​オフィスの賃貸契約では契約の更新が2年ごとに行われることが一般的です。更新時には家賃の1ヶ月分の支払いを請求されることが多く、更新のタイミングで家賃が変わる（上がる）ことも少なくありません。契約によってはこの更新料が発生しない場合もありますが、この更新日を踏まえて家賃の交渉や移転の検討をすることがコスト面で大きな意味を持ちますので、2年前から動くことをおすすめします。

​オフィスの契約更新はお金がかかる？

​一般賃貸住宅の更新でも同じことが言えますが、契約期間が更新されるタイミングで管理費や家賃が値上げされることがあります。契約書に更新料についての特約がなければ、更新料を払う義務はありません。この家賃の改定についてはそれぞれの物件の契約時、契約書に書面で改定方法を記載してあるので、はじめにしっかりと確認をしておく必要があります。
仮に借主が契約書を確認しておらず、更新料について異議を唱えて更新料を払わなかった場合、契約不履行で解約になるかといえばそれはできません。このことでトラブルになりやすいのは、口頭での説明義務がないため見落としてしまっていることがあるからです。契約する際に更新時の家賃改定などがあるかを踏まえたうえで契約するのはもちろんのこと、更新時の家賃についての交渉が無理なら移転をすることでコストの見直しを行いましょう。
では、契約書では家賃の改定をどのように記載してあるのでしょうか？一番わかりやすいのは契約更新時に一定額、もしくは一定率を改定すると定めてあるものです。他には周辺の物件の家賃相場や物価の上昇などにより合わせて賃料を改定するという場合があります。この家賃の改定は借主と貸主の双方で協議し、合意した上で設定するとしている契約書もあります。この場合は交渉の余地がありますので、周辺の家賃相場や物件の諸条件で家賃の値上げを回避することができるかもしれません。
この家賃の更新料というものは毎月払うものではありませんが、実質賃料の一部として捉えられます。一定期間ごとに更新料を払う必要がある物件は、たとえ家賃が安くても実質は賃料でそれなりに支払っているということですね。

​家賃の交渉を成功させるには？

​新規に契約をする場合、その物件を扱う不動産会社や管理会社は家賃交渉の値下げ幅を把握していることが少なくありません。なぜなら、その物件が気に入ってはいるが募集されている賃料では予算に合わない、という客をみすみす逃すよりは、「ある程度は交渉の価値ありですよ！」としておいた方がより多くの契約を獲得できるからです。そうは言っても、初めから安めの設定にしてしまうと元々その物件に入居しているテナントからも値下げの交渉をされてしまう恐れもあります。そういったことから募集時の賃料は高めに設定されているのです。
入居している物件が現在どのくらいの賃料で出されているのかは家賃交渉をするうえでの重要なポイントです。同じ物件の募集情報を調べてみましょう。広く公開されている募集条件に「諸条件が交渉可能」などと記載されているならもちろんですが、書いていない場合でも不動産会社や管理会社に交渉が可能か聞いてみると良いでしょう。
入居しているビルが大手の法人が所有しているような大型ビルの場合は、借りる時期によって家賃がかなり変わってしまうことがありますので、自分の会社が入居した時よりも確実に景気が悪くなっていたり、契約がリーマンショック以前でそのままの賃料で契約しているなど、何か相談要素がある場合は交渉がうまくいく可能性もあります。しかしそれには根拠のある具体的なデータを示す必要性もでてきます。この家賃交渉を上手に行えないと貸主との関係を悪くしてしまうこともあるので、自社で行うよりも外部の専門家に依頼するのもいいでしょう。

​交渉が難しいなら移転の検討も視野に入れる

家賃の交渉は以上のような条件が整っていなければ難しいことも少なくありません。例えば入居期間が2年も満たないような物件では交渉する余地もないですし、相場より安く契約できた物件も難しいでしょう。そういった場合、今後の家賃にかかるコストを考えて移転も考える必要性が出てきます。現在のオフィスでは満たされていない環境の整備やオフィスレイアウトの変更の必要性があるならば、思い切って移転をするのも良いかもしれません。その場合、今後の従業員の増減も踏まえてきちんとした移転プロジェクトを発足しましょう。
オフィスの移転は思い立ったらいきなり行えることではありません。なぜなら新規にオフィスの契約を行うのに敷金礼金や内装工事費、引っ越し代や原状回復工事費など膨大なお金を準備する必要があり、移転計画はその目的を明確にした上で綿密に立てなければいけないからです。そのためには2年くらい時間をかけても長すぎる、ということはありません。また、オフィス契約の解約には解約通知というものが必要で、契約にもよりますが3ヶ月から6ヶ月、長くて1年前には解約予告をしなければなりません。つまり、移転したくても現物件の解約まで数ヶ月余裕をもたなければいけないのです。それを加味してさらに6ヶ月以上前から移転の決断をしなければいけないということです。
実際にオフィスの移転を実行した会社の中にはもともと使っていたオフィス物件の賃貸契約の更新のタイミングで決めたというケースも多く、その時期は1年のうちでも3月と5月に集中しやすい傾向があります。その理由は年度末もしくは新年度が落ち着いて社内が正常に動き始めるシーズンだからと言えます。この時期に移転をすることになれば、必然的に物件探しも問い合わせが集中している中、引っ越し料金は高めですし各種工事業者をおさえるのも難しいことが予想できます。これらを踏まえて入居時期をいつにするか慎重に検討したうえで、2年前くらいから移転計画を立てることが望ましいでしょう。
​以上のように、賃貸オフィスの更新時には更新料がかかることは珍しくありません。この更新料にどのくらいのコストがかかるのか、家賃の値上げに対して交渉の余地はあるのか、高い更新料と値上げした家賃をまた支払い続けるのならいっそ移転を考えた方がいいのかを更新日の2年前ぐらいから検討することが大切と言えます。