間内に行わなければいけません。移転後に原状回復工事に入りますので、工事の不備があると期間内に終わらなくなってしまう可能性があります。
オーナーの了承を得て、設備を増設したり何らかの造作を行っていた場合、オーナー側の了承が得られればそれを撤去して、もとの状態に戻す必要がなくなるケースもあります。残しておいても使えそうなものがある場合はオーナーへ打診してみましょう。
賃貸オフィスの原状回復義務は住宅の場合とは異なります。そして、契約内容によってその指定範囲はかなり違ってくるので、契約書の確認が必要になります。オーナー側との食い違いがないようお互いに認識を一致させておきましょう。基本的にオーナー側の指定業者が行う工事なので、何か不明点や気にかかる点がある場合は専門家の見解をあおぐなど後でトラブルにならないように手を打つことをおすすめします。
