オフィスには色々な形態がありますが、部屋をオーナーから借りているケースの場合、見逃せないのが賃料です。基本的に「物件を貸している」という事情からオーナーの方が立場が強く、賃料に関してもオーナー主導で決まる場合が多いものです。もし仮に賃料値上げという要請が来た場合、どのように対処したらよいのでしょうか、適正賃料という観点から考えていきましょう。
オフィス開業や移転などの時、はじめにするべき作業は物件の選定です。当然のことながら、業務を行う上で様々な面（立地条件の良さ、効率的に仕事ができるレイアウトを組めるかなど）から、最も条件に合致した物件を選ぶのがベストですが、首尾よく物件が見つかっても、次の段階があります。それは当該物件のオーナーとの賃料交渉です。基本的にオーナーは、物件を貸す側なので借り手よりも強い立場であり、賃料もオーナー側主導で決められる傾向にあります。契約成立は賃貸仮契約書に基づいて行われますが、ここに賃料（家賃）が明記される場合もあれば無い場合もあり、話し合いによる口約束というケースも多くなります。
さて、オーナー側が提示した賃料に納得し、無事に契約が成立したとしても必ずしも安泰、というわけにはいきません。経済状況等何らかの環境の変化があった時、オーナー側から「賃料値上げ」の交渉を突然されるかもしれないのです。物件を借りている側からすればまさに面食らった状態になるかもしれませんが、こうした場合に備えてあらかじめ準備をしておくのが必要なのは言うまでもありません。その時にキーワードとなるのがまさに「適正賃料」なのです。
企業側の視点に立つと、オフィスの賃料というものは、人件費に次いで多くコストのかかる経費です。適正賃料は物件によって変わってくるものであり、一概には言えませんが一つの基準というものが存在します。すなわち「起業時といった人数が少ないケースを除き、企業があげるであろう利益（粗利益）の10パーセントから20パーセントの範囲」もしくは「1か月の適正賃料は売り上げの3日分（月の売り上げの9パーセントから10パーセント）」が妥当とされているのです。
しかしながら、物件の価値と同様、企業の利益構造も千差万別なので特定の賃料は算出しにくいものです。そこでカギとなってくるのが、同業他社における適正賃料の比較調査という手段です。
とある調査では、従業員規模、業種という2つのアプローチから適正賃料の算出を行っています。それによれば、従業員が少なければ少ないほど売り上げに対する賃料の割合が高いという結論が出ています。これは従業員が少ない分、オフィスをデスク以外で利用する部分、すなわちトイレや休憩室といった場所で使っている割合が大きいことに起因します。一方で業種に関しては、より多くのお客様を呼び寄せる必要のある飲食業やホテル業などは、一等地などに店舗を構える必要があるので自ずと賃料も上がり、逆に従業員のみの稼働で済む製造業といった業種はオフィスは必ずしも一等地である必要がないことから（郊外でも良く）、賃料も下がります。
上記に挙げたような適正賃料の知識をしっかりと頭に入れた上で、オーナー側と賃料値上げに関する交渉をしてみましょう。実際にバブル経済崩壊以降、物価や給与水準は下落の一途をたどってきましたが、（バブル期の象徴ともいえる）賃料だけは昔と変わらず現在でも高い水準で推移しているのです。そうした背景から賃上げに関する交渉も、借り手側が有利に事を運べる（賃料を現状維持にできる）可能性が高いです。ただし、注意することも何点かあります。
まずは、あくまで「適正賃料」を話し合う場である、ということを自覚する必要があります。本来あるべき適正賃料をオーナーとの話し合いによって妥協点を見つける交渉になるので、勘違いして値下げを求める交渉までしてはいけない、ということを肝に銘じておきましょう。オーナーに対する心証が悪くなる（今後の賃料に関する交渉がやりづらくなる）という結果につながりかねませんので注意が必要です。
次に、入居後まもない交渉は控えておくのが賢明です。こちらに関してもオーナーの心証を悪くし、その後の関係を悪化させてしまう原因となります。最低でも2年間の契約期間をおいたのちに適正賃料に関する交渉を行った方が良いでしょう。
そして、適正賃料に関してあらかじめ調べておいた資料を持参するのも手です。資料を元に、理路整然と状況を説明すれば、オーナー側も納得してくれるでしょう。
最後に、突然の賃料アップに慌てないためには、最初に物件を選ぶときに行う賃料の調査を日頃から行うべき、ということを検証していきます。
物件を探す時、最近はインターネット検索（大手不動産のサイト）が主流となってきています。しかし、実はこうした検索サイトは募集物件の賃料を非公開にしているところが多い実態があります。なぜなら賃料は水物であり、その時の状況によって刻々と変化するものだからです。したがって、検索サイトの情報を元に契約を検討するとしても、実際にオーナーから賃料を提示されて驚くことのないよう、その時点での賃料相場を理解した上で行動するようにしましょう。
さて、その賃料相場を把握するにはどのようにしたら良いのでしょうか。結論から言えば自分の足で情報収集をするしか道はありません。実際に業者に赴いてリサーチしてみたり、インターネットの業者サイトを数多く見比べて把握するのがベストです。
こうした調査は、オーナーからの突然の賃料アップ要求にも冷静に対応できる「事前学習」となります。感情的な交渉となって不利になるよりは、あらかじめその時点での賃料相場を調べておくのが良いでしょう。そうすることで（適正賃料を知っておくことで）お互いの妥協点を見出しやすくなるのです。
以上見てきたように、オフィス物件を借りる側としては、オーナーから突然賃料値上げ要求をされたとしても、それに対処できるような事前調査が必要となります。すなわち、その時点での「適正賃料」を周到に調べ上げておくことが、企業の営利活動において賃料というコストをムダにかけないための秘策となるのです。
