企業の顔と言えば、エントランスと受付です。人は第一印象で決まると言われているように、オフィスも第一印象がとても大切です。企業のイメージがアップすることで、企業に興味を持つ社員が増えたり、お客様からの印象や他企業からの注目も大きく変えることができます。そのためにはどのような企業の顔・受付を作ればいいのでしょうか。
イメージアップを狙ったオフィスのエントランス・受付の作り方、そしてレイアウトを見てみましょう。
人は第一印象が大切だと言われています。オフィスにとって、第一印象が決まる空間はエントランス・受付です。そのため、エントランス・受付は企業の顔になり得る場所なのです。企業の印象を良くするためには、エントランス・受付に着目しましょう。
実際にエントランス・受付から企業に対し、どの程度の印象が決まり、どのように企業イメージを感じるのでしょうか。
オフィスのエントランスについて社会人を対象に行なった調査によると、約9割の人が「エントランスによって印象の違いを感じたことがある」と答えています。観葉植物や熱帯魚など、無機質なビルや建物の中に鮮やかなアクセントがあることや、広さは関係なく、清潔感やお客様を迎える雰囲気の有無などでオフィスのイメージを感じるようです。一方の1割の人からは、エントランスはただの通り過ぎる場所であり、他との違いや変化は感じないという意見も出ています。確かに、企業を尋ねているのにエントランスの印象をわざわざ重視することは少ないかもしれません。それでもおよそ9割の人がエントランスに注目しているという結果を見ると、エントランスの印象が企業の印象に影響を与えていることに変わりはありません。
企業の受付は、有人タイプの受付と無人タイプの受付があります。最近では無人タイプの受付が多く、小さなテーブルにタッチパネル式の端末や電話機が設置され、担当者につながるようになっています。この受付のメリットは、コスト削減・セキュリティ強化・24時間のサポートなどがあげられます。受付の機能としては十分な役割を行えるため、重宝する企業も多いようです。
企業のエントランス・受付は、企業を訪れたお客様が初めて企業と接する場所です。そのため、エントランス・受付の印象がダイレクトに企業の印象につながります。清潔感のあるエントランスと埃の溜まったエントランスでは、掃除を怠って埃の溜まった企業よりも、手入れの行き届いた清潔感のある企業の方が仕事や顧客に対する配慮があるように感じます。印象の感じ方は人それぞれですが、良い印象と悪い印象はほとんどの人が共通で持つ価値観です。つまり、エントランス・受付の印象を良くすることが企業のイメージアップにつながるということです。では、どのようなエントランス・受付を作れば企業のイメージをアップさせることになるのでしょうか。
企業のエントランス・受付はおしゃれな見た目やデザインだけが必要なわけではありません。確かに、スタイリッシュな見た目や華やかな印象を受けるデザイン性の高いエントランスや受付は目を引くかもしれません。しかし、エントランス・受付は、受付の機能や目的を大前提に作られるものです。そのため、その企業に合ったエントランスや受付のあり方を重要視することが必要なのです。
企業の業種や規模によって、お客様を迎える企業もあれば、社員以外はほとんど出入りをしない企業もあります。そのため、受付は企業によってシステムが多様になっています。しかし、受付の基本的な機能としては、下記3つが共通してあげられます。
1.お客様の入退管理
2.セキュリティ対策
3.お客様の管理・おもてなし
これらは、受付の有人・無人に関係なく、受付の役割として必要な機能です。
お客様を迎えることが少ない企業でも、エントランスからオフィスまでの動線の中でセキュリティ対策は必要になります。そのため、多くの企業では、これらの基本的な機能の中でお客様に対するおもてなしや企業の印象を良くする取り組みとコストを天秤にかけることになります。
企業のイメージを上げるためのエントランス・受付とはどのようなものなのでしょうか。また、イメージアップを狙ったエントランス・受付を1から作るのではなく、現状のエントランス・受付を変える場合はどのようにすればいいのでしょうか。
受付で基本的な機能以上の印象を与える場合、印象的なデザインやお客様に対する配慮・心遣いが主な要素となります。受付からオフィスまでのお客様の流れ、動線をいかにスムーズにレイアウトするかが大切です。対応するまでの待ち時間、場所などの配慮がお客様に対するおもてなしの心遣いへとつながります。エントランスでのソファやテーブルの配置、オフィスや応接室までの案内がお客様の負担にならないように配慮されたエントランス・受付が理想と考えられます。
株式会社MACオフィスでは、企業の魅力をエントランスに盛り込みつつ、受付の機能を最大限に活かした提案を行なっています。例えば、卸業を行なう企業のエントランスには商品力のPRを含めたディスプレイを飾ります。エントランスを明るく開放感あるものにすることによって、企業の成長を表すなど、企業それぞれの特色をエントランス・受付の特徴にしてしまうのです。他の企業には真似ができない、それぞれの企業のエントランス・受付を作ることができます。
受付の機能には大きな違いがなくても、デザインと心づかいで何通りもの魅力的な企業独自のエントランス・受付を作ることができるのです。すべてを作り変えるのではなく、現状のエントランス・受付に企業が表したい特色や企業の色を組み込むことで受付の印象を大きく変えることができます。
【株式会社MACオフィス】
エントランス・受付の第一印象は企業のイメージに大きな影響を与えます。お客様や企業を訪れる人々に良い印象を持ってもらうための工夫を心がけましょう。
受付のあり方は企業によって異なります。有人・無人タイプなど受付の作りはさまざまですが、その中でもお客様に対する配慮や日本らしいおもてなしの心を表す方法はあります。企業の印象の第一歩となる受付に目を向けて、企業のイメージアップに貢献しましょう。
