新たに起業するとき、もしくは現在いるオフィスから移転を検討するとき、どのようなオフィスを選定するのかは重要な要素です。選定の目的は企業をより成長させ、利益を獲得するためですが、果たしてオフィス選定のポイントにはどのようなものがあるのか、さまざまな角度から検証していきましょう。
オフィス選定にはさまざまなポイントがありますが、まずは大前提ともいえるポイントを考えていきましょう。
最初に何といっても、立地条件(エリア)が挙げられます。地方にオフィスを構え、堅実な経営を心掛けるか、それとも思い切って東京などの都会に進出し、ハイリスクハイリターンな経営を目指すか、選定担当の思案のしどころともいえるでしょう。自企業の経営能力をよく把握し、従業員がフットワークも軽く仕事を行えるエリアの選定が成功のカギとなります。
次に、オフィス内の広さ=面積も重要なポイントとなります。従業員の人数にもよりますが、一人一人がスムーズに業務をこなせる広さは最低限確保しなければなりません。あらかじめオフィス用物件の面積をインターネットなどでよく調べたり、実際に現場に赴いて広さを確認するなど準備を怠らないようにしましょう。
オフィスの賃料も選定のポイントとして欠かせません。賃料は、企業が経営を行う上で最大のコストといっても過言ではないので、選定には慎重にならざるを得なくなります。物件のオーナーとよく相談したうえで、不当に高い賃料をとられないよう気を遣いつつ、速やかに(賃料の)妥協点を見出しましょう。
以上3つが、オフィス選定の「3大条件」と言えます。
オフィス選定には従業員、そして取引先がそこ(オフィス)に対して利便性を感じることができるかも大事なポイントとなります。以下に列挙していきましょう。
・最寄り駅に近い立地条件
オフィスに出勤する際は電車を利用する人が圧倒的に多い傾向があるので、やはり駅に近い場所の選定は大事です。
・分かりやすい場所にある(交通量の多い幹線道路沿いなど)
取引先に自社の場所を伝える際、分かりやすい目印(幹線道路沿いにある、など)があればスムーズに話が進みます。
・周辺環境の良し悪し
従業員が落ち着いて仕事をできるよう、周辺に騒音となる環境がないか。昼食を取れる場所が近くにあるか。アフター5でお酒を飲める場所があるか。こういったオフィス周りの環境に関して調査をするのも、オフィス選定の際には重要となります。
・オフィスの入っているビル自体の利便性
何階にオフィスが入居しているのか、エレベーターはあるのか(上階で、階段しかないと毎日辛い)、車を停めておく駐車場はあるのか、といったオフィスが入居しているビルの構成も十分考慮に入れておきたいところです。
以上に挙げたような利便性があまり良くないと、従業員にとっては毎日の仕事に余計なストレスがかかりますし、取引先にとっても「あのオフィスは行きづらい」という、マイナスの評価につながるので注意が必要です。
利便性にもつながる要素となりますが、オフィス選定には従業員が働きやすい「快適性」という観点も重視しなければなりません。ポイントを列挙していきましょう。
・ビルが最新式のものであるかどうか
オフィスが入居する予定であるビルのグレードは、気にすべきポイントです。かなり昔に建てられた建物など、設備が古いものだと壊れてしまう恐れがあり、従業員が仕事以外でストレスをためてしまう要因にもなります。
・窓から見える景色
外の景色が遠くまで見渡せるような、開放感溢れるオフィスは従業員の仕事へのモチベーションにもつながります。すぐ隣にビルがあって、窓を開けても景観が悪いようなところは可能な限り避けたいところです。
・清潔感
従業員が一息つくのに欠かせない化粧室、休憩室などのエリアは清潔感が最も大切になります。掃除業者が丹念に掃除をしてくれているならともかく、あまり掃除がなされていない場所であると一日快適に過ごすのも難しく、従業員にとってはストレスがたまる原因となってしまいます。
・他のテナントに入っている企業の顔ぶれ
ビル内の物件をオフィスとして選定した時、やはり気になるのがテナントに入っている他企業の存在。ライバルとなる同業種の企業が入っていると顧客の奪い合いになる可能性もあり関係を悪化させてしまうかもしれないので、あらかじめリサーチをしたうえでなるべく(入居は)避けるようにしましょう。
近年、日本では自然災害が相次いでいます。地震や火事などの災害が自分の身に降りかかり、思わぬケガや命にかかわる傷を負う可能性もますます高くなってきました。「自分の身は自分で守る」ことが一番ではありますが、避難のしやすい態勢が整っているオフィスであるかどうか、選定の際に見極める重要性も大きいと言えます。
具体的には、オフィスが入居しているビルの地盤はそもそもしっかりしたものであるかどうか(地盤がゆるいと地震の時に崩れやすくなるため)、耐震構造のしっかりしているビルか、避難経路は確立されているか、といった要素がチェックポイントとなるでしょう。
「安全性」という観点から考えると、オフィス選定の際にセキュリティは頑丈かどうか、というポイントも見逃せません。外部からの来訪者が容易にオフィス内に入れるような状態のセキュリティでは、泥棒に入られたり、情報漏えいする危険性も高いものとなってしまいます。最低限オフィス内のどこかに、暗証番号を入力しないと部屋に入ることのできないエリアが、あらかじめ作られているところを選定するのが理想と言えます。自企業でセキュリティシステムを構築するという手もありますが、余計にコストがかかるのでなるべく避けたいところです。
以上、オフィス選定の際に重要となる「3大条件」、そしてその他3つの観点を紹介してきました。全ての条件を満たすオフィスを見つけることはなかなか難しいものがありますが、従業員の仕事のしやすさや、取引先にとっての商談のしやすさという観点から、よりベターなオフィスを見つけるようにしましょう。
