オフィスデザインにこだわりを持つ企業が多い現在では、オフィスレイアウトの変更などで気軽に内装工事を行う企業が増えています。さらに、企業の社員数やスペースを考慮し、望んでいなくても内装工事が必要となってしまう場合もあります。
内装工事を行う業者は、企業同士のつながりやオフィスビルによっては最初から決まっている場合もありますが、内装工事後のアフターケアはしっかりしているものなのでしょうか。また、オフィスの内装工事はどのように行われているのでしょうか。内装工事の流れと種類、アフターケアについてまとめていきます。
新規でオフィスを借りたときや、今までのオフィスの雰囲気やレイアウトを変更したいときに行なわれるのがオフィスの内装工事です。オフィスの内装工事は目的や費用によって、小規模なものから大規模なものまで幅広いものがあります。内装工事を依頼するために必要なものとはなんでしょうか。
まず、内装工事を行なう目的を明確にすることが大切です。「なぜ内装工事を行なうのか」、「なんのために行なう工事なのか」というポイントや方向性を定めたうえでコンセプトが必要になります。代表的な内装工事の目的としてあげられるのが、業務拡大・社員の増員によるスペース確保やその反対の場合でしたが、最近ではオフィスデザインに着目する企業が増えているため、魅力的なオフィスづくりや社員にとってより良いオフィスにするために内装工事を行なう場合も少なくありません。
オフィスの内装の基本的なタイプとして、下記6つに分けられます。
1.生産性重視タイプ
余計なものを取り除き、無駄をなくすことで想像力・集中力を高めることが目的の内装です。社員の働く環境を重視しているため、デザイン系の企業に人気があります。
2.効率重視タイプ
一般的な企業に多く、限られた空間の中で多くの社員が働けるように社員の動線を考えた内装です。
3.福利厚生重視タイプ
給湯室やトイレなどリフレッシュスペースを充実される内装です。社員の息抜きや効率性を高めるために、仕事のオンオフを切り替えるリフレッシュスペースを重要視する企業が増えています。
4.コミュニケーション重視タイプ
社員のコミュニケーションを重視した内装です。会話を増やすことによって社内トラブルを減らすことが目的で、気軽に打ち合わせができるスペースなどを確保します。
5.自然重視タイプ
オフィス内に緑やアクアリウムなどを設置し、リラックスした雰囲気をつくる内装です。
6.低コスト重視タイプ
低コストでオフィスの変更を行なうときの内装です。費用を重視する場合に選ばれることが多いです。
オフィスの内装工事の目的やコンセプトを決め、施工業者への相談を行ない、内装工事が始まります。工事の規模にもよりますが、平均工事期間は1ヵ月から3ヵ月ほどと言われています。基本的には依頼をしてしまえば完成を待つのみですが、現場には通い自分の目で確認することをおすすめします。イメージ図だけではわからない修正点も出てくるため、工事後に修正ができなくならないように現場で確認しましょう。
内装工事が終了し、オフィスの引き渡しが行なわれたあとに問題が発覚する事例も少なくありません。この場合、誰に責任があるのか、業者に「引き渡し後の問題は関係ない」と言われないために、事前に取り決めを行なう必要があります。業者を選ぶ段階で、アフターケアの有無をしっかり確認し、その内容も把握しておきましょう。
大まかなオフィスの工事内容としては、仮設工事・軽鉄工事・内装工事・建具工事・パーテーション工事・電気設備工事・空調換気設備工事・消防設備工事・サイン工事（看板等）があります。オフィスの規模や工事の規模によって内容は異なりますが、工事の内訳や内容は必ず確認しましょう。
内装工事は定価があるものではないため、オフィスビルや企業のつながりがない場合はいくつかの業者で比較することがおすすめです。オフィス工事の予算をあいまいにし、業者による追加作業によって追加費用をあとから請求される事例もあるので注意しましょう。
主な内装工事後のトラブルとしてあげられるのが、「工事後の不具合に対応せずアフターケアがない」、「イメージ図と完成が異なる」、「賃貸オフィスの原状回復」などです。これらのトラブル対策としてアフターケアが重要になります。
内装工事を依頼したあとのオフィス内でのトラブルについては、責任問題や予想外の追加費用などのトラブルがあげられます。そのためにも、内装工事を依頼する場合は、アフターケアがしっかりした業者を選ぶようにしましょう。
まず内装工事後のトラブルとして、依頼時のイメージ図と完成したオフィスが異なった場合です。企業は、業者に対してオフィスのイメージやコンセプトを明確にし、新オフィスのイメージ図を作成します。完成したオフィスを実際に目で確認するまでは、イメージ図による想像しかないため、完成後に問題が発覚する場合があります。そのため、業者に任せきりにするのではなく、工事期間中もしっかり企業側が現場を訪れ確認することが大切です。業者側と頻繁に連絡や確認を取り合える関係であること、工事途中であれば多少の修正や、低コストで対応してくれるかどうかを確認しましょう。
また、賃貸オフィスで多いのが、オフィスの原状回復工事についてです。オフィスを管理するオーナーや管理会社などによっては退去時に原状回復を行なわなければならない場合や可能な内装工事の範囲が決まっている場合があります。その場合、内装工事よりも原状回復工事に費用がかかることも少なくありません。そのため、内装工事を依頼する場合は、原状回復工事を意識して業者に依頼し、業者の対応もしっかり確認しましょう。
オフィスデザインにこだわりを持つ企業が増えている中、オフィスの内装工事やレイアウトの変更は日常的に行なわれています。社員が1日の大半を過ごすオフィスだからこそ、オフィスデザインの変更や内装工事の内容だけでなく、その後のアフターケアが行われるかをしっかり確認しておきましょう。また、工事に関するトラブルだけでなく、オフィス什器の故障やトラブルなど、もしものときの対応策も十分に確認しておくことも大切です。
