オフィス移転には様々なコストがかかります。現物件の原状回復工事、引っ越しにかかる諸費用、新オフィスにかかる内装、新規購入の家具類、インフラ整備、保証金など……。どの費用もなるべく抑えたいところですが、今後固定費としてずっとかかってくる新オフィスの家賃も最重要課題です。ここでは新オフィスの適切な探し方について「坪単価」を再確認する意味でまとめてみましょう。
新オフィスの物件を探すにあたり、移転先のオフィスはどのくらいの面積があれば良いのかを考えてみましょう。
まず、新オフィスにどのような設備を置きたいのか、何人ほどの従業員がそこで働く事になるのか、今後の増員計画も含めた人数などをきちんと見定めなければいけません。それには現オフィスの設備における課題点や移転先でどのようなオフィスを展開していくかを十分に検討する必要があります。
オフィス面積として考えるのは執務エリアの面積のほか、会議室や応接室、更衣室や喫煙室、フリースペースや通路などですが、それらの設備をどのようにしていくかで大きく変わってきます。新しいオフィスに必要な設備を考えてからレイアウトを考えていきましょう。
一般的に統計すると社員1人当たりに必要な業務スペースは最小でも2坪ぐらいから5坪ほどと言われていますが、会社の規模や営業形態によって差が出るのは必然です。オフィスに必要な面積を計算する際に軸にする考え方として、「従業員1人あたりの業務スペース×人数」で考えますが、業務内容などに応じて増減が必要です。
レイアウトを考えるうえでは執務室に配置するデスクの大きさはどのくらいにするのか、椅子はどのようなタイプにするのか、そしてデスク周りの通路も確保しなければいけません。また、執務室に必要な備品を置くスペースはどのくらい必要なのか、備品の洗い出しも必要です。コピー機、シュレッダー、ゴミ箱、ロッカーやキャビネットなどは必要最小限にとどめたいところです。
その他にも、会議室は何人収容できるものにするのか、ホワイトボードを置くスペースや机の形状、どんな椅子を置くのかなども広さに関係してきます。
ビルの仲介会社や不動産会社のサイトなどで見られる面積の記載の仕方にもいくつかのパターンがあり、すべて統一されているわけではありません。実際に占有できるスペースと共有スペースを含めている場合もあるので情報を比較する際には注意しましょう。
必要以上に広いオフィスにしてしまうと、その分家賃がかかりますが、狭すぎると業務に支障が出てしまいます。また、人員の増減などで数年おきにオフィスの移転を繰り返したりするとそれにかかるコストは相当なものになってしまいます。従業員数は数年先を見越して移転計画を立てることが大切です。人数を考えたうえで新オフィスの各設備をどのようにするかが決定したら、細かな工夫をすることでオフィスの広さを抑えていく事ができます。
例えば執務室のデスクを各個人に割り当てるのはやめてフリーアドレス制を導入すれば執務室の広さはぐっと抑えることが可能になるかもしれません。これはデスクワーク中心の執務室なら難しいかもしれませんが、営業職で日中社内に人がいない場合やコミュニケーションを活性化させたいオフィスには向いています。
また、部署の垣根を超えたレイアウトにすれば各エリアに散らばっていた備品も集約して共有できるメリットもあります。会議室を使わないときに応接室としても使えるようにするなどの工夫をしている企業も多くなっています。その他には、受付に人を置かず無人受付にすれば小さめなカウンターだけですむので受付スペースを広く取る必要がなくなります。
オフィス物件を比較する際には、ビルの形状にも注意が必要です。いくら坪数が希望通りだったとしても柱が突き出していたり中央にあったりするとその分オフィスレイアウトの工夫も必要になります。実際に使える有効面積がどのくらいなのかをしっかりと把握しましょう。
オフィス物件では坪単価、つまり1坪あたりの賃料で家賃を計算しています。坪単価にはその物件がどの程度「グレード」が高いのか、ということが現れています。ここで言う「グレード」はその物件の立地やビル自体のブランディング力などが反映されています。なるべく坪単価の低い優良物件を見つけられるかもオフィス移転の成功の鍵となります。そのためには希望しているエリアのオフィスの賃料の相場をしっかりと知ること、そしてそのエリアの空室率や賃料の動向をおさえて周辺エリアも含めて検討することが重要です。賃貸オフィス物件の空室率や家賃はビルの仲介会社や不動産会社に確認できます。これもカバーする物件やエリアが異なるため比較が困難な作業ではありますが、様々な会社の情報を集めて探すのが良いでしょう。
上記のように同じ家賃の物件があったとしても坪単価によって広さが大きく異なる、ということがわかります。広さは譲る事のできない要素なので、希望の広さと坪単価を考慮した上で物件を探す必要があります。
広さもそれなりで坪単価の安い物件があったとしても家賃が低いことだけに注目するのは危険です。例えば、希望した駅から少し離れた坪単価の安い物件を見つけたとしましょう。ところがそこへ実際通う事になる社員の交通費が余分にかかってしまうことになるとかかるコストは同等になってしまうパターンもあるのです。
また、坪単価で毎月の家賃が決まっていくことではありますが、家賃交渉などの際に入居後の一定期間の賃料が無料になるパターンや移転費用の一部を貸主が負担してくれるなどのお得な条件が得られることがあります。これらが契約上の表面賃料から差し引いた実質かかる賃料として得られれば、かかるコストを削減することができます。
オフィスの家賃は入居時期によっても変わることがあります。その物件の建つエリアに最新の大型ビルが建ったりして需要がアップするタイミングには家賃が上がる可能性も高いのです。家賃は景気などに大きく影響されるので、入居時期についてもよく検討しましょう。
オフィス移転の物件探しは坪単価で家賃が決まる、ということをふまえつつ、坪単価を抑えるための工夫や交渉術を身につけておくこともとても役に立つはずです。オフィス移転の担当者を任された場合は新オフィスの目的を踏まえた上でゾーニングやレイアウトを工夫し、快適で業務効率がアップするオフィス物件を探しましょう。
