オフィスを移転しようと考えたとき、新オフィスを選定するためには、まず何をポイントにするでしょうか。事業の拡大や縮小、従業員の増減などさまざまな理由からオフィスを移転するかと思います。
ここでは、立地・予算・広さなどオフィスのさまざまな要素から、オフィスを移転する際に留意したいポイントを紹介します。
まず、オフィスを移転する目的を明確にすることが必要です。「オフィスを広くしたい」、「賃料を安くしたい」、「セキュリティを強化したい」など移転の理由はさまざまです。移転の目的と条件を設定し、プランを立てることから移転プロジェクトは始まります。また、移転のスケジュールを作成することも重要です。効率的に移転をするためには、必要な作業を整理することが大切です。
オフィス移転のプランを立てたら実際にオフィスを探します。基本的には移転のプランで設定した条件を基に情報を収集していきます。情報のポイントは、賃料などのコスト、外観や築年数などのグレード、設備、駅からの距離や金融機関など施設環境や立地、また信用調査依頼などに加え、オーナーについての情報も収集します。そしてオフィスを移転した場合の光熱費や引っ越し費用などのコストもしっかり計算しましょう。
次に実際にオフィスを見てレイアウトを決めていきます。企業にとって必要なスペースを割り振り、オフィスデザイン、レイアウトを作成します。
新オフィスが決まると、契約が行われます。敷金や補償金などの確認に加え手付金の支払い、そして現オフィスの解約が必要です。オフィスの解約には、通常3ヵ月～6ヵ月前に解約予告が必要な場合がほとんどです。解約のために、原状回復の工事期間や範囲などの入念な打ち合わせが必要になります。そのほか、法務局や税務署、電話の移転手続きなど各手続を行わなければなりません。
従業員にとって働きやすいオフィスにするために、オフィス移転に関する社内アンケートを行った企業があります。しかし従業員ひとりひとりの意見はバラバラで、移転に対して消極的な意見も多くあったそうです。オフィスデザインに関して従業員の意見を取り入れるのは悪いことではありませんが、オフィスの移転に関しては、ある程度企業側が判断する方がスムーズにいく場合が多いです。意見が反映されなかったことを従業員に指摘されるよりも、経営側から経営方針やビジョン、新オフィスを選定した理由を説明する方が建設的といえるでしょう。
オフィス移転を計画する際は、移転理由や条件に加え、具体的なプランが必要になります。オフィス自体の設備だけでなく、ビルや建物のセキュリティや他のテナント、移転実施日の調整なども必要です。オフィスの間取りやレイアウトを見るのは当然ですが、エレベーターや喫煙スペースの有無などビルの共有スペースをしっかり確認することも重要です。ビルのセキュリティは、機械警備などがほとんどのビルで行われていますが、建物によってセキュリティレベルが異なる場合もあります。セキュリティカードやセキュリティゲートの有無などをしっかり確認しましょう。また、引っ越しは基本的にビルの休日に行います。他のテナントへの配慮やエレベーターなどを使用するためにも移転プランから実施日までしっかり計画を立てることが大切です。
また、事業継続計画、いわゆるBCPの重要性が見直され、自然災害の被害が懸念される現在では、ビルや建物の耐震性・安全性などを重要視する企業も多くあります。災害時に企業がどのように動くかも大切ですが、事前に耐震情報を確認するようにしましょう。
多くの企業やテナントと同じビル内で業務を行う中で、どのような工夫ができるのかがひとつのポイントになります。自然災害などの非常事態時にどのように対応するかのマニュアルを持つことが企業にとって必要になります。災害時は、停電や企業を狙ったテロなど外的なリスクやさまざまな危険があります。そのようなリスクを想定したオフィス選定が求められているのかもしれません。
新オフィスを選ぶポイントは、企業が移転するための目的に合ったオフィスを探すことです。移転を決めた理由を条件にすることがもっとも重要です。
例えば、「オフィスを大きくしたい」という場合なら着目するのはオフィスの広さになります。実際にオフィスで働く従業員の人数と業務スペースを計算し、その他にも必要なミーティングスペースやリフレッシュスペースなど企業が必要とするスペースを確保できるオフィスを選定します。
内見をするときに注目してほしいポイントは、ビルの1階のテナントやエントランスです。自身の企業が印象の良さを求めても、ビルの中にオフィスを構えるのであれば、お客様が初めに目にするのは、ビルや建物全体の印象です。そのため、目に留まりやすいエントランスや1階部分のテナントをチェックすることをおすすめします。
また、オフィスの広さや間取りだけでなく、使いやすさをしっかり確認しましょう。
例えば、内見時はブラインドを上げている場合が多いため、ブラインドの有無を確認しないことが多くあります。日差しが強い場合は故障の原因となるためOA機器を窓際に配置できないという例や反射などにより業務に支障が出ることも考えられます。ブラインドは高額なものが多いので、設置していない場合はブラインド以外の解決策も提案してもらうとオフィス全体の印象に変化をつけることができます。
また、喫煙スペースの有無の確認やトイレの内装もチェックしましょう。男性目線だけでなく、女性従業員と同行してトイレなどを確認してもらうといいでしょう。
新オフィスを選ぶポイントは、企業が移転を考えた理由や条件が主なものになります。さらに、その中で企業がどのように躍進していくのか、また安全に業務を行えるのかを考えて選ぶことが必要です。
オフィスは従業員にとっても大切な場所ですが、移転に関しては企業が先導し行うことが理想です。経営方針やビジョン、新オフィスへの思いや選定理由を従業員と共有することがオフィスづくりにつながってくのです。
