現状のオフィスよりも小さいオフィスに移転することをオフィスの縮小移転と言いますが、言葉だけを耳にすると「景気が悪い」、「経営悪化」などマイナスイメージが出てきてしまいます。しかし、今だからこそオフィスの縮小移転を前向きに、プラスに考えてみませんか？
オフィスデザインや仕事環境を見直すことが多い現在では、オフィスの大きさよりもオフィスの質・オフィス空間の活用方法を重視する傾向があります。そんな低コストで優れたオフィスづくりをするためにはどのようなポイントが必要なのでしょうか。
オフィスの移転を検討する理由を大きく分けると「事業の拡大」もしくは「事業の縮小」になります。
事業の拡大の場合は、従業員の増加やオフィスにかけるコストの増加などプラスイメージです。一方、事業の縮小の場合は、オフィスにかけるコストの節約、経営不振などマイナスイメージです。しかし、景気の浮き沈みがあるように時代に合わせて事業も拡大と縮小を繰り返し、成長していきます。
縮小移転の理由としては、オフィスコスト削減、業務スペースの縮小が主なものになります。オフィススペースから無駄をなくし、より効率的に業務を行なうこともひとつの狙いです。オフィスデザインを重視したオフィスづくりや働く環境の見直しを行なう中での縮小移転は、モチベーションの減少につながるという意見もありますが、広いだけが良いオフィスではありません。企業が求めるのは、従業員が働きやすい環境と効率的な業務ができるオフィスです。企業がオフィスを見直す中で、縮小移転は珍しいことではありません。
オフィスを移転するためには、移転費用がかかります。
大きく分けると
・新オフィス契約金
・新オフィスの内装工事費
・現オフィスの原状回復工事費用
の3つに分類されます。その他にも引越し業者費用や設備の移設、従業員の交通関係の再申請などコストだけでなく行なうべきことはたくさんあります。その中でも縮小移転の場合には、最低限のコストで移転を済ませることが重要になります。しかしオフィスを縮小した分、不要になったオフィス家具の買取ができ、新たにオフィス家具を購入・レンタルする必要がなくなります。そういったことから、言葉のイメージがマイナスでも縮小移転には大きなメリットがあるのです。
オフィスの移転を検討するためには、現状のオフィスに対する問題点や改善点をまとめることから始まります。
移転検討のタイミングとしては、上記のようなオフィスづくりの見直しや経済的理由などの他にも、賃貸オフィスの契約更新時期に移転を決める企業も少なくありません。そこには、オフィス賃料の値上がりや解約予告などのシビアな問題が隠れている場合もあります。
まずオフィスの問題点として、業務の効率性や従業員のモチベーション・コミュニケーション不足などがあげられます。デザイン性にこだわったオフィスでは、実際に毎日の業務を行なう中で従業員同士のコミュニケーションの機会や場所を奪っていることもあり、そこから従業員もモチベーションの低下・業務の効率性を低下させる場合があります。反対に、企業の職種や部署によってはオープンフロアよりも個人個人が集中できるようなローパーテーションや仕切りを必要とし、コミュニケーションを重視しないオフィスもあります。また、お客様など第三者がオフィスに来所すしない企業の場合は、お客様用の応接室や待合室などのようなスペースは不要になります。
企業にとってオフィスに必要な最小限のスペースを導き出すことでオフィスの無駄や節約をしていくための改善点を見つけ出すことができます。これらを解消するために行なうのがオフィス移転であり、縮小移転につながるのです。
オフィスに関するコストを削減することは、オフィスの価値を下げることにはつながりません。低コストでも企業にとって良いオフィスをつくることはできます。
オフィスデザインを考えるうえで重要なのが、コンセプトです。企業が求めるコンセプト、企業らしさを持ったオフィスをつくることが従業員のモチベーションへとつながります。
オフィスの機能としては、従業員が業務を行なうための動線を確保することが第一になります。動線を考慮したオフィスは従業員の動きに配慮があり、業務をするうえでストレスを軽減させることにつながります。しかし、1日の大半をオフィスで過ごすため、業務上のメリットだけでは従業員のモチベーションも上がりません。
例えば営業型の企業に人気があるのがフリーアドレスレイアウトです。フリーアドレスレイアウトは、自席を持たずにオフィスのどこででも業務を行なうことができるレイアウトです。そのため、個人のデスクが不要になり、デスクを配置するスペースを大きなテーブルにしたり、パーテーションで空間を区切るなど自在にレイアウトを行なうことができます。オフィスらしくないオフィスをつくることで従業員の自由やリフレッシュを実現できるのです。
優れたオフィスとは、企業ごとに大きく異なります。そのため、企業と従業員が求める最小限の条件を形にしていくことが前向きなオフィスの縮小移転につながっていきます。
最小コストレイアウトという言葉があります。株式会社MACオフィスでは最小コストレイアウト事業を行ない、移転だけではなくオフィスの開設でもコストを削減しながら企業価値を下げないオフィスデザインを実現していくものです。「高コスト=優れたオフィス」という公式はなくなり、オフィスに関する要望を叶えつつ、低コストで優れたオフィスづくりを行なう動きが出てきているのです。
最小コストレイアウトサービスとは？ 【株式会社MACオフィス・オフィスプランニング丸池】
オフィス縮小移転はマイナスではありません。
オフィスを縮小移転させることで、「オフィスデザインの見直し」、「コスト削減による企業価値の上昇」を実現することができます。膨大なコストをオフィスにかけることだけが良いオフィスをつくるわけではありません。企業は拡大と縮小を繰り返しながら大きく成長していくと言われています。
オフィスデザインが着目されている今だからこそ、低コストレイアウトを行なうことで本当に企業に必要なことが見えてくるかもしれません。
