企業が新たな利益追求の展開など、環境を変えたいと思った時にオフィスを移転させることは、その重要な1ステップとなります。移転と一言でいってもそこには様々な事情が絡むので、真に正解と言えるオフィス移転に至るには、様々な角度から検証を重ねなければなりません。今回は最初に、オフィス移転にかかる期間を検証したうえで、傾向的にはどの時期にオフィス移転が多くなり、そしてどのタイミングで移転するべきなのかを段階を踏んで考えていきます。
オフィス移転にはどういった手順があり、それらを総合するとどれくらいの期間を見積もっておけば良いのかを見ていきましょう。
･移転目的の明確化
何のために移転をするのか、その目的が明確化されていなければ移転前よりも利益を落としてしまう可能性があります。打ち合わせは入念に行っておきたいところです。
･今いるオフィスのオーナー等に解約の予告をし、原状回復の確認をしておく
前もって解約の予告をしておくのは義務になります。解約の3ヶ月前から半年前が1つの基準といわれています。その際に、今いるオフィスの原状回復に関する相談もしておきましょう。
･移転先の検討、タイムスケジュールの策定
業務内容を鑑みたうえで、立地や設備、コストなど諸々の条件に合致した物件を選んでいきます。その上で、移転までにかかる期間を各部門と調整し、具体的に算出していきます。
･移転に関わる諸手続きを行う
インターネット関係の契約や設備機器契約の見直し、郵便物の転送手続き、そして取引先企業への移転挨拶状の作成があります。
･新オフィスの構築(内装や各種設備といったインフラの工事)、引っ越しの開始
電気工事やLAN環境の設置工事など、各種工事を専門業者に委託します。全ての工事が終了したら、いよいよ新オフィスへの引っ越しが始まります。
･各種届出用紙を官公庁に提出
所在地変更届や移転登記などを行います。
･原状回復工事
旧オフィスのオーナーと契約していた事項に基づき、原状回復の工事を行います。
以上のような各種ステップを踏んで初めてオフィス移転は完了しますが、特に物件選定から引っ越しが完了するまでは、大体2ヶ月から4ヶ月かかるとみてスケジュールを立てたほうが良いでしょう。
オフィスを移転させる時期に関しては、一般的に1月から3月、そして9月から12月という、2つの時期に多いと言われています。
1月から3月に関しては、不動産屋が年末年始は休業、年明けから営業再開となる事情に加え、特に1、2月は不動産屋の繁忙期とも言われるため、条件交渉が困難になります。さらに3月は企業側が決算期ということもあり、このタイミングで移転が多くなる傾向にあります。実際、年間の引っ越し日の約35パーセントがこの時期に集中する、とされているのです。前年の3月に決算が終了した後、移転計画を立て1年をかけて動き、翌年3月に移転を開始する、というタイムスケジュールが一般的となっています。
一方で9月から12月に移転が多いというのは、10月に決算を迎える企業があるということに加え、年末のバタバタした時期を迎える前に引っ越しをすませたい、という事情も絡んできます。9月から徐々に年内移転を予定している企業が動き始め、10月には今度は3月までに移転を予定する企業によって、実際に物件探しが増え始めます。
以上2つの時期が、企業がオフィス移転をする「最盛期」とも言えます。引っ越し業者の繁忙期には企業のオフィス移転の時期が重なっているのです。
上記に挙げた時期に加え、5月という特定の期間においてオフィス移転を行う企業も非常に多くなっています。そこにはどういった事情があるのか見ていきましょう。
5月は、4月に行われた新体制への移行も落ち着き、ある程度陣容が固まってくる時期です。さらにその前の3～4月という時期は、新人社員が入社してくるタイミングでもあります。研修が終了して部署に配属されるのは一般的に1ヶ月後くらい、すなわち5月前後になります。それにより、場合によっては大幅な組織の再編成や人員整理があり、部署によっては多数の新人社員が配属されます。それを機にオフィスを移転させることによって、旧オフィスでは実現が難しかった新しいレイアウトや体制での仕事を可能にさせるのです。それに加えて、5月にはゴールデンウィークという長期休暇があるので、会社が休みの間に移転を実行に移しやすい、というメリットもあります。
5月に移転を完了させるために、計画は逆算して前年の11月ごろ(半年くらい前）から実行に移していかなければ間に合わなくなる可能性もあります。初期の段階である「オフィスのオーナーに解約予告をしておく」手続きを踏むようにしておきましょう。
オフィス移転は、1～3月や9～12月、そして5月といった時期に一番多く行われていますが、可能であればこうした時期は避けて移転を行うのがベターです。なぜなら、この時期に行うことは必然的に通常よりも多くの料金＝コストがかかってしまうかもしれないからです。さらに、繁忙期のために引っ越し業者の力で対応しきれず、希望通りの時期に移転を行うことができない可能性もあるのです。移転計画の際に算出されたコスト以外のものがかかってしまうのは、経営上決して健全とはいえません。
従って、やや限られた期間となってしまいますが、繁忙期以外の時期を目指してあらかじめ移転計画を立てるようにしましょう。いわゆる閑散期であれば、目星をつけていた物件で最初高いと思っていた賃料が突然安くなっていたり、賃料交渉が思いのほかスムーズにいったり、初期費用が安くなるなど、思わぬメリットを受けることができるかもしれません。
以上のように、オフィス移転の際には「繁忙期と閑散期」の両方が存在するということを頭に入れておきましょう。特段の事情が無ければ、閑散期をうまく狙って移転計画を立てるようにするのがベターです。
以上見てきたように、オフィス移転の際に考慮に入れるべき事項として「時期」というものがあります。多くの企業がオフィス移転を視野に入れている1～3月などの時期は引っ越し業者も忙しくなり、余計に料金がかかったり希望通りの日に移転が完了できない可能性があります。わずかな期間ではありますが閑散期をピンポイントで指定し、その時期を目標にオフィス移転を行うことが余計な時間、コストをかけない秘訣となります。
