オフィスデザインにもその会社の業種や社風によって多くのタイプがあります。新たにオフィスを新設したり移転計画がある場合、まずはどんなオフィスにしていくか目的を明確にし、会社に合ったデザインを考えていくかと思います。様々なタイプのオフィスがあるなかで、ここでは来客者が多いオフィスについて参考にしたいオフィスデザインや、あると便利なツールなどをご紹介していきます。
オフィスデザインは、そこで働く社員のために優れたものであるべきなのはもちろんですが、取引先やお客様、また新たな人材確保のためにもその会社の理念やポリシー、ブランディングイメージが一目でわかるようなデザインにすることが大切です。そしてどんな会社なのかを感じてもらうのと同時に、この会社なら信頼できる、この会社と取引したい、はたまたこの会社で働きたい、と思ってもらえるようなデザインならさらに理想的といえます。デザインはそれなりの経験を持った信頼できるデザイン会社に依頼することとは思いますが、時間に余裕があるなら複数の会社にコンペ形式で提案をお願いするといいかもしれません。
来客の多い会社なら企業のイメージを表すコーポレートカラーを持っているとなお良いでしょう。エントランスを始め、オフィスの要所要所にコーポレートカラーを効果的に取り入れることで企業イメージや経営理念を自然なかたちで表すことができます。
来客との接点の場となるエントランスやショールームなどには優れたデザイン性に加え、企業理念への共感を呼ぶ力、そして新鮮な驚きや楽しみながら過ごせるような工夫を凝らした情報発信や情報共有のためのツールを取り入れることが必要です。また、そこで働く社員がいかに生き生きと仕事に取り組んでいるかを見えるようにするのも、顧客や取引先、これからそこで働きたいと思う人たちにとってより良い印象や安心感を与えます。
このように、情報漏洩や管理体制などはきちんとしていながらも、訪れた人に「見せて、感じてもらう」しかけを作ることが来客の多い会社の信頼にもつながります。
来客が一番初めに目にするエントランスゾーンは、いわば会社の顔です。来客に新鮮な驚きを与えながらも信頼を獲得できるようなデザインとはどんなものでしょうか？
エントランスを構成する要素としてはまず受付カウンター、会社の看板、ロビーや待合の椅子などが挙げられます。そこにはコーポレートカラーを効果的に使ったり、企業のイメージやコンセプトに合ったデザインを取り入れましょう。例えば先進的であったり、重厚感があったり、明るく親しみやすい雰囲気だったりといろいろなタイプがあると思います。コーポレートカラーを取り入れるところも壁面や天井、照明、家具など様々な場所があり、ダイレクトでなくても効果的に印象付けることができれば良いでしょう。
受付はスペースの関係などから最近は人を配置せずカウンターのみにしている会社も多くなっていますが、来客者が戸惑わないような工夫が必要です。内線電話やタブレット、ロボットやタッチパネルモニターなど様々なツールを使用し、来客にとってわかりやすい受付システムを導入しましょう。
ロビーとしての空間があるのであれば、デジタルサイネージやモニターなどで待たせているお客様をおもてなししながら待ち時間を過ごしてもらえるような工夫が必要です。
エントランスのもうひとつの側面として、会社の信頼感がそこで試されます。それはセキュリティの問題で、デザイン性も大切ですが管理体制がきちんとしていることも必須条件です。そうするためには、ガラス張りにして来客を社内から判断できるようにしたり、社内が簡単に覗けないように壁を作って完全に社内とエントランスを切り離し、監視カメラなどで来客の確認をするなど、それぞれの会社に合った方法でレイアウトを考えましょう。
オフィスの空間は社員のみが立ち入ることができるゾーンと来客のみが立ち入れるゾーン、両方が使えるゾーンに分かれますが、セキュリティの面でもきちんと対策をとりつつ、おもてなしの空間を作っていきましょう。
・カフェスペースやダイニング
海外のお客様がよく来訪する会社なのであれば畳を使って和のくつろぎを表現してみたり、木目調やグリーンを取り入れてあたたかみのある内装をするなどの工夫も多く見られます。また、自然光を取り入れることで来客に安心感や信頼感を与える効果もあります。社員のみが利用できるようにしている企業も多いですが、来客の多い会社なら商談やちょっとした仕事ができるようなくつろぎ感のあるカフェを作るのもおすすめです。
・プレゼンルーム
来客者が自由に試作品を試したり映像を見ていただいたりできる空間や企業の商品やコンセプトをより深く知ってもらうための場として社内にプレゼンルームをつくるのであれば、来客に対するおもてなしやファンになってもらうための魅力あるデザインをしましょう。
・集客力のあるショールームをつくる
新オフィスを戦略的に作るという会社も少なくないと思います。マーケティングの側面からみても集客できるオフィス兼ショールームを作りましょう。デザインは統一感のあるものや世界観がしっかりと現れるものが好ましいです。自社の製品をより魅了的に見せられるような大胆でかつ製品を最大限に活かせるディスプレイをすれば、来客の滞在時間が増えたり、話題が広がって新たな顧客の獲得にもつながります。また、ミーティングルームやエントランスにショールームの機能を持たせるという手法もおすすめです。写真の企業では展示する代表的な2つのブランドの世界観がダイレクトに伝わるよう、エリアを白と黒のテーマカラーで表現しています。同時に、吹き抜けの窓で自然光をふんだんに取り入れ、圧迫感のない開放的なショールームを作っています。
来客者の多い会社のオフィスデザインでは、おもてなしの心と企業の姿勢や魅力がわかってもらえるような工夫やしかけを取り入れるのがおすすめです。業務上来客の立ち入らないスペースはしっかりと守りつつ、来客が入るエリアは開かれた空間でより安心感や信頼感をもってもらえるようなオフィス作りが会社のファンを増やし、企業の成長へのステップにもつながります。
