オフィスのレイアウトを考えるうえでは動線やそこで働く人の働きやすさを考慮して、それに合ったインテリアを導入することが重要となります。もちろんデザイン性が良いものがオフィスに並んでいれば社員のモチベーションアップやお客様など外部の人間へのアピールにもなりますが、せっかく良いデザインの家具を購入しても配置が効率的にされていなければ台無しになりかねません。ここでは家具の配置の重要性について考えてみましょう。
オフィスレイアウトを考える際は「ゾーニング」、すなわち必要なスペースをおおまかにふり分けることからスタートします。ゾーニングを考える時にはそのスペースのつながり方や関連性をきちんと考慮しないと使いやすく、働きやすい空間を実現できません。まずはオフィスに必要な各スペースの用途やそこを利用する人をきちんとふまえてゾーニングをしていきましょう。
あなたのオフィスにはどんなスペースが必要でしょうか？一般的にはエントランス、受付、執務室、いくつかの会議室、役員室、リフレッシュゾーン、倉庫、ロッカー、コピー機などの什器を置くスペースが考えられます。これらのスペースの効率的な動線や用途の使い分けを考慮したうえで、オフィス内の家具を配置し、レイアウトしていきます。
ゾーニングのポイントとしては……
・セキュリティ面
・来客対応のスムーズさ
・各部署や役職に応じたスペース区分やつながり
などが挙げられます。そのためには来客も立ち入れるゾーンと従業員のみしか立ち入れないゾーン、双方が共有できるゾーンなどの区分けも必要です。
日中は営業職の従業員がほとんど在籍しないオフィスと、事務職の従業員が一日中在籍するオフィスでは同じ広さでもゾーニングが変わってきます。また、創造的な専門職の多い職場ならコミュニケーションのとりやすさと集中できるスペースの両方が必要となります。
そして、空間の狭さゆえに競合する立場の顧客同士の会話が聞こえてしまったり、顧客情報の漏洩などセキュリティ面で不安がある場合はレイアウトによる工夫が必要になります。また、執務室の中でも集中して仕事に取り組める空間やコミュニケーションが活発にとれる空間などの混在が生産力の向上につながります。
オフィスレイアウトの変更やオフィスの移転を行う場合、それまで使っていたインテリアをそのまま使うのか、それとももっと使いやすいものに変えるのかによってもレイアウトは変わってきます。まずは従業員の人数に対して必要なオフィスの広さを決めていきますが、そこにどの程度余裕があるのかで、デスクのタイプやサイズが変わってきます。また、家具の配置の仕方もそのオフィスの使いやすさに大きく影響してきます。
上の項にあるように、スペースの狭さゆえに様々な支障がでてしまう場合などはゾーニングや家具の配置によって、問題をある程度解決できます。例えば家具やパーテーションを効果的に置くことで限られた空間でも来客の視線や会話の漏れを遮断することができるでしょう。
執務室ではデスクの配置の仕方によって業務の円滑な進み方やコミュニケーションのしやすさが大きく変わってきます。これらはそれぞれの会社の業務内容によって向き不向きがあるので、一概に何が良い、悪いとは言えません。しかし、業務に沿ったデスクを配置することによって、業務効率のアップにつながります。例えば従来型である個人にデスクを割りあてる方法だとどうしてもスペースを取りますが、日中在籍しない営業職などが多いオフィスならデスクをフリーアドレスにすれば少ないスペースでも快適に業務を行うことが可能です。
その他にも、家具の色や配置によってオフィス内にアクセントや視覚的な境界をもたせる効果もあります。
ではいくつかのデスクの配置のパターンをここでご紹介しましょう。
デスクの配置でオーソドックスなものは「島型」です。部署ごとにデスクを対向させて配置する、まとまりのあるレイアウトです。事務職や営業職によく見られる配置ともいえますが、通路と椅子のスペースが共有され移動がしやすいというメリットがあります。デスクの幅を狭くする工夫をすることによって省スペース化が可能です。このパターンの配置でフリーアドレスにしている企業も多くなってきました。コミュニケーションを重視する場合には島型、フリーアドレスが向いています。
他には学校のように一つの方向に向かってデスクが並べられている「スクール式 」という配置もあります。これは個人の集中力が求められるオペレーターや金融機関などの職務に向いています。ただし、この配置は通路が多くなるため効率が良いといえません。
「背面式」のレイアウトではプライバシーの確保もされつつ、必要な時には振り向いていつでも話し合いができるのでチームでのコミュニケーションも取りやすくなります。通路もひとつで済むのでスペースの効率は良いといえます。
また、個人のブースを作る配置はクリエイターやプログラマーに向いています。集中して取り組む必要がある仕事にはパーテーションやパネルを使った「卍型」の配置が効果的です。
ワンフロアの空間で様々な機能をもたせる場合は、パーテーションの代わりにキャビネットなどを上手に利用して動線を変え、スペースを区切ることができます。ロッカーもすっきりとしたデザインなら収納と間仕切りのふたつの機能をもたせることができます。ロッカー室を設けるのではなく、執務エリアの横にこのようなロッカーを配置して廊下との区切りにしているオフィスも多く見られます。
パーテーションで壁を作るかわりに背の高い棚を置くことで動線を変えたり、空間ごとの雰囲気を変えることもできます。棚はライブラリー調の本棚でも、ディスプレイ棚でもその場の雰囲気に合わせて選択できます。
最近企業での導入が必須となりつつあるリフレッシュスペースにソファや和風の畳でリラックスできる空間を作り、コーヒーメーカーやウォーターサーバーなどを置いて社員やお客様が利用できるようにしている会社も多くなっています。そのリラックススペースには、つめこみすぎないゆとりある家具の配置が合っています。空間の余白が広いほど人は緊張感がほどけ、リラックスやこころの余裕が持てます。また、ソファや靴を脱いで座るなど視線を低くするインテリアを選ぶことでさらにリラックス効果が得られます。
オフィス家具の配置の仕方によって同じ広さの空間でも動線が変わり、働きやすさが断然違ってきます。以前のようにオフィスの家具は無機質なものばかりではなく、おしゃれでデザイン性も優れたものがたくさん見つけられますので、社員のモチベーションが上がるようなセレクトをすることも必要な時代です。
