オフィスで内勤業務をする際、OA機器は欠かせないものとなります。特にIT化がますます進みつつある現代においては、どれか一つ欠けたとしても仕事上いろいろと面倒な事態になってしまうでしょう。さて、こうしたOA機器は大きい形態のものが多いですが、オフィスの移転が決定した場合、どのように扱ったら良いのでしょうか、見直しのポイントを探っていきます。
まず、そもそもOA機器は仕事のフィールドにおいて、どのくらい重要性を持つものなのかを理解しましょう。OAとは、オフィスオートメーションの略語であり、オフィス内業務をシステム化することによって、さらなる生産性の向上を可能とします。今まで1つ1つを手作業でやっていたものが、機械を通して行うことにより飛躍的に効率が良くなったのです。OA機器はまさにそれを具現化する機械と言えます。OA機器は時代と共に着実な進化を遂げ、ビジネスシーンにおいて次々に重要な役割を果たすようになり、革新をもたらしてきました。
さて、一口にOA機器といっても、非常に幅広いものがそれに当てはまります。書類を作成し、管理しておくのに便利なコピー機。取引先に書面でお知らせをするときに役に立つFAX機。パソコン上にデータを取り込むときに必要となるスキャナー。そして、これらの機能を1つに統合した複合機もあり、現代ではこれがスタンダードになりつつあります。さらに、口頭でやりとりをするのに必要となるビジネスフォンは、OA機器の代表的なものと言えるでしょう。
こうした機器は大小サイズも様々であり、特に大きな機器に関してはオフィス移転の際にどこに配置するかが大きなポイントとなります。仕事の効率上近くに置いておきたいところですが、他の人が通るところに置かれていると邪魔になってしまう可能性も高いのです。
以上紹介してきたものに加え、IT化が進んでいる現代において非常に重要なOA機器は「パソコン」です。インターネットを介して様々な仕事上のやりとりが行われるようになりましたが、パソコンはそれに欠かせない媒体となります。会社内、会社外で速やかな連絡を取り合う際にメールが頻繁に利用されていますし、IT系の企業では重要な会議をskypeなどで行うケースも多くなっています。これは、インターネットを介した音声電話やチャット(会話)を可能にするものであり、日本全国だけではなく、全世界に支社が散らばっていても、skypeなどを通じて容易につながることができるのです。
さて、IT化に欠かせないパソコンというOA機器自体はそこまで大きく、重いものではなく、1人1人のデスクにちょうどよく収まるサイズのものが多いので、一見オフィス移転でレイアウトを考え出す際にはあまり対象にならないように思えるかもしれません。ところが、ある意味単純に大きな機器を移動させるよりも厄介な問題になりうるかもしれない要素があります。それは「配線」の問題です。日本全国や世界中と「つながる」ためにはその環境が欠かせません。中には有線のものもあり、機器と同様、歩く人の邪魔にならないように回線をうまく張り巡らせる必要があります。うっかり足を引っ掛けて回線が切断されてしまうという事態は避けなければならないのです。端にまとめておく、カーペットの下に収めておくなどの工夫が必要です。これはパソコンに限らず、ビジネスフォンやFAX機などにも同様なことが言えます。パソコンなどを効率よく利用するためにも、配線には気を配りましょう。
OA機器の一つでもあるビジネスフォン。営業マンや取引先との連絡には欠かせないツールですが、オフィスを移転する時に注意すべきポイントがあります。
移転において、特に場所が大きく変わる場合には、専門業者に新たに電話回線の手配をしなければなりません。電話は会社のまさに生命線とも言えるものなので、早め早めに事を済ませておく必要があります。目安としては、移転の約1か月前か2か月前くらいに手配を済ませておくのがベストです。また、ビジネスフォンの新たな生命線となっている光ファイバーを引き込むのには3週間から1か月はかかるとされているので、こちらも早めに動くのが吉と言えるでしょう。
さらに、契約している電話会社を見直すことも大きなポイントとなります。近年電話業界はブロードバンドの採用など、大きく環境が変化してきました。その結果、電話会社は多種多様化し、契約のコースもより細分化され（課金制度の複雑化など）、今現在契約しているものよりはるかに安い料金形態が出現している可能性も高くなるのです。そのことは逆に、独自の調査ではなかなか分かりにくいというデメリットも発生している要因となっていますが、複数のサービスを扱っているビジネスフォン専門会社に相談することによって解決もできます。オフィス移転を機に電話環境を見直し、より安い契約ができるように模索してみましょう。
オフィス移転に際し、これまで使用してきたOA機器を見直すことは、純粋に場所を取らないような配置にして人の移動をスムーズにする、といったことの他にも、機器を使用することによるランニングコストを抑える、という目的の達成にもなります。例えば、先ほど挙げた電話会社の見直しは「通信コスト」の削減にもつながります。
そして、電話と同時にオフィス内で使用する機会の多い「複合機」も、移転時にはコスト面から見直しが必要なOA機器となります。複合機はコピーやFAXなどで利用する頻度が高い故に、「摩耗」の速度も速いです。すなわち、トナーを交換する必要性が多かったり、紙詰まりなどの様々なトラブルが起きる可能性が高いのです。それを防ぐためには「保守」の作業が必要となってきますが、これは複合機を購入、もしくはレンタルしている業者でないと解決できない場合も多いです。そんな時に、業者と「カウンター契約」（使用枚数に応じて料金を契約する方法）を結んでおけば、こうしたトラブルを無償で解決してくれるのです。複合機の新たな導入を検討している企業はもちろん、既に契約している企業にとっても、場合によってはより安くカウンター契約を結びなおせるかもしれません。使っている複合機の使用頻度を良く調べたうえで、改めて業者と相談してみましょう。
以上見てきたように、オフィス移転に際しOA機器の見直しを行うことは、その配置により従業員がオフィス内で快適に働くことができるか（利便性が高く、移動の障害にならないかなど）、そしてコストを見直すことができないか、以上2点において重要な作業となってきます。移転計画の際にはOA機器のことを十二分に考慮に入れるようにしましょう。
